Erfolgreiche Onlinebesprechungen mit Microsoft Teams

Die Teilnahme an Online-Meetings ist in den letzten zwei Jahren zur „neuen Normalität“ geworden. Die unterschiedlichsten Werkzeuge stehen dafür am Markt zur Verfügung und wurden ad hoc in Unternehmen eingeführt. Eines der vielfach verwendeten Tools ist Microsoft Teams aus der Microsoft 365 Suite, da sich hier abseits klassischer Online-Meetings auch viele weitere Anwendungsfälle der Kommunikation und Zusammenarbeit abbilden lassen.

Zu Beginn der Online-Meeting-Zeit hatten viele Mitarbeitende keine Erfahrung mit den Teams-Werkzeugen, weshalb zunächst viele Termine chaotisch abliefen. Es gibt jedoch einige Herangehensweisen, mit denen das Durcheinander aufgeräumt werden kann. So können Sie den Herausforderungen begegnen:

Tipp 1: Kamera einschalten

Über die Teams-Funktionen Galerie, Große Galerie oder Zusammenmodus können unterschiedliche Ansichten der Teilnehmenden gewählt werden. Dadurch besteht auch in Meetings mit einer hohen Personenanzahl die Möglichkeit einer gemeinsamen Darstellung aller Beteiligten. Neue Funktionen wie PowerPoint Live, die in den nächsten Monaten auch weitere Verbesserungen erhalten werden, ermöglichen zudem die Anzeige des Sprechers während einer Präsentation, ähnlich einer Nachrichtensendung im Fernsehen. Sich im Meeting zu „zeigen“, verbessert die Atmosphäre, da alle Teilnehmenden gegenseitig die Körpersprache und den Gesichtsausdruck wahrnehmen können.
Sollte einmal die Bandbreite für eine Videoübertragung doch nicht reichen oder muss auf das Datenvolumen geachtet werden, kann man über die Optionen im Meeting für sich selbst das eingehende Video deaktivieren, ohne die anderen in ihrer Kommunikation zu beeinträchtigen.

Tipp 2: Hintergründe nutzen

Nutzen Sie die Möglichkeit von Teams, bereits vor dem Beitritt zu einem Termin einen virtuellen Hintergrund oder den Weichzeichner zu verwenden, um alles aus dem Raum auszublenden. Dies ist mit den allermeisten Kameras möglich, sogar mit den in den Notebooks vielfach standardmäßig verbauten Webcams.

Tipp 3: Agenda und Informationen vorab bereitstellen

Ein Termin verfolgt immer einen Sinn. Teilnehmende des Meetings sollten daher über den Sinn und das Ziel des Meetings in einer Agenda informiert werden. Für ein effektives Meeting ist zudem die Bereitstellung von Unterlagen zur Vorbereitung sinnvoll. Dafür können Dokumente beispielsweise im Vorfeld über einen OneDrive-Freigabe-Link bereitgestellt oder Informationen über den Meeting-Chat verbreitet werden. Wenn aber alle Teilnehmenden über ein gemeinsames Microsoft Teams-Team verfügen, sollten dort die benötigten Dokumente mit dem Team geteilt werden.

Tipp 4: Meeting-Alternativen ausprobieren

Aber auch für ein optimal vorbereitetes Meeting sollte man sich jedes Mal die Frage stellen: Brauche ich dafür eine Besprechung und benötige ich dafür wirklich alle diese Teilnehmenden? Kann ich vielleicht auch von den modernen Alternativen in Microsoft Teams profitieren und die asynchrone Zusammenarbeit nutzen, indem ich Punkte über einen Chat, Gruppenchat oder in einem Teams-Kanal kläre? Vielleicht sind auch kleinere Gesprächsrunden zielführender als ein Termin mit sehr vielen Beteiligten.

Tipp 5: Spielregeln festlegen

Läuft das virtuelle Meeting, gibt es weiterhin gewisse Erfolgsfaktoren. In einem Online-Meeting müssen andere Spielregeln definiert werden als bei einem klassischen Termin im Konferenzraum. Um die Geräuschkulisse zu minimieren, sollten alle, die nicht gerade einen aktiven Beitrag leisten, ihr Mikrofon stummschalten. Je nach Teilnehmeranzahl und Interaktion zwischen den Teilnehmenden kann es außerdem sinnvoll sein, einen Moderator zu benennen, der die einzelnen Beteiligten entsprechend aufruft. Um seinen Redewunsch anzumelden, kann hier die virtuelle Handhebe-Funktion genutzt werden.

Tipp 6: Pausen vor und während des Meetings einplanen

Mittlerweile haben alle wahrscheinlich gemerkt, dass Online-Meetings deutlich anstrengender sind als die klassischen Termine in Persona. Für ein fokussiertes Arbeiten während des Meetings sollte deshalb auf Pausen geachtet werden. Um diese fest im Kalender zu verankern, kann man in den Outlook-Optionen auch hinterlegen, dass Termine automatisch um fünf oder zehn Minuten verkürzt werden.

