Robotic Process Automation: Was steckt dahinter und wofür braucht man es?

Prozessen, Robotic Process Automation: Was steckt dahinter und wofür braucht man es?

Eine erfolgreiche digitale Transformation, die Integration von digitaler Technologie in alle Bereiche eines Unternehmens, gelingt nur durch die Optimierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen. Letzteres scheitert einerseits häufig daran, dass Prozesse nicht vollständig in den unterschiedlichen Business-Anwendungen wie ERP- oder CRM-Systemen integriert sind, andererseits sorgen Medienbrüche innerhalb der Prozesse für Probleme. Diese Lücken können mittels Robotic Process Automation (RPA) geschlossen werden – einer Technologie, mit der sich selbst komplexe Geschäftsprozesse vollends automatisieren lassen.

Was ist RPA?

Robotic Process Automation, kurz RPA, bezeichnet eine Softwaretechnologie, die es Unternehmen auf einfache Weise ermöglicht, digitale und repetitive Prozesse teilweise oder in Gänze zu automatisieren. Mittels einer RPA-Plattform können Fachanwender sogenannte Bots erstellen, welche die Interaktionen eines Menschen mit einem Computer emulieren. Entsprechend können Bots mit jedem System und jeder Anwendung genauso interagieren, wie Menschen – mit dem klaren Vorteil, dass Bots deutlich schneller, präziser und zuverlässiger arbeiten. Üblicherweise führen diese einfacheren und strukturierteren Arbeiten aus. Am besten ist RPA für großvolumige und regelbasierte Prozesse mit niedriger Komplexität geeignet.

Bei RPA wird grundsätzlich zwischen unbeaufsichtigter und beaufsichtigter Automatisierung unterschieden. So können beispielsweise unbeaufsichtigte Bots im Hintergrund automatisch Backoffice-Funktionen in großem Umfang erledigen. Beaufsichtigte Bots reagieren wiederum auf ausgelöste Aktionen eines Mitarbeiters, führen Aufgaben automatisiert und im Vordergrund aus und vereinfachen damit einen bestimmten Arbeitsablauf.

Mit Hilfe von Bots können nicht nur Geschäftsprozesse optimiert, sondern auch Mitarbeiter von sich stetig wiederholenden, nicht-wertschöpfenden Aufgaben erlöst werden. Somit können sich Menschen auf das konzentrieren, was sie am besten können und bleiben kreativ und motiviert.

Der RPA-Markt ist in den letzten Jahren enorm gewachsen. Gartner bescheinigt dem RPA Segment das schnellste Wachstum in der Unternehmenssoftware-Branche und einem weltweiten Markt von über 2 Milliarden Dollar im Jahr 2021. [1]

Wofür wird RPA eingesetzt?

Trotz des wirtschaftlichen Wachstums der Unternehmen bleibt eine riesige Menge an Geschäftsprozessen noch manuell. Dabei spielt es keine Rolle, ob es Aufgaben in der Kreditorenbuchhaltung oder beim Onboarding neuer Mitarbeiter sind. Es sind Aufgaben die regelmäßig anfallen und manuelle Arbeit erfordern. Viele dieser Aufgaben folgen eindeutigen Regeln und haben wenig Verzweigungen.

So werden z.B. Daten aus einer Kundenbestellung per E-Mail zuerst in ein CRM-System erfasst, um daraus eine Bestellung in das ERP System später auszulösen. Dabei sind E-Mail, CRM-und ERP-System nicht miteinander verbunden, so dass die Daten meist in mühseliger Handarbeit übertragen werden müssen. Um diese Umstände zu verbessern, müsste eine Integration der verschiedenen Systeme geschaffen werden. Der klassische Ansatz wäre eine tiefgreifende Integration mittels Schnittstellen. Allerdings sind diese nicht immer vorhanden und meistens sehr aufwändig in der Realisierung.

RPA kann ohne jegliche invasiven Methoden eine Brücke zwischen den zu integrierenden Anwendungen schlagen, ohne diese dabei zu verändern! Die Technologie setzt auf die Benutzeroberfläche (UI) der Fachanwendungen auf, und nur dort, wo es möglich ist, auf tiefere Integration mittels vorhandener Schnittstellen.

Die meisten RPA-Produkte verfügen über fertige Bausteine (Commands, Plugins, Recoder, etc.) und können auf eine Vielzahl von Geschäftsprozessen angewendet werden. Software-Bots können mit jeder Anwendung oder jedem System auf die gleiche Weise interagieren wie Menschen. Außerdem ist die Erstellung von Bots nicht nur, wie beim Klassischen Ansatz der Integration, Entwicklern vorbehalten und erfordert wenig bis keine Programmierkenntnisse. Je nach RPA-Produkt kommt man sogar gänzlich ohne diese aus.

Die Vorteile liegen klar auf der Hand:

  • Arbeitskosten Optimierung
  • Effizienzsteigerung der Prozesse
  • Verbesserung der Compliance, Kontrolle und Auditierbarkeit
  • Steigerung der Arbeitsmoral und Kundenzufriedenheit
  • Nicht-invasive Integration

Ist RPA ein Projekt oder doch eine Reise?

Die Einführung von RPA kann ein Unternehmen tiefgreifend und nachhaltig verändern. Eine ganzheitliche und gute Vorbereitung ist entscheidend bei einer erfolgreichen Umsetzung sowie einzigartig in Ihrer Art und Komplexität. Getreu dem Motto „Klein anfangen, groß denken“, beginnt die Reise mit dem Aufbau grundlegender RPA-Fähigkeiten um langfristig immer neue Prozesse und Bereiche im Unternehmen zu erschließen, ohne dabei jemals aufzuhören.

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