Digitales Ausschreibungsmanagement: schneller, schlanker & nachvollziehbarer

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Einem komplexen Projekt geht oft auch ein länger dauernder Ausschreibungsprozess voran. Je größer der ausgeschriebene Umfang ist, desto mehr Anforderungen gibt es natürlich auch. Nach dem Einholen der Angebote fängt die komplizierte Arbeit aber erst an: Angebote müssen nicht nur untereinander verglichen werden, sondern auch zu den ausgeschriebenen Anforderungen passen. Klingt kompliziert? Ist es auch! Dennoch muss eine fundierte Vergabeentscheidung getroffen werden können. 

Ein tool-gestützter und systematischer Anforderungsaustausch unterstützt den Auftraggeber u.A. bei … 

  • … dem Austausch von komplexen Leistungsbeschreibung und Kriterienkatalogen 
    (Anforderungen)
     
  • … der Bedarfsstrukturierung und Wiederverwendung von Leistungsgegenständen 
  • … Freigaben, Varianten- und Konfigurationsmanagement  
  • … der Beantwortung der Kriterienkataloge durch die Bieter und Auswertung durch den 
    Auftraggeber
     
  • … Nachweispflichten und Compliance

Umgang mit Vergabeunterlagen digitalisieren

Nur weil Anforderungen und Angebote mit dem Computer geschrieben werden, heißt es noch lange nicht, dass es nichts mehr zu digitalisieren gibt. Häufig geht es gar nicht um die Digitalisierung der Unterlagen selbst, sondern vielmehr um die Digitalisierung des Umgangs mit ihr. Überspitzt gesagt: Was nutzt Ihnen ein 100-seitiger Word-Ausdruck, der Ihnen auf dem Postweg zugestellt wird? Die Arbeit wird dadurch sicher nicht vereinfacht. Aus unserer Sicht sind Email oder PDF-Upload der etwas modernere Postweg. Nur mit „echter“ Digitalisierung bekommen Sie Prüfung, Bewertung und Nachvollziehbarkeit per Knopfdruck – und zwar als Überblick für die Gesamtheit der Anforderungen oder im Detail für eine ganz bestimmte Anforderung. 

Die Digitalisierung der Vergabeunterlagen ist selbstverständlich kein Selbstzweck. Sie hat einen äußerst positiven Einfluss auf die Schritte im Ausschreibungsprozess. 

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Abbildung 1: Ausschreibungsprozess

 

Ermittlung des Bedarfs und Erarbeitung der Vergabe Unterlagen

Komplexe Ausschreibungen bringen mehrere Leistungsgegenstände mit zugehörigen Leistungs- und Anforderungsbeschreibungen, sowie einzelnen Kriterienkatalogen mit sich. Diese referenzieren meist noch auf gesetzliche Anforderungen oder technische Spezifikationen, wie beispielsweise mitgeltende Unterlagen. Ein komplexes Geflecht aus Anforderungsartefakten entsteht, das sich nicht mehr einfach mit Office-Produkten verwalten lässt. Ein modernes Requirements Tool wie IBM Engineering Requirements Management (DOORS Next) bietet Ihnen genau die Funktionen zum digitalisierten Umgang mit Anforderungen, z.B.: 

  • Aufbau von wiederverwendbaren Anforderungskatalogen, mitgeltenden Unterlagen … 
  • Traceability von Anforderungen (untereinander aber auch zu Architektur, Code und Test) 
  • Review und Freigabe von Anforderungen 
  • Gleichzeitiges Bearbeiten & schnelle Eingabe von Anforderungen (browserbasiert) 

 Das Beispiel zeigt einen fiktiven Anforderungskatalog für ein Online-Portal eines Gewerbeamtes: 

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Abbildung 2: Anforderungskatalog

 

Bereitstellen der Vergabeunterlagen

Im Sinne des Wettbewerbsrechts müssen alle Bieter gleichberechtigt mit den gleichen Informationen versorgt werden. Im Idealfall ist der Informationsaustausch schnell, schlank und unkompliziert. Dies muss auch so sein, denn trotz hochwertiger Anforderungen kommt es naturgemäß zu Bieterfragen. Das Requirements-Tool soll Sie hier unterstützen und nicht den ohnehin komplizierten Prozess durch technische Hürden noch komplizierter machen. 

Bieterfragen

Das standardisierte ReqIF-Format (Requirements Interchange Format) wurde durch die Automobilindustrie entwickelt. Dort tauschen Hersteller und Lieferanten seit eh und je Anforderungen aus. ReqIF bietet zusätzlich einen standardisierten Austausch-Workflow, also die Steuerung des „Frage-Antwort-Spiels“ in Akquiseprozessen. Der Ausschreibungsprozess bietet genau das Umfeld, für das ReqIF entwickelt wurde: Auch hier tauschen sich Auftraggeber und potentielle Auftragnehmer aus.  