Nun wurden einige Themen angesprochen, die sich auf die Benutzung von Microsoft Teams oder anderen Meeting-Tools beziehen. Jedoch trägt die ideale Nutzung der Programme und die Anpassung von Arbeitsweisen nur Früchte, wenn auch die Technik – also die Hardware – mitspielt.

Die richtige Hardware macht’s

Neben den Online-Meeting-Tools trägt auch die eingesetzte Hardware entscheidend zum Erfolg von Online-Meetings bei. Deshalb fokussiert der zweite Teil dieser Beitragsserie die Technik für Meetings verschiedener Art und bietet einige Tipps dazu an.

Technisch gesehen kommen Online-Besprechungen über eine durch das Internet ermöglichte Echtzeitkommunikation zustande. Die allermeisten Meeting-Tools werden heute zwar „aus der Cloud“ bezogen, so wie Microsoft Teams aus der Microsoft Cloud, aber auch dies funktioniert nur, wenn gewisse Spielregeln beachtet werden. Unterwegs begegnet man häufig dem Phänomen, dass bei anderen Teilnehmenden der Ton „ruckelt“ oder die Stimme verzerrt wird. Im schlimmsten Fall gibt es Aussetzer und ganze Worte oder Sätze gehen verloren. Das liegt daran, dass die Kommunikation durch das Internet beim Transport sehr anfällig ist.

Tipp 1: Netzwerk-Assessment durchführen

Im Unternehmen sollte vor Einführung einer Online-Meeting-Plattform ein Netzwerk-Assessment durchgeführt werden, das alle beteiligten Komponenten auf Herz und Nieren prüft. Im Rahmen der Pandemie ist dies aus Zeitgründen oft nicht möglich gewesen, kann aber natürlich jederzeit nachgeholt werden. Dieser Schritt ist zweifellos empfehlenswert, denn Online-Termine werden nicht mehr aus dem Berufsalltag verschwinden.

Tipp 2: Qualität der eigenen Verbindung testen

Was vermutlich auch weiterhin Bestandteil des beruflichen Alltags bleiben wird, ist das Thema der Heimarbeit. Das bedeutet, dass auch zu Hause eine zuverlässige Netzwerkverbindung benötigt wird. Diese lässt sich aufgrund der technischen Limitierungen von WLAN oft besser über eine kabelgebundene Verbindung herstellen. Die Qualität der eigenen Verbindung für die Nutzung von Microsoft 365-Diensten kann man übrigens selbst über die Webseite https://connectivity.office.com/ testen.

Tipp 3: Sicherstellung der Audioqualität

Gelegentlich kommt es vor, dass in Terminen ein Teilnehmender sehr laut erscheint, andere allerdings dumpf und weit entfernt klingen. Diese Tonstörungen sind anstrengend und machen einen Termin unproduktiv. Zu Beginn des Online-Besprechungs-Booms waren viele Firmen nicht auf die Herausforderung eingestellt und Headsets gehörten demnach nicht zur Standard-Ausstattung der Arbeitsplätze. Vielleicht gab es schon einige von ihnen; diese waren aber dann oftmals fest mit dem Schreibtischtelefon verbunden und eigneten sich nicht für PCs.
Die logische Konsequenz war, dass oft private Headsets oder die ins Notebook integrierte Hardware verwendet wurden. So einfach diese Vorgehensweise auch im ersten Moment erscheint, eine Dauerlösung ist sie nicht.
Private Headsets entsprechen oft nicht ergonomischen Ansprüchen für den beruflichen Alltag. Integrierte Lautsprecher und Mikrofone klingen oft blechern oder sorgen sogar für Rückkopplungen. Auch beliebte und preisintensive In-Ear-Lösungen aus dem Mobilfunk-Markt verlieren deutlich an Qualität, wenn sie plötzlich mit einem Windows-Rechner verbunden werden.

Richtige Hardware für Online-Meetings nutzen

Um dieses Problem zu adressieren, gibt es sogenannte Microsoft Teams Certified Devices. Das sind Geräte, die die Hardware-Hersteller explizit für die Nutzung mit Microsoft Teams entwickelt und getestet haben. Sie durchlaufen einen Freigabeprozess, in dem die Zusammenarbeit mit Microsoft Teams validiert und dann auch garantiert wird. Diese stetig wachsende Liste veröffentlicht Microsoft unter https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-teams/across-devices/devices. Die Geräte sind aber auch durch eine entsprechende Kennzeichnung zu erkennen. Das besondere an den Microsoft Teams zertifizierten Headsets oder Tischmikrofonen ist, dass sie über einen Teams-Button verfügen, der kontextsensitiv zum Beispiel den Beitritt zu einem Meeting erleichtert. Innerhalb der Kategorie der Headsets kann man sich dann zwischen kabelgebundenen, Bluetooth- oder DECT- Headsets entscheiden. Aus Qualitätsgründen ist eine kabelgebundene Verbindung zum Notebook immer empfehlenswerter als eine Bluetooth-Übertragung. Um diesen Qualitätsunterschied etwas abzumildern, liefern die Hersteller oft eigene Dongles mit.

