Synchrone und asynchrone Kommunikation – hybride Zusammenarbeit neu gedacht – Teil 2

Wie im Artikel „Synchrone und asynchrone Kommunikation„ behandelt, hat sich unsere Arbeitsweise in den letzten 5 Jahren stark geändert. Wir kommunizieren täglich in unterschiedlichen Formen miteinander. Im Artikel wurden die Unterschiede von asynchroner und synchroner Kommunikation behandelt, Aspekte verglichen und transparent herausgestellt. In diesem Artikel legen wir den Fokus auf die Fragestellung, mit welchen Hilfsmitteln, Techniken und Best Practices Sie Ihren Kommunikationsalltag strukturieren können.  

Welche Rolle spielt das Video in der asynchronen und synchronen Kommunikation? 

Wir leben heute in einer Welt, in der die Kommunikation per Video zum beruflichen und privaten Alltag gehört. Das Video als Kommunikationswerkzeug ist dabei sowohl in der synchronen als auch asynchronen Kommunikation zu finden. 

Auch hier gibt es jedoch geeignete und weniger geeignete Anwendungen. Viele erinnern sich wahrscheinlich noch an die nicht enden wollenden Videokonferenzen während der Corona-Pandemie. Werden Video-Calls übermäßig als synchrones Kommunikationsmittel eingesetzt, können sie ein Produktivitätskiller sein: Schon nach circa 30 Minuten sinkt laut Studien die Aufmerksamkeit. 

Generell empfiehlt sich daher auch beim Video eine Mischung aus synchronem und asynchronem Einsatz.  

Nutzen Sie die vielen Vorteile des Videos in der asynchronen Kommunikation, wie sie aufgezeichnete Webinare, Trainings- und Schulungsvideos, Onboarding-Sessions, Tutorials, Projektberichte oder auch Präsentationen als Screencast bieten: Diese können jederzeit und von überall abgerufen, im eigenen Tempo und wiederholt angeschaut werden und sind dauerhaft archivierbar. 

Wie man effektive Meetings durchführt 

Was ist vor einem Meeting zu tun? 

1. Hinterfragen Sie, ob die Besprechung notwendig ist. Wenn es möglich ist, ein Projekt oder eine Diskussion asynchron effizient voranzutreiben, ist dies vorzuziehen, wenn die gewünschten Ergebnisse erzielt werden. Bevor Sie eine Besprechung anberaumen, sollten Sie sich fragen, ob auch asynchrone Methoden wirksam eingesetzt zum Ziel führen. 

2. Einladungen mit angemessener Vorlaufzeit versenden. Einladungen sollten 72 Stunden (oder spätestens 24 Stunden) vor der Besprechung versendet werden, damit die Teilnehmenden genügend Zeit haben, auf die Einladung zu reagieren. Überlegen Sie außerdem, wer an der Besprechung teilnehmen muss, und kennzeichnen Sie nicht benötigte Teilnehmende als optional. 

3. Einladung mit einem Link zur Agenda versenden. Die Teammitglieder sollten die Möglichkeit haben, sich vor der Sitzung einen Überblick über die Tagesordnung, das Begleitmaterial usw. zu verschaffen. Sie müssen wissen, was besprochen wird, um entscheiden zu können, ob ihre Teilnahme erforderlich oder freiwillig ist. 

4. Präsentationen und unterstützende Videos im Voraus zur Verfügung stellen. Durch die Möglichkeit, Informationen zu konsumieren (schriftlich / Video / Audio), kann jeder unabhängig von seinem bevorzugten Verständnisstil einen Beitrag leisten. 

5. „Speedy Meetings“ ansetzen. Mit dieser Outlook-Kalender-Einstellung werden Besprechungen von 25 bzw. 50 Minuten Dauer erstellt, so dass zwischen den Besprechungen Zeit zum Schreiben von Notizen oder einfach mal zum Strecken bleibt. 

6. „Neue Teams Besprechung“ Funktion in Outlook verwenden: Die Nutzung des Plug-ins fügt automatisch Teams-Links zu Ihrem Termin hinzu und verringert die Wahrscheinlichkeit von Nutzerfehlern beim Kopieren und Einfügen eines falschen Videokonferenz-Links. 

7. Gute Audioqualität sicherstellen: Untersuchungen haben ergeben, dass Menschen bei hoher Audioqualität den Inhalt als besser und wichtiger einschätzen.  

