Microsoft Viva – Vorstellung und Nutzen der neuen Microsoft Plattform 

“We need to stop thinking about work as a place, and start thinking about how to maintain the culture, connect employees, and harness human ingenuity in a hybrid world”, Jared Spataro, Leiter von Microsoft 365

Im Februar 2021 hat Microsoft mit Microsoft Viva seine neue Employee Experience Plattform (EXP) präsentiert, die darauf abzielt, die Remote-Arbeit zu optimieren. Doch was ist Viva und welche Möglichkeiten eröffnen sich dadurch? Diese Fragen sollen im Folgenden beantwortet werden.

Was ist eigentlich Microsoft Viva?

Microsoft Viva ist eine integrierte, KI-gestützte Plattform, die den Mitarbeitenden, seine Arbeit und sein Arbeitsumfeld in den Mittelpunkt rückt und dazu die Themen Kommunikation, Wissen, Lernen, Ressourcen und Insights in sich vereint. Sie kann sowohl in den Hub des Modern Workplaces (Microsoft Teams) verankert als auch darüber hinaus genutzt werden. Viva besteht aktuell aus vier Komponenten, deren Charakteristik und Zusammenspiel nachfolgend näher beleuchtet werden sollen.

Microsoft Viva Topics

Mit Microsoft Viva Topics wird statt der Suche das Finden von Informationen in den Fokus gerückt. Um dies zu erreichen, verwendet Topics AI-Technologie, Microsoft 365, Microsoft Graph, die Microsoft-Suche sowie weitere Komponenten und Dienste. So wird Wissen im Unternehmen intelligent miteinander vernetzt und in Wissensthemen zusammengetragen bzw. vorgeschlagen. Neben dem Wissen werden auch Personen, die sich mit den Themenbereichen beschäftigen, angezeigt und somit Möglichkeiten für einen gezielten internen Austausch geschaffen.

Microsoft Viva Insights

Bei Microsoft Viva Insights steht die Optimierung der Arbeitsweise und -zeit im Vordergrund. Daraus ableitend rückt auch die Mitarbeiterzufriedenheit in den Mittelpunkt. Das heißt, dass Bewusstsein über die eigene Arbeitsweise geschaffen und diese verbessert wird. Schnell kann hier an den Productivitiy Score gedacht werden, der Microsoft schon in die Kritik brachte. Allerdings soll Microsoft Viva Insights es besser und vor allem datenschutzkonform machen.

Es gibt zwei Ansichtstypen bei Microsoft Viva Insights:

1. Die Ansicht für den Mitarbeitenden. Nur diese:r kann persönliche Einblicke zu seiner Arbeitsweise erhalten.
2. Die Ansicht für Führungskräfte und Manager:innen. Sie erhalten eine Darstellung über Arbeitsmuster und Trends, die allerdings nicht personalisiert sind.

Mit Microsoft Viva Insights kann der Mitarbeitende sich selbst reflektieren, Lob an Teammitglieder senden, bewusste Entspannungspausen mit Unterstützung („Durchatmen“) nehmen, Meetings koordinieren und Fokuszeiten planen. 

Microsoft Viva Connections

Die dritte Komponente von Microsoft Viva bildet den Einstieg zum modernen Arbeitsplatz. Sie stellt ein Portal für Mitarbeitende bereit, wodurch zum einen die Kommunikation verbessert wird, aber ebenso Unternehmensrichtlinien verbreitet werden können. Darüber hinaus können Benefits ausgegeben oder das Onboarding von neuen Mitarbeitenden ermöglicht werden.

Microsoft Viva Connections basiert auf SharePoint und kann direkt in Microsoft Teams integriert werden, sodass Teams sich immer weiter zum zentralen Hub der täglichen Arbeit entwickelt.

Microsoft Viva Learning

Mit Microsoft Viva Learning hält ein Lernportal Einzug in Microsoft Teams. In ihm treffen Microsoft Learn, LinkedIn Learning und Lerninhalte von weiteren Drittanbietern aufeinander. Außerdem können unternehmensspezifische Lernpfade hinterlegt werden. Wie auch die vorherigen Microsoft Viva-Module ist Microsoft Viva Learning direkt in Microsoft Teams integrierbar.