Headsets gibt es bei den meisten Herstellern dann für ein oder beide Ohren. Je nach Hersteller, Modell und den Anforderungen der Nutzenden gibt es auch Modelle mit integrierter Smartphone-Lademöglichkeit und einem Weg, parallel zur Kabelverbindung zum Notebook oder PC auch ein oder sogar mehrere Telefone per Bluetooth zu koppeln und Busylights hinzuzufügen.

Online-Meetings: Kabelgebundenes HeadsetOnline-Meetings: Kabelloses HeadsetOnline-Meetings: Headset-Gesamtlösung

 

 

 

 

 

Abb.1: Kabelgebundenes Headset*, kabelloses DECT-Headset*, moderne Headset-Lösung inkl. Ladestation für das Smartphone*

Ob sich ein Headset auch für Tage eignet, an denen man von Termin zu Termin springt, muss letztlich jeder selbst für sich beantworten. Wenn die Arbeitsumgebung es erlaubt, können auch kleine Tischmikrofone genutzt werden, die ebenfalls eine hervorragende Gesprächsqualität liefern. Oft können diese auch zusätzlich über Bluetooth mit Smartphones verbunden werden.

Online-Meetings: Tischmikrofon

Abb. 2: Teams-zertifiziertes Tischmikrofon*

Aus der IT- und Budget-Sicht deutet sich daher an, dass Mitarbeitende zukünftig mit unterschiedlichen Hardwaretypen auszustatten sind, um verschiedene Arbeitsszenarien abdecken zu können.

Tipp 4: Hybride Meetings – Besprechungsräume Teams-fähig machen

In vielen Fällen werden Bürogebäude wieder von Mitarbeitenden genutzt, um sich nach schwierigen Zeiten wiederzusehen, neue Kollegen kennenzulernen und auch wieder klassische Meetings durchzuführen. Solange alle Teilnehmenden dann auch am (gleichen) Standort anwesend sind, ist es ja „wie früher“. Sobald aber eine Person von außerhalb des Raumes teilnehmen möchte, wird man vor enorme Herausforderungen gestellt. Was lässt sich tun, damit alle Personen im Raum in guter Bild-, vor allem aber in guter Tonqualität zu erleben sind, sodass alle extern Zugeschalteten den Geschehnissen vor Ort gut folgen können? In den meisten Terminen geht es auch darum, Inhalte zu teilen oder gemeinsam zu entwickeln. Das bedeutet es besteht ein Bedarf an digitalen Whiteboard-Lösungen und entsprechender Hardware, die auch Präsentationen aus Teams heraus unterstützt. Deshalb folgt hier der letzte Tipp:

Für hybride Meetings hat Microsoft gemeinsam mit Hardwarepartnern wie Yealink, Logitech und DELL die Microsoft Teams Room-Gerätekategorie entwickelt. Hierbei handelt es sich um Windows- oder Android-basierte Systeme, die in unterschiedlichen Ausbaustufen mit Kameras, Mikrofonen und Lautsprechern ausgestattet sind. Je nach Hersteller decken die unterschiedlichen Modelle dann die verschiedenen Konferenzraum-Größen wie „Huddle Rooms“ bis hin zu großen Besprechungsräumen mit mehreren Kameras und Deckenmikrofonen ab. Diese Systeme können mittlerweile auch durch intelligente Teams-basierte Türschilder (Teams Panels) ergänzt werden.

Für die Ausrüstung der eigenen Räume sollte man jedoch nicht einfach ein System „von der Stange“ nehmen, sondern sorgfältig planen, welche Anwendungsfälle im Raum anfallen, wie viele Sitzplätze abgedeckt werden sollen und welche Entfernungen und Winkel bestehen. Somit kann ein gesamter Büro-Standort Microsoft Teams-ready gemacht werden und den erfolgreichen hybriden Meetings steht nichts mehr im Wege.

Hybride Meetings: Optimierter BesprechungsraumHybride Meetings: Geeignete HardwareHybride Meetings: Intelligente Türschilder

Abb. 3: Systeme für Microsoft Teams optimierte Besprechungsräume*

Fazit

Viele Faktoren entscheiden darüber, ob man sich im virtuellen Besprechungsraum „wohlfühlt“ und eine Onlinebesprechung genauso effektiv ist bzw. sich genauso gut anfühlt wie eine klassische Besprechung am Konferenztisch. Die neuen Werkzeuge werden weiterhin ein fester Bestandteil im Berufsalltag sein, daher hoffen wir , dass wir Ihnen einige wertvolle Tipps geben konnten.

 


*Quelle der Abbildungen: Hersteller yealink.com