Status Quo: Papierverwendung in Unternehmen weiterhin hoch
Trotz fortschreitender Digitalisierung setzen viele Unternehmen weiterhin stark auf Papier: Bei etwa 14 Prozent der Unternehmen laufen noch 3 von 4 Prozessen papierbasiert ab. Nur etwa 15 Prozent der Unternehmen arbeiten komplett papierlos.[1]
Natürlich können gewisse Unternehmen und Branchen nicht rein digital arbeiten, aber die digitalen Möglichkeiten heutzutage können vielfältige Mehrwerte schaffen. Die gängigsten Argumente für eine Digitalisierungsstrategie sind z.B. effizientere Prozesse, reduzierte Betriebskosten und schnellere Kommunikation.
Wenn man nun an Daten denkt und sich vorstellt, dass diese nicht in Papierform, sondern in digitaler Form zur Verfügung stehen, sind Themen wie Datenstrategie, Datenanalyse, Automatisierung keine Grenzen gesetzt. All das kann in einem intelligenten Datenmanagement umgesetzt werden.
Ein entscheidender Baustein in einem intelligenten Datenmanagement ist neben der Ordnung und Verfügbarkeit der Daten, eben auch die Wiederauffindbarkeit von Daten. Und hier sind wir bei einem brandaktuellen und interessanten Use Case, welcher für unzählige Unternehmen in Deutschland von Relevanz ist.
Digitales Archiv statt Papier: Die wichtigsten Vorteile eines Live-Archivs
Ein digitales Live-Archiv bietet gegenüber einem Papierarchiv zahlreiche Vorteile, von denen hier nur auf ein paar eingegangen werden kann:
- Schneller Zugriff auf Dokumente und Daten, ohne dass man physische Ordner durchsuchen muss
- Platzersparniss, da kein physischer Speicherplatz benötigt wird, mal von dem Archivspeicher abgesehen, was besonders in Büros mit begrenztem Raum von Vorteil ist
- Höhere Sicherheitsstandards durch Verschlüsselung und Zugriffskontrollen
- Revisionssichere Dokumentenablage, geschützt vor Löschung, Veränderung und Manipulation
- Reduzierung des Papierverbrauchs und Unterstützung umweltfreundlicher Praktiken
- Orts- und zeitunabhängiger Zugriff auf Dokumente, solange eine Internetverbindung besteht
- Leichte Integration in andere Systeme und Prozesse, was die Automatisierung von Arbeitsabläufen ermöglicht
Archive as a Service: So gelingt die Archivdigitalisierung
Mit „Archive as a Service“ bietet SVA eine ganzheitliche Lösung zur digitalen Archivierung. Gemeinsam mit einem Scan-Dienstleister wird eine komplette Dokumenten-Pipeline abgebildet. Die Papierakten werden mithilfe moderner OCR-Technologie (Optical Character Recognition) digitalisiert. Die digitalen Daten sind im Anschluss mithilfe der SVA-eigenen Weblösung jederzeit recherchier- und auffindbar. Die intuitive Benutzeroberfläche erlaubt gezielte Suchen – etwa nach Dateinamen, Personalnummer oder Dokumentenklasse. Dies kann nicht nur Zeit einsparen, sondern auch z.B. im Falle eines Audits einen großen Mehrwert darstellen.
Das enorme Datenwachstum ist nicht nur auf den primären, schnellen Speichern deutlich zu spüren, sondern ebenso auf den sekundären oder Archivspeichern. Auf nur einem Bruchteil der gesamten Datenlandschaft wird erfahrungsgemäß regelmäßig gearbeitet. Das bedeutet, dass umso mehr Daten auf günstigere, sekundäre Speicher verschoben werden. Auch wenn diese Daten erstmal als unwichtig angesehen werden, ist eine sinnvolle Ordnung und eine Wiederauffindbarkeit von Daten ein großes Asset.
Effiziente Datenarchivierung mithilfe von KI, Metadaten & Co.
In der heutigen Welt, die von Informationen und Daten überflutet wird, nimmt daher auch die Archivierung einen immer wichtigeren Platz ein. Doch wie können wir sicherstellen, dass wir diese Daten effizient und zugänglich speichern? Die Antwort liegt in modernen Technologien wie Künstlicher Intelligenz (KI), Metadaten und Volltextsuche.
- Künstliche Intelligenz (KI) revolutioniert die Art und Weise, wie wir Daten archivieren. Durch maschinelles Lernen und intelligente Algorithmen kann KI große Datenmengen analysieren und strukturieren. Dies ermöglicht eine schnellere und präzisere Archivierung, die weit über traditionelle Methoden hinausgeht.
- Metadaten spielen eine entscheidende Rolle bei der Organisation und Auffindbarkeit von archivierten Informationen. Sie bieten Kontext und zusätzliche Informationen zu den gespeicherten Daten, wodurch die Suche und Verwaltung erheblich vereinfacht wird. Mit gut strukturierten Metadaten wird jedes Dokument leicht auffindbar und nachvollziehbar.
- Volltextsuche ist ein weiteres mächtiges Werkzeug in der modernen Archivierung. Anstatt sich auf einfache Schlagwörter zu verlassen, durchsucht die Volltextsuche den gesamten Inhalt eines Dokuments. Dies bedeutet, dass selbst die detailliertesten Informationen schnell und effizient gefunden werden können.
Fazit: Papierloses Büro – so gelingt der Umstieg auf digitale Archivierung
Noch immer dominiert Papier in vielen Büros den Alltag– mit allen Nachteilen für Effizienz, Nachhaltigkeit und Datenverfügbarkeit. Mit dem SVA-Angebot „Archive as a Service“ wird dieser analoge Engpass durch eine digitale, intelligente Archivierungsstrategie ersetzt. Die Kombination aus OCR-Technologie, benutzerfreundlicher Weboberfläche und KI-gestützter Datenorganisation ermöglicht nicht nur eine schnelle und sichere Wiederauffindbarkeit von Dokumenten, sondern schafft auch die Grundlage für datengetriebene Prozesse und Automatisierung.
Der Umstieg vom Papier zum digitalen Live-Archiv ist damit nicht nur ein technologischer Fortschritt, sondern ein echter Produktivitätsgewinn.
[1] 4 von 10 Unternehmen arbeiten überwiegend papierlos | Presseinformation | Bitkom e. V.