Die Lerninhalte werden in Kategorien dargestellt, sodass der Überblick über Themen, individuelle Lerninhalte sowie persönlich vorgeschlagene und empfohlene Inhalte gut realisierbar ist.

Alle Inhalte lassen sich in Microsoft Teams direkt öffnen, mit Kolleg:innen teilen, per Lesezeichen für später merken und von Führungskräften an Mitarbeitende zuweisen. Für die Führungskräfte gibt es außerdem die besondere Ansicht „Manage“, die einen Überblick über die zugewiesenen Lerninhalte der Teammitglieder gibt.

Was gibt es noch über Microsoft Viva zu wissen?

Neben den vier Modulen beinhaltet Microsoft Viva drei weitere Module, die bereits verfügbar sind bzw. es bald sein werden: Microsoft Viva Goals, Microsoft Viva Sales und Microsoft Viva Engage.

Microsoft Viva Goals

Microsoft Viva Goals ist eine zielorientierte Anwendung, welche Teams mit den strategischen Prioritäten der Organisation verbindet. Auf diese Weise stärkt sie die Teamarbeit, indem sie Klarheit über Ziele schafft. Das Modul wurde geschaffen, um Unternehmens- und Teamziele über Objectives and Key Results (OKRs) miteinander zu definieren und ein gemeinsames Verständnis zu schaffen, wodurch der Unternehmenserfolg gesteigert werden kann. Auch dieses Feature lässt sich direkt in Microsoft Teams integrieren und verwalten. Von dort hat man eine Übersicht über die Ziele, deren Status und das angezeigte Risiko. Hier können Teammitglieder auch (übergreifenden) Zielen zugeordnet werden. Darüber hinaus kann man Ziele schnell und einfach per Microsoft Teams teilen oder auf sie reagieren.

Microsoft Viva Sales

Microsoft Viva Sales ist eine Vertriebsanwendung und soll dazu dienen, den Mitarbeitenden die Verkaufsprozesse mit Kunden zu erleichtern, um somit mehr Zeit für den Kundenkontakt zu schaffen. Dafür werden die verfügbaren Informationen zu dem Kunden direkt an einem Ort angezeigt. Da Microsoft Viva Sales auf Microsoft Teams aufsetzt, sind die Informationen direkt in Microsoft Teams abrufbar und müssen nicht gesucht werden.

Des Weiteren werden Silos mit Microsoft Viva Sales aufgebrochen. Sowohl das Management als auch die Logistik oder die direkten Kundenberater:innen können auf die Datensätze des Kunden zugreifen. So kann zum Beispiel während eines Gespräches genau im Blick behalten werden, in welchem Schritt des Einkaufes sich der Kunde gerade befindet.

Egal ob aus Microsoft Teams, Outlook oder dem eigenen CRM-System heraus: Daten wie Gesprächszeiten werden automatisch zusammengetragen und können analysiert werden.

Microsoft Viva Engage

Microsoft Viva Engage ist eine Art soziales Netzwerk für Unternehmen und beruht technisch auf dem bekannten Yammer.

Benutzende können in Microsoft Viva Engage Texte, Bilder und Videos teilen, miteinander kommunizieren, Personen folgen und auf andere Postings reagieren. Außerdem wird es eine Stories-Funktion geben. Diese ist angelehnt an Funktionen aus anderen Social-Media-Plattformen wie Instagram, bei der Postings nach 24 Stunden automatisch gelöscht werden.

Fazit

Durch die Nutzung der verschiedenen Module ergeben sich nicht nur für den Arbeitgeber, sondern vor allem auch für Arbeitnehmer:innen viele Vorteile. Besonders die Übersicht über die eigene Arbeitsweise und Zeitinvestitionen können helfen, sich besser zu organisieren. Durch die intelligente Vernetzung von Themen und Menschen wird die eigene Arbeit unterstützt. Dank Viva Learning bietet sich zudem die Möglichkeit einer themenspezifischen Weiterentwickelung. Insgesamt ist Viva ein Rundum-Paket, das die Unterstützung des Arbeitnehmers zum Ziel hat. Und damit geht ein neuer Ansatz einher, um Mitarbeitende und den modernen Arbeitsplatz in ihrer Gesamtheit zu betrachten.