Projektmanagement erhöht den Business Value?

Projektmanagement (PM), Projektmanagement erhöht den Business Value?

Sicherlich haben Sie sich schon einmal bei der Prüfung eines Angebotes die Frage gestellt, weshalb eine Position mit Projektmanagement -nachfolgend PM genannt- enthalten und auch ob diese Position für Sie wirklich notwendig ist. Abhängig vom Projekt können hier recht hohe Summen ausgewiesen werden.

Ich kann Sie beruhigen, so ergeht es wahrscheinlich einer jeden Person, die sich mit diesem Thema noch nicht intensiv beschäftigt hat. Die Antwort auf die Frage ist jedoch ganz einfach: Zur Erhöhung des Business Values Ihres Unternehmens!

Auf dem ersten Blick scheint es etwas paradox, da das PM Kosten verursacht und sich Ihr Unternehmenswert durch dieses im selben Zug erhöhen soll. Im Folgenden gehe ich etwas tiefer auf das Thema ein und zeige Ihnen anhand von Beispielen auf, wie gutes PM den Business Value Ihres Unternehmens erhöht.

Sicherheit

PM im klassischen Ansatz (Wasserfall/predictive) ist die Kunst ein Projekt vor Beginn der eigentlichen Umsetzung bestmöglich vollständig zu planen und so wenig wie möglich reaktiv zu agieren. Ist beispielsweise die Zeit der Beschränkende Faktor und es gibt einen festen Abnahmetermin, versucht gutes PM diesen Termin durch Anwenden diverser Techniken in der Planung bereits zu realisieren. Es wird in diesem Zuge auch geprüft, ob alle beschränkenden Faktoren (Umfang, Zeit, Kosten, Ressourcen, …) realisierbar sind oder verhandelt einzelne Punkte mit dem Sponsor nach bis das Ziel realistisch ist. Sie haben durch eine gute Projektplanung Zeit sich um andere wichtige Themen in Ihrem Unternehmen zu kümmern, da Ihre reaktiven Aufwände auf ein Minimum reduziert werden.

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Effizienz & Nachhaltigkeit

Sofern ähnliche oder vom Inhalt sogar identische Projekte in der Vergangenheit bereits durchgeführt wurden, versucht gutes PM Aufwände durch bereits vorhandenes Wissen (Lessons Learned, Issue Log‘s, Risk Log‘s, Terminpläne, Netzpläne, Aufwandsschätzungen, Verträge…) bestmöglich zu verringern und Ihrem Unternehmen somit Zeit und auch Geld zu sparen. PM ist zusätzlich dafür verantwortlich notwendige Ressourcen effizient zu nutzen, Synergien oder Abhängigkeiten zwischen vorhandenen Projekten zu identifizieren, sich an vorhandene Gesetze zu halten, zielgruppengerecht zu kommunizieren und das Team fair zu behandeln. Überstunden des Teams sind bei einer guten Planung in fast jedem Fall durch beispielsweise Risikomanagement oder alternativen Analysen vermeidbar. Dies ­erhöht unter anderem die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter, Ihrer Kunden und somit auch Ihren

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Risikomanagement

Zum Schluss gehe ich etwas intensiver auf das soeben erwähnte Thema Risikomanagement ein, welches fester Bestandteil eines jeden Projektes ist/sein sollte. Im Risikomanagement werden bereits in der Planungsphase durch unterschiedliche Techniken versucht alle möglichen Risiken –ob negativ oder positiv- proaktiv zu identifizieren, den jeweiligen Impact auf das Projekt zu eruieren und auch Maßnahmen zur Lösung oder Herbeiführung des einzelnen Risikos im Vorwege einzuplanen. Dieser Prozess erstreckt sich über den gesamten Projektlebenszyklus. Der monetäre Impact eines Risikos wird dabei durch Multiplikation der Auswirkung des zu erwartenden Ereignisses mit der Wahrscheinlichkeit des Eintretens des Ereignisses kalkuliert. Diese Werte werden im Anschluss zu einer Sicherheitsreserve kumuliert und zum Projektbudget hinzugefügt. Sofern Maßnahmen zur Lösung oder Herbeiführung eines Ereignisses identifiziert wurden, werden diese bereits in der Planungsphase in die WBS und den Netzplan des Projektes eingearbeitet, sofern der Kosten-/Nutzen Sinn ergeben. Später identifizierte Risiken werden in der Umsetzung berücksichtigt. Ein Beispiel hierfür:

Stellen Sie sich vor, Sie müssen Ihr Rechenzentrum an einem speziellen Wochenende im Winter in ein ca. 200km entferntes Rechenzentrum umziehen, da der Vertrag mit Ihrem Houser gekündigt wurde. Alle Vorarbeiten und Tests für den Umzug wurden erfolgreich abgeschlossen, sodass der Umzug an dem Wochenende durchgeführt werden kann. Im Vorwege haben Sie zwei Angebote von ortsansässigen Logistikunternehmen für den Transport der Hardware per LKW erhalten und Sie haben sich für ein Unternehmen entschieden. Nachdem der physikalische Umzug erfolgreich durchgeführt wurde, fällt Ihnen beim Starten der Systeme gemäß Wiederanlaufplan auf, dass zentrale Komponenten nicht mehr starten oder Fehler melden. Nach einer zeitintensiven und stressigen Fehleranalyse (RCA) stellt sich heraus, dass diese Systeme einen Frostschaden und auch Schäden durch Erschütterung erlitten haben. Die Wiederherstellung dieser Systeme dauert durch den Hersteller gem. SLA’s bis zu 24h, sodass die gesamte Infrastruktur erst am Montagabend wieder zur Verfügung steht. Ein Großteil Ihres Personals konnte den Montag nicht produktiv arbeiten. In der Eskalation und nach diversen Telefonaten mit dem Logistikunternehmen teilt man Ihnen mit, dass Sie keine Anforderungen zur Luftfederung oder beheizten Ladefläche gestellt und diese somit auch nicht erhalten haben. Der entstandene Schaden bleibt im schlimmsten Fall zu Lasten Ihres Unternehmens oder der Transportversicherung Ihres Unternehmens -sofern vorhanden.

Ein gutes PM hätte dieses Risiko bei geringem Einsatz im Rahmen des Risikomanagements identifiziert und die Anforderungen an den Transport dementsprechend formuliert. Ihrem Unternehmen wäre der monetäre Schaden durch einen Tag Ausfall der IT-Infrastruktur und auch der Schaden zur Klärung der Umstände nicht entstanden.

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Von diesen abgesehen gibt es noch viele weitere Punkte, die den Mehrwert eines guten PM für Ihr Unternehmen aufzeigen können und somit auch den Business Value erhöhen. Mehr dazu im nächsten Beitrag.

Falls Sie die Möglichkeit haben, sollten Sie für eine erfolgreiche Durchführung eines Projektes in Ihrem Interesse, aber auch dem Ihres Kunden, grundsätzlich PM in das Projektbudget einplanen. Nicht unerwähnt sollte dabei bleiben, dass es ebenfalls von großer Wichtigkeit ist die “richtige”(?) Methode für das entsprechende Projekt zu wählen. Der Artikel “Agil oder alles nach Plan? Welche Projektmanagementmethode ist die Richtige?” beschäftigt sich mit genau dieser Fragestellung.

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