Was ist während eines Meetings zu tun? 

1. Beginnen Sie pünktlich. Es ist wichtig, Besprechungen pünktlich zu beginnen und zu beenden, um Unterbrechungen zu vermeiden. 

2. Vermeiden Sie es, in den meisten Sitzungen zu präsentieren. Wertvolle synchrone Zeit sollte in den meisten Fällen nicht für Präsentationen genutzt werden. Stattdessen machen aufgezeichnete Präsentationen den Inhalt zugänglich, verhindern Verwirrung und erhöhen die Beteiligung von Teammitgliedern, die Inhalte lieber asynchron konsumieren. Es ist in Ordnung, spontan zu präsentieren, um ungeplantes Material während einer Besprechung weiterzugeben. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass der Videostream erhalten bleibt, damit die Teammitglieder miteinander kommunizieren und interagieren können. 

3. Bewusst vorstellen (oder nicht vorstellen). Einige Meetings können von einer Vorstellungsrunde profitieren, also entscheiden Sie bewusst, ob Sie Vorstellungsrunden vornehmen oder nicht. Wenn Sie Vorstellungsrunden vornehmen, stellen Sie sicher, dass die Teilnehmer im Voraus darüber informiert werden, damit sie vorbereitet sind. Erstellen Sie eine Liste mit den Personen und ihren Rollen und nutzen Sie diese als Leitfaden für die Vorstellungsrunde. Lassen Sie jede Person sich selbst vorstellen, damit Teams den Videostream des Sprechers hervorhebt. 

4. Geben Sie verbale Hinweise. Wenn Sie eine Tagesordnung durchgehen, dann fügen Sie den Kontext hinzu: „Aufzählungspunkt 3c: Wer hat diesen Punkt hinzugefügt und kann ihn für uns verbalisieren?“ Verwenden Sie auch Foliennummern, wenn Sie eine Präsentation durchgehen, um sicherzustellen, dass alle Teilnehmenden den Inhalt verfolgen können. 

5. Reihenfolge der Agenda einhalten, um die Einbeziehung der Teilnehmenden zu gewährleisten. Die Teilnehmer können während des Treffens asynchron und synchron Themen zur Tagesordnung hinzufügen. Achten Sie bei der Leitung von Diskussionen darauf, dass die diskutierten Tagesordnungspunkte gleichberechtigt – ggf. mithilfe eines Time-Keepers – und fair sind – lassen Sie nicht zu, dass eine einzelne Person oder ein Teil der Gruppe die Tagesordnung auf Kosten der anderen monopolisiert. 

6. Da nicht alle Teammitglieder live an einer Besprechung teilnehmen können, ist die Dokumentation ein wichtiger Bestandteil zur Vermeidung von Störungen im Team. Befolgen Sie die Best Practices für Live-Doc-Besprechungen, um den Zusammenhalt, die Disziplin und die Transparenz zu verbessern. 

7. Pünktliches Ende. 

Was ist nach einem Meeting zu tun? 

1. Erfassen Sie Aktionspunkte aus Notizen. Für laufende Besprechungen empfiehlt sich die Verwendung einheitlicher Schlüsselworte, die es ermöglicht, Aktionspunkte mit Tags wie „TO DO“ und „DONE“ zu versehen. 

2. Bewerten und verbessern: Nach Abschluss der Besprechung sollten Sie darüber nachdenken, was funktioniert hat, was nicht funktioniert hat und was Sie anders machen müssen, um die Besprechung effektiver zu gestalten. Dieser Prozess berührt drei Werte: Iteration, Effizienz und Ergebnisse. Wenn wir uns nach einer Besprechung ein wenig Zeit nehmen, um uns auf kontinuierliche Verbesserungen zu konzentrieren, können wir diese Optimierungen in zukünftigen Besprechungen anwenden. Dieses Streben nach kontinuierlicher Verbesserung fördert die Effizienz, die wiederum die Grundlage für gute Ergebnisse bildet. 

Remote Meetings  

„Wie macht man Meetings richtig?“ ist eine häufig gestellte Frage.  Im folgenden Leitfaden wird davon ausgegangen, dass Sie sich bereits gefragt haben, ob ein Meeting überhaupt stattfinden sollte. 

