SVA System Vertrieb Alexander GmbH In deutschen Unternehmen herrscht seit einigen Jahren ein stetig wachsender Bedarf an qualifizierten Mitarbeitenden. Zusätzlich stehen Unternehmen vermehrt vor der Herausforderung, dass die Ansprüche von Hochschulabsolvent*innen und anderem Fachpersonal an die Arbeitgebenden steigen. Das Gehalt als Motivator hat seine Monopolstellung verloren; es wird stattdessen immer mehr Wert auf persönliche Selbstbestimmung am Arbeitsplatz und einem steigenden Serviceangebot gelegt, wie man es aus dem Privatkonsum gewohnt ist.
Dieser Trend ist angekommen. Immer mehr Unternehmen haben erkannt, dass motivierte Mitarbeiter*innen produktiver arbeiten und Autonomie Kreativität fördert. Ein Lösungsansatz, der dabei helfen kann, qualifiziertes Personal langfristig an das Unternehmen zu binden, ist eine optimale Onboarding-Erfahrung, die mit Hilfe einer (IT) Service-Management-Plattform Ende-zu-Ende automatisiert werden kann.
Was ist Preboarding und warum ist es wichtig?
Eine im Service-Management-Kontext weniger prominente Phase des Onboardings ist das sogenannte „Preboarding“. Dabei handelt es sich um den Zeitraum zwischen Unterschreiben des Arbeitsvertrags und dem ersten Arbeitstag eines neuen Mitarbeiters. Im Folgenden werden einige Argumente aufgeführt, warum ein gutes Preboarding große Bedeutung für den Erfolg eines Unternehmens haben kann und wie Service-Management-Plattformen allgemein das Onboarding optimieren können.
Preboarding – Wie man trotz Distanz Nähe schafft
Der Arbeitnehmer, die Arbeitnehmerin hat seinen/ihren Arbeitsvertrag unterschrieben – „Der schwierigste Teil ist geschafft” – mag man vielleicht meinen. Dem ist aber häufig nicht so. Etwa 30% der Arbeitnehmer*innen erscheinen laut einem Artikel der Adecco Group trotz trocken gewordener Tinte auf dem Arbeitsvertrag gar nicht erst zum ersten Arbeitstag. Und manche*r hat die Erfahrung selbst gemacht, wenig bis gar nichts vom neuen Arbeitgebenden vor dem ersten Arbeitstag gehört zu haben. Das wirkt sich kontraproduktiv auf das Verhältnis zwischen Arbeitgebenden und Arbeitnehmer*in aus.
Die ersten Erlebnisse mit einem neuen Arbeitgebenden sind prägend für den Großteil der Beschäftigten. Entsprechend wichtig ist ein gut durchdachtes Onboarding, das bereits mit einem Preboarding beginnt. Ziel sollte es sein, frühestmöglich in den Dialog mit neuen Mitarbeiter*innen zu treten und das Onboarding trotz räumlicher Distanz zu einem persönlichen Erlebnis zu gestalten.
Eine Möglichkeit, neue Mitarbeiter*innen bereits in der Phase des Preboardings zu integrieren, bieten (IT) Service-Management-Plattformen wie der Ivanti Service Manager. Neuen Mitarbeiter*innen kann direkt nach Vertragsschluss Zugriff auf das Self-Service-Portal des Unternehmens ermöglicht werden. Damit bekäme er oder sie direkt Zugang auf das bereitgestellte Service-Angebot (Servicekatalog) sowie der Wissensdatenbank des Arbeitgebenden. Alle neuen Mitarbeiter*innen können beispielsweise selbst über das eigene Arbeitsgerät (Desktop-Computer/Laptop/Mobilgerät) entscheiden, welches im Anschluss an die persönliche Adresse geschickt wird.
Diese Art des Preboardings integriert neue Mitarbeiter*innen früh ins Unternehmen und bietet zudem ein großes Maß an Selbstbestimmung. Das motiviert und ermöglicht diesen, sich frühestmöglich mit dem neuen Arbeitgebenden auseinanderzusetzen. Eine kurze Einführung in den Umgang mit dem Self-Service Portal kann in Form eines Videos geschehen. Über eine gut gepflegte Wissensdatenbank finden Mitarbeiter*innen darüber hinaus Antworten auf die typischen Fragen neuer Angestellter.
