SVA System Vertrieb Alexander GmbH Mit Jira Automation wird eine neue Welt der Möglichkeiten eröffnet: Dank einfacher Umsetzung können repetitive Aufgaben einfach und ohne großen initialen Aufwand abgegeben werden. Die kostbaren Ressourcen jedes Mitarbeiters können optimal und nachhaltig für komplexe Tätigkeiten geschont werden.
Automatisierung als Treiber von Effizienz und Effektivität
Automatisierung ist keine neue Entdeckung des 21. Jahrhunderts oder gar eine aktuelle Innovation im Bereich der Digitalisierung und Digitalen Transformation, sondern vielmehr ein zunehmend elementarer Bestandteil unternehmensinterner Prozesse zur Sicherung von Effizienz und Effektivität.
Besonders bei repetitiven Aufgaben sowie in Standardfällen kommen die Vorteile der Automatisierung zum Tragen: Die Anforderungen können in gleicher Qualität mit geringem Aufwand erfüllt werden. Der Mensch wird in diesem Rahmen nicht ersetzt, stattdessen werden Kapazitäten für speziellere Tätigkeiten verfügbar.1
Automatisierung in Jira
Zunächst klingt Automatisierung nach einem komplexen Vorhaben, vielen Codezeilen und langwierigen Implementationsprozessen. Jira Automation zeigt einen leichten Weg für eine Vielzahl wiederkehrender Aufgaben auf: Anhand eines regelbasierten Verfahrens können Automationen ohne jeglichen Code erstellt werden. Für einen leichten Einstieg sorgen bereits implementierte Beispiele.
Automationsregeln können von Projekt- und Jira-Administratoren in allen Jira Cloud Instanzen erstellt werden. Es fallen keine zusätzlichen Kosten an. Regeln, welche sich global auf die gesamte Instanz beziehen oder sich über mehrere Projekte erstrecken, sind bereits in der kostenlosen Version und bei Standard-Abonnements in geringerem Umfang enthalten (200 bzw. 500 Regel-Ausführungen pro User pro Monat). In Premium Abonnements unterliegen die Regeln keiner Begrenzung mehr.2
Jira Automation ist nicht nativ in Jira Server oder Data Center-Instanzen enthalten. Sollte in diesem Bereich Interesse an den Funktionen bestehen, kann das Plugin „Automation for Jira“ über den Atlassian Marketplace bezogen werden.3
Aufbau von Automationsregeln
Zum Erstellen von Automationsregeln werden keine technischen Kenntnisse benötigt. Die Regeln werden über ein einfaches Drag-and-Drop-Verfahren erstellt. Dabei können drei verschiedene Blöcke konfiguriert werden.
Abb. 1.: Übersicht der Bestandteile von Automationsregeln
Zunächst wird im ersten Block der Trigger festgelegt. Hier kann zwischen verschiedenen Auslösern gewählt werden. Automationsregeln können zu einem bestimmten Zeitpunkt, automatisch oder manuell ausgelöst werden. Es ist ebenfalls möglich, die Automationsregel an Vorgänge zu knüpfen. Bei der Erstellung, Weitergabe, Verknüpfung oder Aktualisierung wird die Regel ausgeführt. Auslöser können aber auch komplexer, beispielsweise durch einen eingehenden Webhook, definiert werden.4
Im Anschluss daran kann dieser Auslöser eingeschränkt werden. Die Regel wird beispielsweise ausgeführt, wenn ein Vorgang aktualisiert wird. Dies soll jedoch nicht bei jeder Aktualisierung, sondern nur bei Aktualisierungen durch eine bestimmte Person oder innerhalb eines bestimmten Zeitraums geschehen? Solche und andere Einschränkungen können im If-Block genau bestimmt werden. Ein „If“-Block kann anhand von JQL (Jira Query Language)-Abfragen umfangreich definiert werden.5
Zuletzt muss die Aktion, welche durch die Automation ausgeführt werden soll, festgelegt werden. Hier kann zwischen über 30 verschiedenen Aktionen gewählt werden. Diese reichen von dem einfachen Erstellen von Sub-Tasks bis hin zum Versenden von Teams-Nachrichten oder dem automatisierten Veröffentlichen von neuen Versionen eines ausgewählten Projekts.6
Anhand der aufgeführten Optionen wird verdeutlicht, dass die Möglichkeiten von Jira Automation sehr weitreichend und variabel sind. Im Folgenden werden einige Vorteile und Use Cases der Automation im Vergleich zur manuellen Ausführung der Abläufe aufgezeigt.
