Automatisierung von Onboarding und Offboarding Prozessen

CRM-User Anlage – durch Automatisierung schneller zum Ziel

Zur internen Verwaltung von Personal, Projekten, etc. werden verschiedenste Systeme verwendet und gepflegt, da eine gesamtheitliche Lösung meist nicht alle erforderlichen Funktionalitäten bietet. Neben der Pflege und Verwaltung der Systeme im laufenden Betrieb ist weiterer Aufwand erforderlich sobald ein neuer Mitarbeiter im Unternehmen willkommen geheißen werden darf. Um einen Teil des manuell ausgeführten User-Onboarding-Prozess zu erleichtern, wurde ein PowerShell Skript für Baramundi entwickelt, dass die Erstellung und Konfiguration eines CRM-User automatisiert durchführt.

Die Anlage eines neuen Benutzers im CRM besteht aus mehreren Schritten die aufgrund von Abhängigkeiten teilweise sehr komplex durchzuführen sind. Im Einzelnen beinhaltet die Anlage zu Beginn die Prüfung der verfügbaren Lizenzen, die dem Benutzer zugewiesen werden sollen. Im Anschluss wird die eigentliche Anlage des Benutzers sowie dessen Konfiguration durchgeführt. Die Konfiguration umfasst die Zuordnung der Lokation, des Vorgesetzten, der Geschäftsstelle sowie die Zuweisung der Zugriffsberechtigungen, Lizenzen und Standardprojekte/ -Services. Abhängig von dem Mitarbeitertyp müssen weitere Schritte durchgeführt werden, wie z.B. im Falle eines Vertriebsmitarbeiters, ein eigenes Vertriebsteam zu erstellen und dem Mitarbeiter zu zuweisen.

Die Einstellungen pro Mitarbeitertyp werden aus einer Konfigurationsdatei ausgelesen und sind dadurch problemlos anzupassen und zu erweitern. Das Skript wurde als Baramundi Job bereitgestellt und kann nachdem die Variablen des Baramundi Device gesetzt wurden gestartet werden. Nach erfolgreichem Abschluss des Prozesses wird die interne IT per Mail benachrichtigt und der CRM-User kann verwendet werden.

Durch die Automatisierung der CRM-User Anlage wurde der Prozess unter Berücksichtigung des Mitarbeitertyps standardisiert. Durch die Automatisierung konnte der Aufwand für die Anlage von neuen Mitarbeitern signifikant verringert, die Bereitstellung vereinfacht sowie die Fehleranfälligkeit gesenkt werden.

CRM-User Offboarding – auch ein Abschied kann automatisiert werden

Die SVA muss sich als einer der führenden System-Integratoren Deutschlands im Bereich DataCenter-Infrastruktur, im Personalwesen neben der Einstellung von Mitarbeitern manchmal auch mit dem Abschied von bestehenden Mitarbeitern beschäftigen. Der Austritt eines Mitarbeiters besteht für die interne IT aus vielen einzelnen Schritten, die sorgfältig abgearbeitet werden müssen. Dies ist wichtig um bestehende Systeme und deren Objekte auf dem aktuellen Stand zu halten und einer (drastisch ausgedrückt) Verwahrlosung der Systeme vorzubeugen. Wie auch beim CRM-User Onboarding, konnte durch die Entwicklung eines PowerShell Skriptes, das als Baramundi Job bereitgestellt wurde, der Offboarding-Prozess für das CRM automatisiert werden.

Das Deaktivieren eines CRM-Users beginnt mit dem Freigeben der Lizenzen bzw. dem Entfernen der Lizenzzuweisungen eines Benutzers. Wurden die Lizenzen erfolgreich freigegeben, kann der Benutzer als deaktiviert gekennzeichnet werden. Die Kennzeichnung wird anhand des Benutzernamens in Kombination mit einem Suffix vorgenommen, dabei ist das Suffix über die Konfiguration flexibel anpassbar. Nachdem die Umbenennung des Benutzers durchgeführt wurde, wird dieser zum Bespiel wie folgt angezeigt: „Mustermann, Max [inaktiv]“.
Anschließend folgt die Bearbeitung der, dem Benutzer zugeordneten, CRM-Teams. Von der Deaktivierung sind lediglich die CRM-Teams betroffen, bei denen der zu deaktivierende Benutzer als Administrator eingetragen ist. In diesem automatisierten Prozessschritt werden die betroffenen CRM-Teams mit Hilfe eines Suffixes umbenannt, die Team Mitglieder entfernt und der Vorgesetzte des Mitarbeiters als neuer Administrator eingetragen und im Anschluss benachrichtigt.
Zuletzt wird das CRM-Benutzerobjekt deaktiviert und die konfigurierten Empfänger über das erfolgreiche Offboarding per Mail benachrichtigt.

Die Standardisierung und Automatisierung des CRM-User Offboarding ist, neben dem bereits implementierten Onboarding, eine weitere Unterstützung der internen IT und reduziert enorm den manuellen Aufwand, sowie die Fehleranfälligkeit des Prozesses.

 

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