Onboarding mithilfe (IT) Service-Management-Plattformen
Auch auf Arbeitnehmendenseite sorgt das Homeoffice für Herausforderungen. In den meisten Fällen ist der Arbeitswandel vom Büro ins Homeoffice in kürzester Zeit vollzogen worden, ohne dass betroffene Arbeitsabläufe darauf angepasst werden konnten. Der gewohnte Gang zum Tisch der Kollegin oder des Kollegen, um sich zu erkundigen, was noch zu tun ist, fällt im Homeoffice weg, sodass ein wichtiger Bestandteil der Kommunikation fehlt.
Hier bieten Hersteller wie Ivanti eine Plattform, über die Arbeitsabläufe wie das Onboarding Ende-zu-Ende abteilungsübergreifend und (teil-) automatisiert konzipiert werden können. Anfallende Aufgaben werden den zuständigen Mitarbeiter*innen direkt zugewiesen und über ein Dashboard und per Mail sichtbar gemacht. Über das Einstellen der SLAs sorgt man dafür, dass diese nicht vergessen werden. Die am Onboarding beteiligten Mitarbeiter*innen können dadurch jederzeit den aktuellen Stand einsehen und mittels integriertem Chat miteinander in Kontakt treten. Häufig auftretende Aufgaben, wie beispielsweise das Erstellen eines Users im Active Directory, können über Out-of-the-Box (OOTB)-Schnittstellen automatisiert ablaufen, wodurch Kapazitäten eingespart werden. Zusätzlich entwickeln die meisten Hersteller eigene Schnittstellen zu Software von Drittanbietern, die dann über eine Website kostenlos oder gebührenpflichtig genutzt werden kann. Über die integrierte Workflow Engine kann so der Großteil der Onboarding-Abläufe automatisiert werden.
Der optimale, serviceorientierte Onboarding-Prozesses – ein Beispiel
Hersteller wie Ivanti stellen mächtige Plattformen zur Verfügung, welche Prozesse standardisieren und darüber hinaus die Zusammenarbeit aller involvierten Abteilungen (HR, IT, Facility Management usw.) ermöglichen.
Ein Onboarding könnte dann so aussehen, dass neue Mitarbeiter*innen mit Vertragsschluss Zugang zum Service-Portal des Unternehmens bekommen, über welches Arbeitswerkzeug (PC/ Laptop, Diensthandy, Software, Arbeitskleidung usw.) bestellt werden können. Diese Anfrage landet anschließend zur Genehmigung bei der oder dem Vorgesetzten. Ist diese getätigt, starten die Abläufe in den verschiedenen Abteilungen. Der Einkauf wird mit den Bestellungen beauftragt,die IT kümmert sich in der Zwischenzeit beispielsweise um die nötigen Zugänge und konfiguriert die eingetroffene Hardware. Per Schnittstelle zu einer Endpoint –Management-Lösung (z.B. ivanti Endpoint Manager, Microsoft SCCM, Citrix Endpoint Manager usw.) kann die Hardware automatisiert konfiguriert werden und ist bereit für den Versand zum neuen Teammitglied nach Hause. Mit dem Versand könnte das Facility Management beauftragt werden, das zugleich auch die Aufgabe erhält, den Arbeitsplatz für den neuen Mitarbeiter, bzw. für die neue Mitarbeiterin herzurichten. So durchläuft der Prozess die verschiedenen Abteilungen, bis schließlich alles erledigt wurde und der neue Mitarbeitende von Tag eins an mit einem optimalen Onboarding-Erlebnis das Arbeitsverhältnis beginnt.
Fazit
Zusammengefasst lässt sich sagen: Service-Management-Pattformen spielen schon viele Jahre eine wichtige Rolle bei der digitalen Transformation von Unternehmen. Die Verschiebung des Arbeitsplatzes in Richtung Homeoffice kam 2020 für viele Unternehmen unerwartet, sodass einige etablierte Arbeitsabläufe neu überdacht werden sollten. Darunter fällt auch der Prozess des Onboardings, der einen hohen Komplexitätsgrad aufweist. Eine Vielzahl von verschiedenen Aufgaben gilt es koordiniert und zum passenden Zeitpunkt auszuführen. Hierbei unterstützen Service-Management-Plattformen durch ihre Eigenschaft, gut funktionierende Abläufe zu automatisieren.