Selbstverständlich erlaubt ReqIF mehrfache „Round-Trips“: IDs, Inhalt und Struktur der Anforderungen bleiben auch bei mehreren Kommentierungsrunden erhalten. Neben den Anforderungen selbst, können mittels ReqIF natürlich auch Dateien ausgetauscht werden (technisch genauer ReqIFZ, Z=ZIP). Dateien, wie Referenzen oder Zertifikate können so direkt an eine Anforderung angehängt werden und werden zum Auftraggeber zurückübertragen. 

Die folgende Abbildung zeigt einen ReqIF-basierten und tool-gestützten Austauschprozess: 

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Abbildung 3: Austauschprozess

 

  1. Auftraggeber: Export der Anforderungen aus IBM ERM DOORS Next als ReqIF Datei 
  2. Auftraggeber: Upload der ReqIF Datei in das E-Vergabe Portal 
  3. Bieter: Download und Import der ReqIF Datei  
  4. Bieter: Kommentieren der Anforderungen und Export als ReqIF Datei 
  5. Bieter: Upload der ReqIF Datei in das e-Vergabe Portal 
  6. Auftraggeber: Download und Import der ReqIF Datei. 
    1. Beantwortung / Kommentierung der Bieterfragen ggfs. Korrektur der Anforderung 
    2. Erneut mit 1. starten: Bereitstellen der neuen kommentierten Version im Portal

Vorhin wurde schon einmal über Gleichberechtigung von Bietern geredet. Dies schließt auch ein, dass nicht nur teilnehmen darf, wer IBM-Lizenzen kauft. ReqIF ist ein freier Standard und es existiert einfache Freeware-Software (z.B. ReqIF Studio). 

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Abbildung 4: ReqIF Studio

 

Angebotsabgabe 

Das obige Verfahren lässt sich natürlich auch für die Angebotsabgabe verwenden. Jeder Bieter gibt eine ReqIF-Datei ab.  

Diese enthält … 

  • … die Anforderungen aus der Ausschreibung, bewertet hinsichtlich ihrer Umsetzbarkeit 
  • … das eigentliche Angebot 
  • … Traceability zwischen Angebot und Anforderungen 

Ein solches ReqIF-Paket erleichtert die Prüfung und die Bewertung erheblich und hat zudem einen positiven Einfluss auf die Nachvollziehbarkeit. 

Prüfung, Bewertung und Nachvollziehbarkeit

Ein wichtiges gesetzliches Kriterium ist die Nachvollziehbarkeit der Vergabeentscheidung. Nachdem die finalen ReqIF-Dateien aller Bieter importiert sind, sind alle kommunikationsrelevanten Daten im Tool miteinander verbunden. Die Nachvollziehbarkeit ist quasi ein Nebenprodukt. 

Am Ende ermöglicht das vorgestellte Vorgehen dem Auftraggeber im Tool … 

  • … die Prüfung der Vollständigkeit und formalen Richtigkeit der Bieterangebote mittels Reports 
  • … eine systematische Leistungsbewertung und -gewichtung 
  • … einen einfachen Vergleich von mehreren Bietern 

Projektstart

Der Zuschlag ist erteilt und das Projekt geht los. Die Vergabeunterlagen dienen dabei als zentraler Baustein, da sie die wichtigsten Anforderungen enthalten. Gemäß dem V-Modell lassen sich diese verfeinern und in eine Architektur überführen. Gleichzeitig dienen sie als Abnahmekriterium für Integrations- und Abnahmetests. 

Neben IBM Engineering Requirements Management (DOORS Next) bietet die IBM Engineering Lifecycle Management Platform die wichtigsten Tools an, um den Systems Engineering Prozess zu begleiten: 

  • Interaktive Führung durch den Entwicklungsprozess 
  • Durchgängige Abdeckung aller Systems Engineering Disziplinen:  Anforderungs- und Architekturmanagement, über Testmanagement und Source Code-Verwaltung, Konfigurationsmanagement 
  • Agiles Projektmanagement und Kollaborationsplattform 
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Abbildung 5: Systems Engineering Prozess

 

Vorteile auf einen Blick zusammengefasst:

  • Durchgängiger und nachvollziehbarer Anforderungsaustausch auch bei „Round-Trips“ 
  • Erhebliche Reduzierung von Zeit, Aufwand und Kosten für Anfragenden und die Bieter 
  • Wiederverwendung der Lastenhefte im Umsetzungs-Projekt  

 

Lesen Sie hierzu auch unseren Blog: Systems Engineering: Ohne Tools wird es teuer 

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