Warum eine Digital-Workspace-Strategie für IT-Entscheider unverzichtbar ist 

Was ist der Digital Workspace? 

Vom Digital Workspace sprechen viele, doch das Verständnis darüber, was dieser Begriff im Kern beinhaltet, ist höchst unterschiedlich. Etabliert hat sich vor allem die Ansicht, dass der Digital Workspace die Gesamtheit aller digitalen Tools umfasst, die Mitarbeitende für ihre tägliche Arbeit nutzen. Das trifft zwar zu, aber nur in Teilen. Denn der Digital Workspace bezieht auch die verwendete Hardware sowie die Räumlichkeiten mit ein, in welchen der digitale Arbeitsplatz benutzt wird. Und dazu zählen das Homeoffice und mobile Arbeitsplätze genauso wie das altbekannte Büro.  

Der Digital Workspace im Homeoffice 

Einer aktuellen Studie der TU Darmstadt zufolge geben 76 Prozent der Befragten an, im Homeoffice wesentlich produktiver zu sein. Aber um diese Produktivität zu fördern, muss ein ganzheitliches Konzept vorliegen, das neben der Technologie auch die Anforderungen der Menschen und des Business berücksichtigt. Unternehmen müssen sich also folgende Fragen stellen:  Was ist unsere aktuelle Kultur im Unternehmen? Was sind unsere Werte und wie können wir sie bewahren und weiterentwickeln, wenn man sich nicht mehr wie bisher vor Ort trifft? Was sind unsere Kernprozesse als Unternehmen, an welchen Stellen bringt ein konzentriertes Arbeiten im Homeoffice einen Mehrwert und in welchen Situationen schaffen wir dadurch einen Nachteil, da die physikalische Interaktion und der emotionale Austausch eingeschränkt sind? Denn Konfliktsituationen oder auch der vertrauensvolle Austausch mit der Führungskraft profitieren nach wie vor von einem persönlichen Austausch, da neben der reinen Mimik auch die Körpersprache eine sehr große Rolle spielt.  

Der Digital Workspace in Büroräumlichkeiten 

Ähnliches gilt im Umkehrschluss auch für die Gestaltung von Büroräumlichkeiten: Wo ermöglichen wir kreatives und effizientes Arbeiten und wie binden wir Personen, die remote arbeiten, ein? Auch hier entscheiden die Anforderungen an die digitale Zusammenarbeit maßgeblich über das Raumdesign. So bringen beispielsweise hybride Meetings für Remote-Teilnehmende einige Herausforderungen mit sich: Je nach Kameraausrichtung fällt die auditive und visuelle Wahrnehmung von anderen, persönlich anwesenden, Teilnehmenden schwer. Auch kann sich die Übertragungsqualität negativ auf das Engagement während des Meetings und die Produktivität auswirken, worunter die emotionale Bindung an die Situation leidet. Ein zugeschaltetes digitales Whiteboard schafft hier keine Abhilfe. Laut einer Umfrage des Coworking-Anbieters Mindspace in Kooperation mit dem Markforscher OnePoll¹ hat ergeben, dass fast jeder sechste Deutsche und jeder fünfte Millennialeinen potenziellen Job aufgrund des schlechten Büro-Designs und der Ausstattung abgelehnt hat.  Moderne Bürokonzepte setzen auf Flexibilität, Technologie und Wohlbefinden. Durch die Schaffung einer inspirierenden und unterstützenden Arbeitsumgebung können Unternehmen nicht nur die Produktivität und Zufriedenheit ihrer Mitarbeitenden steigern, sondern auch ihre Attraktivität als Arbeitgeber erhöhen. Die Bedürfnisse der Mitarbeitenden lassen sich dabei nach dem vier C Prinzip einordnen:  

• Concentration (Konzentration) – Bereiche in denen Mitarbeitende wenig abgelenkt sind und sich auf ihre Arbeit fokussieren können z. B. geschützt durch schallschluckende, ergonomische Möbel, abschließbare Räume oder Telefonkabinen.  

• Contemplation (Besinnung) – Rückzugsmöglichkeiten im hektischen Büroalltag. Warme Farben und Licht können dabei helfen, sich zu entspannen und kurz die Akkus wieder aufzuladen.  

• Collaboration (Zusammenarbeit) – Räume mit unterschiedlichsten Möglichkeiten, Dinge zu präsentieren und gemeinsam effizient Dinge zu erarbeiten. Dies gelingt z. B. durch Flipcharts, beschreibbare Wände, flexible Möbel und nahtlos integrierte digitale Technik. 

