Die Scheduling-Funktionalität der SAP Analytics Cloud

Scheduling, Die Scheduling-Funktionalität der SAP Analytics Cloud

SAP Analytics Cloud stellt seit Anfang 2020 das sogenannte Scheduling bereit. Was das genau ist und welche Möglichkeiten und Einschränkungen es gibt, diskutieren unsere SAP-Analytics-Berater Martin Schramm und Christian Meyer.

Christian: SAP hat Anfang 2020 das Scheduling im Release der SAP Analytics-Cloud zur Verfügung gestellt. Viele Kunden und Benutzer fragen sich, was es damit auf sich hat. Martin, kannst du uns auf den aktuellen Stand bringen?

Martin: Das Grundprinzip ist relativ einfach: Im Scheduling wird zu einer beliebigen SAC-Story ein Extrakt der aktuellen Daten als Publikation erstellt. Publikationen können in regelmäßigen Zeitabständen automatisiert an einen bestimmten Empfängerkreis gesendet werden, beispielsweise jeden Freitag um 16 Uhr oder jeden Ersten eines Monats. Die Sender haben die Möglichkeit, einzustellen, wie oft und bis zu welchem Zeitpunkt Publikationen verschickt werden. In einer kritischen Projektphase lässt sich einstellen, dass die Berichte etwa alle drei Stunden publiziert werden – und das völlig automatisiert. 

Christian: Gerade letzteres Beispiel klingt gut. So müssen wir nicht nachts am Rechner sitzen und Publikationen rausschicken, sondern können Zeit und Kosten sparen.

Martin: Genau. Die Publikationen werden auch verschickt, wenn wir einmal ausfallen oder inzwischen ein anderes Projekt betreuen. Ähnlich wie bei Serienterminen in E-Mail-Programmen können wir im Voraus eine feste Anzahl an Terminen festlegen. Alternativ können sie bis auf Weiteres endlos laufen.

Scheduling, Die Scheduling-Funktionalität der SAP Analytics Cloud

Abb. 1: Die Publikation als Serientermin im SAC-Kalender

Christian: Ist die Funktionalität in beiden SAC-Lizenzmodellen, Business Intelligence und Planung, enthalten?

Martin: Ja, SAP stellt die Funktionalität in beiden Modellen ab 25 aktiven Lizenzen kostenlos bereit.

Das Scheduling muss lediglich durch eine Person mit Admin-Rechten freigeschaltet werden. Danach wird eine Publisher-Rolle angelegt und den potenziell versendenden Personen, wie in der SAC üblich, zugeordnet.

Du findest die Scheduling-Funktionalität dann auf Story-Ebene unter dem Menü „File -> Schedule Publication“.

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Abb. 2: Die Navigation zum Scheduling innerhalb einer SAC-Story

Christian: Einen SAC-Account haben beim Kunden ja meistens die Entwickler, aber nicht die Endnutzer. Können diese ohne Account denn überhaupt Publikationen empfangen?

Martin: Das ist kein Problem: Publikationen lassen sich sowohl an SAC-Nutzer, wie auch an externe versenden – beide Gruppen bekommen die Publikation per E-Mail. Zusätzlich zum Versand an beliebig viele SAC-Nutzer, können Sender bis zu drei SAC-externe E-Mail-Adressen oder ganze E-Mail-Verteiler als Empfänger eintragen.

 

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Abb. 3: Die Parameter beim Erstellen/Ändern des Scheduling

Christian: Wie sehen die gesendeten Informationen dann genau aus?

Martin: Aktuell gibt es die Auswahl zwischen PDF und Powerpoint-Export, wobei jeweils eine Momentaufnahme der Story zum Zeitpunkt der Publikation angehängt ist. Für die aktuellen Daten können wir per Klick innerhalb der Mail ein Link zur SAC-Story integrieren, damit sich die Empfänger mit SAC-Zugang die Daten im System anschauen können. 

Christian: Teilweise sind SAC-Storys relativ komplex und werden von verschiedenen Fachbereichen gemeinsam genutzt. Wird dann für alle Nutzer die gleiche Ansicht exportiert?

Martin: Nein, hier können individuelle Einstellungen gewählt werden. Alle, die einen SAC-Zugang haben, können Lesezeichen in Storys setzen. Mit diesen Lesezeichen können im Scheduling bestimmten Empfänger-Gruppen individuelle Ansichten bereitgestellt werden.

Christian: Ein Anwendungsfall für SAC-Storys ist die schnelle Übersicht über KPIs. Wenn wichtige Werte außerhalb von Toleranzgrenzen fallen, möchten Kunden schnellstmöglich über diese Abweichung informiert werden. Kann über das Scheduling KPI-basiert getriggert werden?

Martin: Nein, das geht bisher nicht. Das Scheduling ist derzeit rein zeitbasiert. 

Christian: Wie sieht es mit dem nachträglichen Ändern des Scheduling aus? Muss das alte gelöscht und ein neues angelegt werden?

Martin: Das ist nicht nötig. Wie schon vorher erwähnt, kannst du das Scheduling am besten mit einem Serientermin in deinem E-Mail-Programm vergleichen. Mit dem Scheduler findest du, wie auch alle anderen Empfangenden, den Termin in deinem SAC-Kalender. Als Ersteller kannst du hier alle Parameter des Scheduling nachträglich anpassen. Die Empfangenden können über die Änderung automatisiert benachrichtigt werden.

Christian: Du hattest erwähnt, dass das Scheduling erst ab 25 Lizenzen zur Verfügung steht. Gibt es noch andere Einschränkungen?

Martin: Eine Publikation darf nicht größer als 12 Mbyte sein. Außerdem können nicht beliebig viele gleichzeitig verschickt werden: Aktuell ist die Anzahl der Publikationen pro Stunde auf fünf Prozent der SAC-Lizenzen beschränkt. Wenn dein Kunde zum Beispiel 90 Lizenzen besitzt, können maximal vier Publikationen pro Stunde verschickt werden.

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Abb. 4: Die per E-Mail empfangene Publikation

Christian: Prima, vielen Dank, Martin! Das Scheduling der SAP Analytics Cloud bietet also die Möglichkeit, automatisiert und individualisiert Anwendergruppen auf dem Laufenden zu halten. Obwohl es (noch) einige Einschränkungen gibt, ist es ein hilfreiches Tool, das während und nach Projekten ohne großen Aufwand Mehrwert schaffen kann. 

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