Bei der digitalen Transformation ist die fortlaufende Modernisierung von IT-Infrastrukturen und Geschäftsabläufen gemäß den neuesten technologischen Entwicklungen zentral. Ein aktuelles Beispiel für solch eine Veränderung im SAP-Ökosystem ist das angekündigte Ende des Adobe Document Services (ADS) On-Premises bis zum Jahr 2030. Dies markiert einen signifikanten Wendepunkt für Unternehmen, die Adobe Forms nutzen, und erfordert eine sorgfältige Planung für die Zukunft.
Zukünftige Alternativen für ADS
Mit dem Ablauf von ADS On-Premise rücken Alternativen in den Fokus. Eine potenzielle On-Premises-Alternative, die während der DSAG-Technologietage 2024 in Hamburg diskutiert wurde, ist vermutlich HANA XSA. Es ist wichtig zu beachten, dass diese Lösung zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht verfügbar ist und sich noch in der Überlegungsphase befindet. Trotzdem bleibt der Wartungszeitraum für den AS Java 7.5 unverändert.
Eine bereits bestehende Alternative ist der Adobe Forms Service auf der SAP Business Technology Platform (BTP). Dieser cloudbasierte Service bietet eine zukunftssichere Lösung für die Erstellung und Verwaltung von Formularen.
Planung des Übergangs zu Adobe Forms Service auf BTP
Der Umstieg auf Adobe Forms Service in der SAP BTP sollte sorgfältig geplant werden. Ein wesentlicher Aspekt dabei ist die Performance, die durch Latenzzeiten und Internetanbindung beeinträchtigt werden kann. Unternehmen müssen ihre Netzwerkinfrastruktur und die Anbindung an die Cloud genau bewerten, um Leistungseinbußen zu minimieren.
Ein weiterer wichtiger Faktor sind die Kosten. SAP berechnet die Gebühren für Adobe Forms Service auf der BTP basierend auf der Anzahl der Anfragen, beziehungsweise der darin generierten Dokumentenseiten. Es können Blöcke von 1000 „Form Requests“ gekauft werden. Ein Form Request ist jedes erzeugte Dokument bis zu einer Seitenanzahl von fünf Seiten. Ab der sechsten Seite wird ein zweiter, ab der elften Seite ein dritter Form Request berechnet.
Dabei ist zu beachten, dass jede PDF-Generierung gleichwertig abgerechnet wird, unabhängig davon, ob sie für die Dokumentenvorschau, den E-Mail-Versand oder den direkten Druck genutzt wird. Unternehmen sollten daher genau analysieren, wie viele Dokumente monatlich generiert werden. Die Prozesse und Programmierungen hinter der Dokumentenerzeugung sind ebenso zu berücksichtigen. Wenn Dokumente für unterschiedliche Zwecke mehrfach erzeugt werden, kann dies zu einer erhöhten Anzahl an Generierungen und somit zu höheren Kosten führen. Eine effiziente Programmierung und Nutzung von Dokumenten kann helfen, die Gesamtkosten zu kontrollieren.
Fazit
Die Ankündigung, dass SAP ADS On-Premise bis 2030 beendet wird, zwingt Unternehmen dazu, ihre derzeitigen Lösungen zu überdenken und Pläne für die Zukunft zu schmieden. Die Entscheidung zwischen der noch nicht vorhandenen HANA XSA Lösung und dem Wechsel zum Adobe Forms Service auf der SAP BTP hängt von verschiedenen Faktoren wie Verfügbarkeit, Performance, Kosten und spezifischen Geschäftsanforderungen ab. Die sorgfältige Planung und Bewertung dieser Faktoren sind entscheidend für eine erfolgreiche Transition und langfristige, strategische Ausrichtung.