1. Die Teilnahme an Meetings ist freiwillig 

Wenn man an verschiedenen Orten bei Kunden tätig ist, sind viele Personen nicht ständig erreichbar. Für ein wachsendes Team sind synchrone Besprechungen eventuell unpraktisch, mühsam und ineffizient. Meetings sollten dann durchgeführt werden, wenn diese notwendig sind. Dazu hilft es, die persönliche Teilnahme als optional anzubieten, indem asynchrone Beiträge ermöglicht werden. 

Meetings zur Förderung der asynchronen Teilnahme aufzeichnen 

Sie sollten versuchen, alle Meetings aufzuzeichnen. So können sich die Teammitglieder über den Verlauf der Besprechung informieren und den während der Besprechung gemachten Notizen einen Kontext hinzufügen. Manche Teilnehmenden haben vielleicht zu viele Termine in ihrem Kalender stehen. Auch Konferenzräume haben eine Teilnehmerobergrenze. Virtuelle Besprechungsräume können dagegen mehr als ein Stadion fassen, sodass es keine physischen Beschränkungen für die Anzahl der Personen gibt, die zu einer Besprechung eingeladen werden können. Helfen Sie überplanten Personen, indem Sie sie proaktiv als optional markieren, wenn sie nicht erforderlich sind. Dies hilft bei der Prioritätensetzung und dem Zeitmanagement. Überprüfen Sie auch die Besprechungen, für die Sie in der „Direct Responsible Individual“ (DRI) Rolle sind, nach jeder Besprechung. Können Teilnehmende aus einer Besprechung oder Besprechungsreihe entfernt werden? Oder können sie von obligatorisch auf optional verschoben werden?  

2. Unnötige Meetings absagen 

Meetings sollten nicht ohne klares Ziel und angemessene Vorbereitung stattfinden. Ist bei Beginn klar, dass das Ergebnis der Besprechung nicht bekannt ist, die für ein produktives Gespräch erforderlichen Unterlagen nicht vorliegen und die Teilnehmenden nicht ausreichend vorbereitet sind, sollte das Meeting abgesagt werden. Eine Besprechung gleich zu Beginn abzubrechen, ist kein Fehler. Es bedarf einer Führungspersönlichkeit, um die Situation schnell zu erfassen und eine effiziente und zeitsparende Entscheidung zu treffen. 

Wiederkehrende Besprechungen werden oft als sinnvolle Punkte auf einem bestimmten Weg festgelegt. Zögern Sie nicht, sie abzusagen, wenn sie ihren Zweck erfüllt haben. Das Absagen von Besprechungen ist keine Beleidigung für diejenigen, die auf der Einladungsliste stehen. Tatsächlich ist es für alle Beteiligten erleichternd, die Kalender von einem nicht benötigten Treffen zu befreien. Am Ende jeder Besprechung sollte der Besprechungsleiter daher prüfen, ob die Besprechung abgesagt oder die Häufigkeit bzw. die Dauer der Besprechung verringert werden kann.  

3. Pünktlicher Beginn, pünktliches Ende 

Um sich nach einer Ablenkung wieder konzentrieren zu können, ist eine nicht unerhebliche Zeitspanne erforderlich. Es ist zwar nicht immer möglich, Besprechungen so zu planen, dass sie keine Ablenkungen verursachen, aber es ist wichtig, Besprechungen pünktlich zu beginnen und zu beenden, um Störungen so gering wie möglich zu halten.  

4. Alle Meetings müssen eine Tagesordnung haben 

„Keine Tagesordnung, keine Teilnehmer“ oder “No agenda, no attenda”. Jede arbeitsbezogene Besprechung sollte eine einzige Agenda haben, die der Kalendereinladung beigefügt wird. 

Tagesordnungen für Meetings sollten enthalten: 

1. Einen relevanten Titel  

2. Teilnehmende mit Titel und Namen der Organisation, wenn sie nicht zum selben Unternehmen gehören. 

3. Hintergrundinformationen oder Kontext.  

• Was müssen die Teilnehmenden wissen oder nachlesen, um sich sinnvoll an der Sitzung oder dem Sitzungsablauf beteiligen zu können? 

• Warum versammelt sich diese Gruppe? Das gewünschte Ergebnis des Treffens sollte klar sein. 

4. Das Datum (bei mehreren Sitzungen zu einem Thema können Sie dasselbe Tagesordnungsdokument verwenden, aber das Datum als H1 oder H2 in das Dokument einfügen, um die Navigation zu erleichtern.) 

