Warum wir im Microsoft-Team plötzlich anfingen von Bäumen und Gießkannen zu reden…

Optimierung, Warum wir im Microsoft-Team plötzlich anfingen von Bäumen und Gießkannen zu reden…

Effizienter arbeiten, zusammenarbeiten, arbeiten unabhängig von Zeit und Ort – diese Ziele stehen in der Regel hinter der Einführung von Microsoft 365. Ganz klar: Wir sprechen von einem digitalen Arbeitsplatz. Wie ist in diesem Zusammenhang die Zeichnung mit einem Baum entstanden? 

Seit ein paar Jahren durchleben wir große Veränderungen in der Art wie wir kommunizieren oder welche Medienformate wir nutzen. Das beeinflusst natürlich auch die Art und Weise, wie wir arbeiten möchten. Zusätzlich sind wir aktuell oftmals dazu gezwungen von Zuhause zu arbeiten. Trotz all dieser Veränderungen möchten wir die Effizienz unserer Arbeit erhalten oder vielleicht sogar verbessern. Viele Firmen sehen ihre Lösung in Microsoft 365. Aber wie lässt sich M365 erfolgreich einführen? 

Die Bedeutung von Adoption-Maßnahmen in einem M365-Projekt 

Kommen wir zum Baum: Wir freuen uns, schmackhafte und saftige Früchte von einem Baum zu ernten. Zudem erwarten wir durch die Einführung von M365, dass sich die anfangs aufgezählten Erfolge einstellen. Ein gesunder, stattlicher Baum benötigt jedoch einen guten Boden, um Halt zu gewinnen. Das Ausrollen von Microsoft 365 erfordert diese Voraussetzung ebenso. Als Grundlage dient eine passende technische Infrastruktur, sodass M365 funktionsfähig laufen kann. Aber das allein reicht nicht – jeder Baum benötigt lebenserhaltendes Wasser. Worin liegt hier die Parallele zu M365? Unsere Antwort: Adoption. Ein M365-Projekt kann nur dann ausreichend mit Wasser versorgt werden, wenn die Mitarbeitenden die neuen Tools aktiv und effektiv nutzen und darüber hinaus bereit sind, ihr eigenes Arbeitsverhalten zu ändern. Dieser Prozess gestaltet sich oftmals gar nicht so einfach.    

Wir alle möchten uns zwar weiterentwickeln und effizienter arbeiten, kämpfen aber regelmäßig mit Überforderung: Warum wieder ein neues Tool? Macht das nicht alles komplizierter, wenn ich jetzt zusätzlich zu meinen E-Mails und Anrufen auch noch chatten soll? Wo liegt darin der Vorteil für meine Arbeit? Wie kann ich da genau was machen? Wer beantwortet mir meine Fragen?

Abb.1: Erstellerin; Tina Quaas, 01.04.2021

Das große Ziel: Mensch und Technik vereinen 

Genau hier setzt Adoption an. Es ist die menschliche Begleitung zur technischen Einführung. In verschiedenen Workshops wird den Mitarbeitenden nicht nur geholfen mit den neuen Tools umzugehen, sondern es werden die eigentlichen Schmerzpunkte der aktuellen Arbeit herausgearbeitet. Hierbei geht es eher selten um technische Probleme, sondern darum, die Art und Weise der Arbeit zu ändern. In diesem Zuge kommen viele Emotionen hoch, die gezielt und produktiv genutzt werden können. Letzten Endes wird bei all den Maßnahmen ein Ziel angestrebt: Jedem Mitarbeitenden seinen eigenen Vorteil aufzuzeigen. Denn nur wenn wir wissen wofür, sind wir bereit uns zu ändern. In der Adoption-Betreuung drängen wir niemanden eine bestimmte Arbeitsweise auf, sondern möchten die eigene intrinsische Motivation zur Veränderung wecken. Deshalb bezeichnen wir Adoption als den Schlüssel zum Erfolg. 

Ein erfolgreiches M365-Projekt ist also weit mehr als ein technisches Projekt der IT-Abteilung. Es verändert die Art und Weise der Zusammenarbeit in großen Teilen des Unternehmens und kann seinen wahren Mehrwert nur mit Hilfe von Adoption-Maßnahmen entwickeln. 
 

War dieser Artikel für Sie interessant?