Stefan Müller
Es gibt ein großes Dilemma mit dem Begriff „digitaler Arbeitsplatz“: Jeder, der glaubt, sein Unternehmen würde den digitalen Arbeitsplatz bieten, hat recht – und gleichzeitig auch nicht. Denn was ein digitaler Arbeitsplatz ist, müsste eigentlich jedes Jahr aufs Neue bestimmt werden. Die Definition des digitalen Arbeitsplatzes kann nur zeit- und kontextbezogen erfolgen. Entscheider müssen sich immer wieder bewusst machen: Das, was gestern galt, kann heute schon überholt sein.
Der digitale Arbeitsplatz im Wandel der Zeit
Das Verständnis des digitalen Arbeitsplatzes hat sich im Laufe der Zeit immens verändert. Entwicklungen der Infrastrukturen machten nach und nach neue Leistungsstufen möglich. Das Breitband spielte dabei eine entscheidende Rolle: Zum Beispiel musste es erst eine entsprechende Bandbreite geben, damit Software as a Service überhaupt funktionieren konnte. Aber lassen Sie uns von vorne beginnen …
Die Reise startete mit den Fat Clients, klassischen Tower-PCs. Im nächsten Reifegrad wurden bereits erste Applikationen virtualisiert und durch ein zentrales Rechenzentrum bereitgestellt. Es folgte die Phase, in der man Desktops virtualisierte. Hinzu kam die Möglichkeit, Apps und Services wie zum Beispiel E-Mail oder Kalender auch über Smart Devices zur Verfügung zu stellen. Die Apps wurden dabei zwar virtualisiert und zentral bereitgestellt, es waren aber immer noch On-Premises-Apps. Auch wenn wir hier in der Vergangenheitsform sprechen: Das ist es, was viele Unternehmen auch heute noch unter einem digitalen Arbeitsplatz verstehen. Dabei haben sich die Uhren längst weitergedreht. Der Anbruch der Cloud-Ära markierte den Eintritt in die nächste Stufe: Apps müssen nicht mehr im eigenen Datacenter betrieben werden, sondern kommen als PaaS bzw. SaaS aus der Cloud. Bekannte Beispiele hierfür sind Citrix Cloud Services, Salesforce oder Microsoft (inkl. Office) 365.
Ein erster Blick auf den Digital Workspace 4.0
Doch erst in der darauffolgenden Phase lässt sich von einem zeitgemäßen digitalen Arbeitsplatz, einem Digital Workspace 4.0, sprechen. In allen vorherigen Stufen ging es primär um End-User-Computing-Themen, und damit um die Verwaltung bzw. Bereitstellung von Devices und Apps. Mit der voranschreitenden digitalen Transformation und den Möglichkeiten, die sich u. a. aus Big Data und dem Internet of Things (IoT) ergeben, rücken Prozessdigitalisierung sowie die intelligentere Nutzung von Informationen und Daten in den Fokus. Ab diesem Moment spielt Enterprise Service Management eine Hauptrolle auf der Bühne des modernen digitalen Arbeitens. Das erklärt auch, weshalb PaaS-Anbieter wie ServiceNow oder Ivanti derzeit vermehrt Interesse wecken.
Welche neuen Erfahrungen ergeben sich aus der Evolutionsstufe? Antwort: Der Anwender erhält jetzt in gewohnter Einfachheit Zugriff auf digitale Services. Damit entsteht ein digitaler Arbeitsplatz, der seinem Namen nach heutigem Stand gerecht wird. Bestehende Plattformen werden technisch um beispielsweise IoT oder künstliche Intelligenz erweitert. Exemplarisch greife ich hier den Chatbot auf, der sich auf Basis von Microsoft Azure oder IBM Cloud vergleichsweise einfach als digitaler Helfer am Arbeitsplatz etablieren lässt.
Bei der Digitalisierung von Prozessen geht es um weit mehr, als einen Prozess IT-gestützt bereitzustellen. Wichtig ist, dass man den Prozess kontinuierlich optimiert und sich dabei die aktuelle Technologie zunutze macht. Nur so verbessert sich die interne Servicequalität. Die Folgen sind eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit, steigende Produktivität und zufriedenere externe Kunden, was letztlich die Wettbewerbsfähigkeit und das Ertragswachstum fördert. Diesen Zusammenhang, den Wolfgang Appel in seinem Buch „HR-Servicemanagement“ ausführlich erklärt, gilt es stets im Hinterkopf zu behalten.
Wie könnte die fortwährende Serviceverbesserung konkret aussehen? Stellen Sie sich einen Amazon Dash Button vor. Das ist ein IoT Device, mit dem sich auf Knopfdruck beispielsweise Druckerpapier nachbestellen lässt. Wenn dieser einfache Service erweitert wird um Verbrauchs- und andere relevante Daten, so ist man nach einer gewissen Zeit in der Lage, das Papier proaktiv im Voraus bereitzustellen. Stichwort: Predictive Analytics.
Der digitale Arbeitsplatz: eine Notwendigkeit
Jede der beschriebenen Phasen bedeutete immer einen Innovationssprung in den Unternehmen. Ging es anfangs darum, die Mitarbeiter auf dieser Reise mitzunehmen, ihnen die neuen Arbeitsabläufe schmackhaft zu machen, verhält es sich heute genau andersherum: Die Unternehmen sollten den Gewohnheiten und Erwartungen von Digital Natives gerecht werden, um attraktiv und wettbewerbsfähig zu bleiben. Gleichzeitig sorgen sie so dafür, dass keine Schatten IT entsteht.
Eigentlich sind wir heute in der Ära des Digital Workspace 4.0 angekommen. Doch die meisten Unternehmen haben gerade einmal mit der vorhergehenden Phase begonnen. Viele geben sich damit zufrieden, weil sie die aktuellen Möglichkeiten nicht kennen. Und natürlich bleibt die Zeit nicht stehen. Mit der Blockchain bahnt sich beispielsweise der nächste technologische Sprung an. Sie könnte den digitalen Arbeitsplatz ein weiteres Mal neu erfinden, indem sie es ermöglicht, Prozesse mit Freigaben zu validieren.
Fazit
Jede einzelne der hier genannten Leistungsstufen beschreibt den digitalen Arbeitsplatz – aber zu einer bestimmten Zeit. Der Begriff trifft immer dann zu, wenn man die technologischen Möglichkeiten nutzt, die zu dem jeweiligen Zeitpunkt ausgereift waren. Nichts anderes war damals sinnvoll möglich. Aber was ist heute alles möglich im digitalen Kontext? Das werden Sie in den folgenden Blog-Beiträgen erfahren.