• Communication (Kommunikation) – Arbeitsbereiche, die zum Kommunizieren einladen, angefangen bei Vier-Augen-Gesprächen, gemeinsamer Lunch bis hin zum Kundenworkshop mit vielen Teilnehmenden oder einem Town Hall Meeting. Auch hier spielen Einrichtung, digitale Technik sowie eine gute Beleuchtung eine große Rolle.  

Ein weiteres Konzept ist das Biophile Design. Es integriert natürliche Elemente in die Arbeitsumgebung, um das Wohlbefinden der Mitarbeiter zu fördern. Pflanzen, natürliche Materialien und viel Tageslicht tragen dazu bei, eine angenehme und gesunde Arbeitsatmosphäre zu schaffen 

Wir müssen also den Digital Workspace ganzheitlich betrachten und ein Konzept schaffen, welches Mindset, Skillset und Toolset der Mitarbeitenden gleichermaßen fördert. Nur so schaffen wir Potenzial für mehr Produktivität jedes Einzelnen, was sich wiederum positiv auf das Unternehmenswachstum auswirkt. 

Wie können IT-Entscheider ein Digital-Workspace-Konzept erarbeiten? 

Zur Konzeption eines bedarfsgerechten Digital Workspace müssen IT-Entscheider mehrere Aspekte gemeinsam mit ihrer Organisation betrachten. Es bringt nichts, ein IT-technisch faszinierendes Konzept zu erstellen, wenn dabei die Anforderungen von Prozessen und der Menschen, die damit arbeiten, nicht berücksichtigt werden. Ebenso sollte die IT in der Organisation eine zentrale Rolle als Innovationstreiber und Enabler innehaben.  Folgende vier Punkte sollten berücksichtigt werden: 

1. Analysieren Sie die Anforderungen und Erwartungen Ihrer Mitarbeitenden.  
   Finden Sie heraus, welche Geräte, Anwendungen und Dienste Ihre Anwender für ihre Arbeit nutzen oder nutzen möchten. Identifizieren Sie darüber hinaus, wie Ihre Mitarbeitenden miteinander kommunizieren bzw. kollaborieren und welche Herausforderungen oder Wünsche sie haben. Wichtig ist hierbei eine gute Kommunikation zwischen der IT und den Fachbereichen, um gemeinsam zwischen den notwendigen, den wertstiftenden und den eventuell eher kontraproduktiven Anforderungen zu unterscheiden. Letztere sind zwar spannend, stiften dem Unternehmen aber womöglich nur bedingt Mehrwerte.  

2. Entwickeln Sie ein klares Zielbild, das die Vision, die Ziele und die Kriterien für den digitalen Arbeitsplatz definiert.  
   Ein Zielbild hilft, die Erwartungen und Anforderungen aller Stakeholder abzustimmen, die Prioritäten und den Umfang des Projekts festzulegen sowie die Erfolgsmessung und Evaluation zu erleichtern. Gemeinsam mit den Fachabteilungen erarbeitete Design-Prinzipien können zudem dabei helfen, sich auch in Zukunft darüber im Klaren zu sein, wie dieses Zielbild sinnvoll weiterentwickelt werden soll.  

3. Erstellen Sie eine Roadmap.  
   Ergänzen Sie das Zielbild um eine aussagekräftige Roadmap, die den Weg von der aktuellen Situation zur gewünschten Zukunft aufzeigt. Das bietet die Möglichkeit, Wechselwirkungen zwischen dem Projekt “Digital Workspace” und anderen Projekten zu erkennen und Abhängigkeiten aufzudecken. Wichtig bei der Roadmap ist allerdings, diese so flexibel wie möglich zu gestalten und Leitplanken sowie Entscheidungskriterien für konstante Anpassungen zu definieren. So schafft man eine gute Basis, um mit den immer schnelleren Entwicklungszyklen, insbesondere von cloudbasierten Lösungen, Schritt halten zu können. Ist die Roadmap zu starr, weil sie beispielsweise ein Zielbild in fünf Jahren definiert, kann eben dieses Zielbild schon nach sechs Monaten veraltet sein.  

