EGovG, OZG & Co.: Was die Verwaltungsdigitalisierung wirklich voranbringt

Verwaltungsdigitalisierung per Gesetz – EGovG und OZG als zentrale Impulsgeber

Wie gelingt die digitale Transformation in der Verwaltung? Das E-Government-Gesetz (EGovG) bildet seit August 2013 einen zentralen Rahmen für die digitale Transformation der öffentlichen Verwaltung. Ziel ist die Förderung der elektronischen Kommunikation zwischen Behörden, Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen. Es verpflichtet Bund, Länder und Kommunen dazu, ihre digitalen Verwaltungsdienste nutzerfreundlich und effizient bereitzustellen.

Nach § 2 EGovG muss jede Behörde nun Zugänge für die elektronische Dokumentenübermittlung schaffen sowie einen elektronischen Identitätsnachweis bereitstellen – ein wichtiger Schritt hin zu mehr Transparenz und Nachnutzbarkeit. (Bundestag 2013¹)

Elektronische Verwaltungsprozesse: Was das EGovG konkret fordert

Neben beispielsweise der Einführung der elektronischen Aktenführung nach § 6a EGovG legt das Gesetz besonderen Wert auf die elektronische Nachweisführung. § 9 EGovG zielt darauf ab, Verwaltungsabläufe zu optimieren und die Informationen zum Verfahrensstand auf elektronischem Wege abrufbar zu machen. Hierzu sollen vor der Einführung der informationstechnischen Systeme die entsprechenden Verwaltungsabläufe unter Nutzung gängiger Methoden dokumentiert, analysiert und optimiert werden. Ziel ist die Vereinfachung von Verwaltungsverfahren, wobei eine Pflicht zur Prozessdokumentation laut Gesetz nicht besteht. Auch wenn im Gesetzestext selbst keine explizite Verwendung von Begriffen wie „Prozessanalyse” oder „Prozessoptimierung” erfolgt, gewinnt aus unserer Sicht insbesondere im Verwaltungskontext die kontinuierliche Prozessverbesserung immer mehr an Bedeutung, um die digitalen Anforderungen, welche durch das EGovG an Behörden gestellt werden, effizient umzusetzen. Das vorrangige Ziel bleibt, die Verwaltungsarbeit effizient, transparent und nachvollziehbar zu gestalten.

OZG als Motor für nutzerzentrierte Verwaltungsangebote

Mit dem Onlinezugangsgesetz (OZG) aus dem Jahr 2017 wurde durch § 1a OZG die digitale Bereitstellung sämtlicher Verwaltungsleistungen zur Pflicht. Verwaltungsportale auf Bundes-, Landes- und Kommunalebene wurden in diesem Zusammenhang durch einen gemeinsamen Portalverbund verknüpft, um Bürgerinnen, Bürgern und Unternehmen einen einheitlichen Zugang zu ermöglichen.

Die Digitalisierung soll vor allem dabei helfen, digitale Barrieren abzubauen und einen medienbruchfreien Zugang zu ermöglichen – ein entscheidender Faktor für das Vertrauen in digitale Verwaltungsangebote. Zwar lief die ursprüngliche Umsetzungsfrist Ende 2022 aus, doch mit dem OZG-Änderungsgesetz („OZG 2.0“) und Initiativen wie der Registermodernisierung und dem Föderalen Informationsmanagement (FIM) wird die digitale Transformation auf neuer gesetzlicher Grundlage fortgeführt. (Bundestag 2017²)

Prozessmanagement als Schlüssel zur digitalen Verwaltung

Die Digitalisierung von Verwaltungsabläufen erfordert tiefgreifendes Verständnis der bestehenden Abläufe. Prozessmanagement schafft hierbei notwendige Struktur, um digitale Leistungen effizient bereitzustellen. Behörden profitieren von der Automatisierung und Standardisierung ihrer Verwaltungsabläufe – dies erfordert jedoch ein konsequentes und kontinuierliches Prozessmanagement, um die bestehenden Abläufe vor der Überführung in digitale Tools zu analysieren, dokumentieren und optimieren. Die digitale Transformation gelingt vor allem dann, wenn nicht nur Bestehendes digitalisiert, sondern Prozesse grundlegend neu gedacht und verbessert werden.

