„Wir schaffen ein SAM Tool an“ – oder: Alles ganz einfach

SAM, „Wir schaffen ein SAM Tool an“ – oder: Alles ganz einfach

Der Umgang mit Lizenzen ist in vielen Unternehmen oft eine ungeliebte Aufgabe. Zwar weiß man, dass es bei der Lizenzierung nicht ganz glatt ist, aber so richtig fehlt der Überblick. Kaum jemand hat Zeit und das notwendige Wissen, um hier Ordnung in das Chaos zu bringen.  

Was liegt da näher als ein Tool für Software Asset Management (SAM) anzuschaffen. Damit ist alles leicht, vieles wird automatisiert und die Compliance Berichte purzeln nur so aus dem System. Da ist allen schnell geholfen. 

So, oder ähnlich entsteht die Idee, sich im Software Asset Management ein Tool anzuschaffen. In der Praxis ist das Ganze jedoch oft nicht so leicht, wie es sich anhört und die Anschaffung eines Tools bringt einige Stolperfallen und Aufgaben mit sich.

Nur weil der Hammer gekauft ist, ist der Nagel noch lange nicht in der Wand

Im Kontext von SAM und entsprechenden Tools ist der Snow License Manager beispielhaft als ein gutes und innovatives SAM-Tool zu nennen. Die Software verspricht effektives Software Asset Management, einen Überblick in die gesamte Technologie-Landschaft, zeigt Einsparmöglichkeiten auf und kann Risiken reduzieren. Und das stimmt auch alles. Allerdings funktioniert die Verwaltung nicht von allein und bedarf einer kompetenten Betreuung.  

Schaut man auf die Installationsroutine, so entsteht oft der Eindruck, dass mit dem Lizenzkey und dem Softwarepaket die meisten Aufgaben schon erledigt sind. Wer nicht weiß, welche Konfigurationsdateien angepasst werden müssen und wie die korrekten SQL-Berechtigungen gesetzt werden, wird schnell scheitern. Es empfiehlt sich im Vorfeld die TCP Ports und Firewall Einstellungen zu betrachten.  

Fertig? Nein. Es muss noch der Agent ausgerollt werden, der alle PCs, Laptops und Server scannt. Das Tool bringt eine MSI Datei mit, die bequem über Softwareverteilung, Active Directory oder Script verteilt werden kann. Es empfiehlt sich, rechtzeitig mit der entsprechenden Fachabteilung und den Kolleg:innen für Hyper-V oder VMware zu sprechen, damit diese nicht anderweitig oder in Projekten beschäftigt sind und die Arbeiten erst zu einem späteren Zeitpunkt ausführen können. Schließlich werden die Hardware-Informationen für einige Lizenzmetriken, die z.B. Core-basierend sind, benötigt. Und der Connector hierfür benötigt korrekte Benutzerinformationen.  

Nun aber 

Es kann also passieren, dass die Agenten flächendeckend verteilt sind und Snow Inventory und License Manager die entsprechenden Daten erhalten haben – und trotzdem sind jegliche Compliance-Darstellungen tiefrot. Das liegt daran, dass hier die Verträge und Lizenzen noch nicht eingepflegt sind. Aber wie wird Software eigentlich eingekauft? Findet dies in Hamburg genauso statt wie in München? Wer hat die Rechnungen und Zugriffe zu den Lizenzportalen? Mit welchen Herstellern muss man sich eigentlich zuerst beschäftigen? Wie geht man mit den Cloud-Produkten um? Was passiert mit den Lizenzen einer kürzlich zugekauften Firma? 

Oftmals werden Verträge und Lizenzen nachlässig behandelt. Beispielsweise übersieht man bei der Einführung eines SAM Tools andere betriebliche Themen, wie beispielsweise den Datenschutz und die Transparenz für die Mitarbeiter:Innen. Ebenso ist es für die IT-Leitung von Bedeutung, die Einsparpotenziale für Lizenzen im Unternehmen aufzeigen. Schließlich hat das Tool Geld gekostet. 

Wenn jetzt noch der Betriebsrat anfragt und wissen möchte was das Tool auf den PCs der Mitarbeiter:Innen scannt und wer diese Daten einsehen kann, gerät das Projekt u.U. erneut ins Wanken.  

Kann man nun die Updates, die Snow in der Zwischenzeit anzeigt, einfach installieren oder gilt es auch hier im Vorfeld einiges zu beachten? 

Fazit 

Es benötigt also deutlich mehr als nur die Anschaffung eines Tools, um sich mit dem Thema Software Asset Management zu befassen.  

Um einen Projektplan kommt man nicht herum. Auf jeden Fall sollte man vor dem Installations- und Einrichtungsprozess mit allen Beteiligten sprechen, um nicht unnötig Zeit zu verlieren Es müssen Prozesse geschaffen werden und klare Ziele definiert sein. Und es sollte Personal vorhanden sein, dass sich auch langfristig mit dem Tool beschäftigen kann, die notwenigen Einstellungen erledigt und Updates installiert.  

Einsparpotenziale und Kostenfallen müssen aufgezeigt und weiterführend bearbeitet werden.  

Nicht zuletzt muss auch hier das Wissen über die unterschiedlichen Lizenzmodelle und Metriken der Hersteller wachsen.  

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