Vorteile von Jira Automation
Gegenüber der manuellen Durchführung repetitiver, grundsätzlich simpler Aufgaben hat die Nutzung von Jira Automation einige Vorteile:
- Ressourcenschonend: Fokus und Energie der Mitarbeiter werden für komplexe Tätigkeiten gesichert
- Nichts gerät mehr in Vergessenheit: Die Automationsregel wird getriggert, sobald die Bedingung erfüllt ist
- Standardisierte Lösungen: Sicherung konstanter Qualität
- Schnell und effizient: Knappe Kapazitäten führen nicht mehr zu Verzögerungen im Arbeitsablauf
Use Cases gegenüber manueller Ausführung
Die folgenden Use Cases beziehen sich auf Projektregeln, welche in nur einem Projekt ausgeführt werden und in allen Jira Abonnements enthalten sind.
1. Use Case: Jira Core
Abb. 2.: Beispiel: Automationsregel in Jira Core
Ein Use Case in einem Jira Core Projekt ist die Erstellung bestimmter Sub-Tasks zu einer Aufgabe. Als Beispiel wird im vorliegenden Projekt die Verfassung eines Blogposts aufgezeigt. Die Regel wird ausgeführt, sobald ein Vorgang erstellt wird und in der Zusammenfassung des Vorgangs das Wort „Blogpost“ vorkommt. Handelt es sich um eine andere Aufgabe, wie beispielsweise die Bestellung von Büromaterialien, wird diese Regel nicht ausgeführt.
Das Ergebnis des Beispiels ist die Aufgabe „Blogpost“ mit den Sub-Tasks „Blogpost verfassen“, „Blogpost zur Korrektur geben“ und „Blogpost veröffentlichen“. Das manuelle Erstellen der letzten drei Sub-Tasks ist nicht mehr erforderlich. Als Erweiterung der Regel können die Sub-Tasks zum Beispiel verschiedenen Rollen zugewiesen werden. Während das Verfassen des Posts vielleicht dem technischen Mitarbeiter unterliegt, wird der Post vom Marketing veröffentlicht. Diese Details können ebenfalls von der Automationsregel berücksichtigt werden.
2. Use Case: Jira Service Management
Abb. 2.: Beispiel: Automationsregel in Jira Service Management
Im vorliegenden Beispiel wird innerhalb eines Jira Service Management-Projekts die Automationsregel ausgeführt, sobald ein Vorgang kommentiert wird. Die Bedingung schränkt die Regel insofern ein, als dass lediglich nicht-interne Vorgänge, also nur Antworten an den Kunden das Ausführen der Aktion zulassen.
Die Bedingung ist in diesem Fall über eine sogenannte Smart-Value definiert. Es wird ein Jira-interner Wert eines Objekts überprüft. In diesem Fall ist der Wert die Sichtbarkeit des hinzugefügten Kommentars. Externe Kommentare sind Antworten an den Kunden, welcher das Ticket eröffnet hat und an die im Ticket aufgeführten, betroffenen Personen.
Die Aktion, welche durch die Regel angestoßen wird, ist eine Transition im Workflow. Das Ticket wird in den Status „Waiting for Customer“ verschoben. Damit kann den anderen Service Desk Agenten schnell und unkompliziert signalisiert werden, dass das Ticket bearbeitet wurde und für weitere Aktionen zunächst eine Antwort des Kunden notwendig ist.
3. Use Case: Jira Software
Abb. 3.: Beispiel: Automationsregel in Jira Software
In Jira Software-Projekten können neben Automationsregeln, welche sich auf Deployments oder Sprints beziehen, auch klassischere Aufgaben automatisiert werden.
Vorliegend wird die Regel ausgeführt, wenn ein neuer Vorgang des Typs „Task“, also „Aufgabe“, erstellt wird. Der Vorgang wird dann einem Mitarbeiter mit der Projektrolle “Developers” zugewiesen, welcher aktuell die geringste Arbeitsauslastung hat.
Ausblick
Jira Automation bringt nützliche Funktionen mit, welche den manuellen Arbeitsaufwand erheblich verringern können. Das langfristige Ziel von Atlassian ist, dass Mitarbeiter zukünftig weniger Zeit in Jira verbringen müssen und mehr Zeit für wertvollere Tätigkeiten haben.7 Jira Automation ist ein mächtiges und wichtiges Feature, um die eigene Jira Instanz den Ansprüchen der Teams anzupassen. Seitens Atlassian können noch zahlreiche Features und Upgrades in diesem Bereich erwartet werden.
Autorin: Lisa Grau
Quellen:
1.) https://www.atlassian.com/software/jira/guides/expand-jira/automation
2.) https://www.atlassian.com/software/jira/pricing
3.) https://www.atlassian.com/software/jira/features/automation
4.) https://www.atlassian.com/software/jira/guides/expand-jira/automation
5.) https://www.atlassian.com/software/jira/guides/expand-jira/automation
6.) https://atlassianblog.wpengine.com/jira-software/introducing-automation-in-jira
7.) https://www.atlassian.com/blog/jira-software/introducing-automation-in-jira