Standardisierung und Interoperabilität: Grundlagen für effiziente Zusammenarbeit

Damit verschiedene Behörden auf unterschiedlichen Ebenen effektiv zusammenarbeiten und die durch das EGovG und das OZG gestellten Anforderungen umsetzen können, ist ein einheitliches Prozessverständnis essenziell. Standardisierte und einheitliche Prozesse erleichtern den Datenaustausch sowie den Zugang zu Verwaltungsleistungen für Bürgerinnen und Bürger und sorgen für reibungslose und medienbruchfreie Übergänge zwischen den Verwaltungseinheiten. Gleichzeitig werden die Abläufe transparenter – ein zentraler Baustein für Steuerung, Kontrolle und Akzeptanz, sowohl seitens der Nutzenden als auch der Bürgerinnen und Bürger.

Sicherheit, Datenschutz und Transparenz im digitalen Prozessdesign

Mit der Digitalisierung steigen die Anforderungen an Datenschutz und IT-Sicherheit. Hier sind die Behörden in der datenschutzrechtlichen Verantwortung die Prozesse so zu gestalten, dass sensible Daten geschützt und die gesetzlichen Anforderungen – insbesondere aus der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem IT-Sicherheitsgesetz – eingehalten werden.

Sowohl im EGovG als auch im OZG wird immer wieder deutlich gemacht, wie zentral diese Aspekte für die digitale Verwaltung sind. Transparente und auditierbare Prozesse unterstützen nicht nur die Compliance, sondern stärken auch das Vertrauen der Nutzenden in digitale Angebote.

Gesetzliche Vorgaben – und was sie für das Prozessmanagement bedeuten

Prozessmanagement entwickelt sich zunehmend von einer verwaltungsinternen Option zu einer Notwendigkeit, um sowohl gesetzliche Anforderungen wie das EGovG als auch das OZG umzusetzen. Zwar besteht keine allgemeine gesetzliche Verpflichtung zur umfassenden Prozessdokumentation oder -analyse, doch im Rahmen vieler Digitalisierungsprojekte – etwa bei der Einführung der E-Akte oder der Bereitstellung von Verbundportalen – sind transparente und dokumentierte Abläufe faktisch erforderlich. Die daraus gewonnenen Erkenntnisse ermöglichen gezielte Verbesserungen der Verwaltungsabläufe. Entscheidend ist dabei nicht nur die Einführung technischer Lösungen, sondern auch der Aufbau weiterer organisatorischer Strukturen neben den bestehenden hierarchischen Strukturen – etwa durch Rollenmodelle, Change-Management und bereichsübergreifende Zusammenarbeit.

Von der Theorie in die Praxis: Erfolgsfaktoren für gelungene Verwaltungsdigitalisierung

Die Praxis zeigt: Erfolgreiche Digitalisierungsvorhaben basieren auf drei Faktoren:

1. Klare Prozessverantwortung
2. Methodisches Vorgehen
3. Ganzheitlicher Blick auf Organisation, Technologie und Menschen.

Fehlt einer dieser Bausteine, bleiben viele Initiativen im Pilotstadium stecken. Gerade im föderalen Umfeld ist eine koordinierte Umsetzung mit einem ganzheitlichen Blick essenziell, um mit den zur Verfügung stehenden Ressourcen effizient zu haushalten und die Akzeptanz der Nutzenden zu steigern.

Fazit: Prozessmanagement ist Pflicht und Chance zugleich

EGovG und OZG bilden das rechtliche Fundament für die digitale Verwaltung in Deutschland. Gemeinsam mit europäischen Vorgaben und verwaltungsinternen Strategien sollen sie dabei helfen, den Weg zur modernen, digitalen Verwaltung zu ebnen.

Prozessmanagement ermöglicht es Behörden, diesen Wandel aktiv zu gestalten: Es strukturiert die Digitalisierung, fördert Effizienz und Qualität und sorgt für eine nachhaltige Transformation. Behörden, die ihre Prozesse aktiv gestalten, schaffen nicht nur gesetzeskonforme Lösungen, sondern setzen echte Mehrwerte für Bürgerinnen, Bürger und Mitarbeitende um.

Quellenverzeichnis:

1. Bundestag (2013): Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung (E-Government-Gesetz – EGovG). EGovG, vom Zuletzt geändert durch Art. 2 G v. 19.07.2024 I Nr. 245. Fundstelle: BGBI. I S.2749. Online verfügbar unter https://www.gesetze-im-internet.de/egovg/BJNR274910013.html. ↩︎
2. Bundestag (2017): Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen (Onlinezugangsgesetz – OZG). OZG, vom Zuletzt geändert durch Art. 1 G v. 19.07.2024 I Nr. 245. Fundstelle: BGBl. I S. 3122, 3138. Online verfügbar unter https://www.gesetze-im-internet.de/ozg/BJNR313800017.html. ↩︎