4. Implementieren Sie den Digital Workspace schrittweise und begleiten Sie den Veränderungsprozess.  
   Informieren Sie Ihre Mitarbeitenden regelmäßig und konsequent über die Ziele und Änderungen des Digital Workspace, schulen Sie sie im Umgang mit den neuen Werkzeugen und sammeln Sie ihr Feedback und ihre Erfahrungen. Denn auch die Bedürfnisse und Anforderungen Ihrer Mitarbeitenden können sich mit der Zeit ändern, was eine kontinuierliche Anpassung des digitalen Arbeitsplatzes notwendig macht.  

Welche Vorteile bietet ein Digital Workspace für IT-Entscheider? 

Ein ganzheitliches Digital-Workspace-Konzept bietet IT-Entscheidern eine Reihe von Mehrwerten, die sowohl die technische als auch die strategische Ebene betreffen: 

• Reduktion von Komplexität und Administrationsaufwänden  

Durch die Nutzung von Cloud-Diensten können IT-Entscheider die Anzahl der zu verwaltenden Geräte und Anwendungen verringern, die Aktualisierung und Wartung vereinfachen sowie die Ausfallzeiten und Kosten senken. Eine Möglichkeit, dieses Ziel zu erreichen, ist der Fokus auf das Lösungsportfolio von nur einem Hersteller. Die weitaus smartere Alternative ist hingegen, sich an den Anforderungen zu orientieren, einen passenden Mix aus Technologien und Lösungen verschiedener Anbieter zu wählen und das beste Kosten-Nutzen-Verhältnis zu evaluieren.  

• Steigerung von IT-Sicherheit und Datenschutz  

Ein einheitliches Digital-Workspace-Konzept unterstützt die Implementierung und erfolgreiche Umsetzung eines ganzheitlichen Zero-Trust-Security-Ansatzes und das insbesondere beim Schutz von Identitäten, Daten und Geräten. Dadurch wird das Risiko minimiert, Opfer von Cyberangriffen, Datenverlusten oder -lecks zu werden, und gleichzeitig die Einhaltung von Compliance-Vorschriften gewährleistet.  

• Förderung von Innovation und Wettbewerbsfähigkeit  

Durch die Bereitstellung von digitalen und an den Bedürfnissen der Nutzerinnen und Nutzer ausgerichteten Tools und Prozessen können IT-Entscheider die Kreativität und die Problemlösungskompetenz ihrer Mitarbeitenden unterstützen, die Zusammenarbeit und den Wissensaustausch verbessern sowie die Entwicklung und Einführung neuer Produkte oder Dienstleistungen beschleunigen. 

• Steigerung der Arbeitgeberattraktivität 

Wie im vorangegangenen Abschnitt beschrieben, legen Menschen heutzutage Wert auf eine ansprechende und produktivitätsfördernde Arbeitsumgebung. Dies ist für jedes Unternehmen mit Blick auf den demografischen Wandel überlebenswichtig – gerade um junge Talente zu gewinnen und zu halten.  

Fazit 

Ein Digital Workspace ist mehr als nur eine Sammlung von digitalen Tools. Er steht vielmehr für eine strategische Entscheidung, die die Art und Weise, wie Ihre Mitarbeitenden arbeiten, deutlich verbessern und vereinfachen kann. Zugleich können Sie mit dem digitalen Arbeitsplatz die Produktivität, Sicherheit und Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden steigern sowie die Wettbewerbs- und Innovationsfähigkeit Ihres Unternehmens erhöhen.  

Als IT-Entscheider liegt es in Ihrer Hand, eine optimale Arbeitsumgebung für alle zu schaffen, die individuelle Bedürfnisse und Präferenzen berücksichtigt und gleichzeitig von der IT im vertretbaren Rahmen betrieben werden kann. Die Erstellung eines Zielbildes und einer Roadmap zum Digital Workspace ist dabei kritisch für den Unternehmenserfolg, weil sie die Grundlage für eine erfolgreiche Transformation schafft. Mit einem gemeinsam erstellten Zielbild sind Sie in der Lage, Ihren Mitarbeitenden eine Vision davon aufzuzeigen, wie die Zukunft aussehen soll und sie damit frühzeitig und effizient auf Veränderungen vorzubereiten. Dies trägt aus Sicht der Mitarbeitenden zur Identifikation mit dem Unternehmen bei, schafft eine erhöhte Attraktivität für Fachkräfte am Arbeitsmarkt und hilft der IT, zum Treiber und Enabler der digitalen Transformation zu werden. Kurzum: Der Digital Workspace ist eine Chance – und es lohnt sich, diese zu nutzen.