5. Fragen oder Details. Eine Stelle in der Tagesordnung, an der die Teilnehmenden entweder synchron oder asynchron Gedanken hinzufügen können. 

6. Wenn das Meeting aufgezeichnet wurde, aktualisieren Sie nach der Sitzung das Tagesordnungsdokument mit einem Link zur Aufzeichnung. 

Es ist problematisch, keine oder mehr als eine Tagesordnung zu haben. Besprechungen und Besprechungsnotizen erfordern eine einzige Quelle der Wahrheit. 

5. Alles live dokumentieren 

Es ist nicht unhöflich, sich in einer Besprechung auf die Dokumentation zu konzentrieren. Eine sichere Methode, in einer Besprechung Zeit zu verschwenden, ist es, nichts aufzuschreiben.  

Fügen Sie während der Sitzung Beiträge und Rückmeldungen der Teilnehmenden zu bestehenden Tagesordnungspunkten hinzu. 

1. Wenn Sie den Namen eines Teammitglieds in der Besprechungsagenda erwähnen, achten Sie darauf, dass sowohl der Vor- als auch der Nachname angezeigt werden.  

2. Optional Teilnehmende oder wichtige Teammitglieder, die nicht live an der Besprechung teilnehmen konnten, können sich selbst auf den neuesten Stand bringen und einen Beitrag leisten, wenn es in ihren Zeitplan passt. 

3. Die Besprechung aufzeichnen. Sie können eine unerwünschte Besprechung jederzeit löschen, aber Sie können die Uhr nicht zurückdrehen und eine Besprechung rückwirkend aufzeichnen. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie eine Präsentation halten oder eine schriftliche Niederschrift der Besprechung haben möchten.  

6. Hybrid Calls vermeiden 

Bei einem Hybrid Call befinden sich mehrere Teilnehmende im selben Raum, während andere remote zugeschaltet sind. Hybrid Calls sollten vermieden werden, da es besser ist, wenn alle Teilnehmenden die gleichen Voraussetzungen für die Kommunikation und Diskussion haben. 

7. One Remote? All Remote!  

Wenn ein gemischtes Meeting stattfinden muss, sollte jeder Teilnehmer seine eigene Ausrüstung (Kamera, Headset, Bildschirm) verwenden, auch wenn er physisch im selben Raum sitzt. Wenn möglich, ist es am besten, sich für den Anruf kurz zu trennen und einen eigenen Arbeitsbereich zu finden, so dass ein 100%iger Remote Call entsteht. So lassen sich Audioprobleme durch Verzögerungen und Rückkopplungen vermeiden. 

Remote Meeting FAQ’s 

Was sind die Benefits eines Remote Meetings? 

Wenn Sie eine virtuelle Besprechung planen, können Sie die Dauer der Besprechung festlegen und eine begrenzte Anzahl von Personen einladen. Sie können zudem von fast überall an einer Remote-Besprechung teilnehmen. 

Was sind die Herausforderungen eines Remote Meetings? 

Es wird nicht erwartet, dass Sie ständig verfügbar sind, aber es kann vorkommen, dass Sie Ihren Zeitplan ändern müssen, um eine Besprechung mit jemandem zu planen oder daran teilzunehmen. Die meisten Herausforderungen bei Remote Meetings lassen sich in zwei Kategorien einteilen: 

1. Probleme mit der Technik 

2. Kommunikationsschwierigkeiten 

Wie kann ich mich auf ein Remote Meeting vorbereiten? 

1. Schauen Sie mindestens einen Tag vor der Besprechung in Ihren Kalender, damit Sie über die Besprechung und die zu besprechenden Themen informiert sind. Besprechungen sollten keine Überraschungen sein. Wenn die Teilnehmenden wissen, was in ihrem Kalender steht und welche Unterlagen sie benötigen, können sie klug entscheiden, wie viel Zeit sie für die Prüfung der Unterlagen aufwenden wollen. 

2. Bereiten Sie sich auf Ihre Besprechung vor, indem Sie die der Kalendereinladung beigefügte Agenda vor der Besprechung sorgfältig lesen.  

3. Vergewissern Sie sich, dass Ihre Technik, Ihr Internet und Ihre Umgebung in Ordnung sind. 

4. Scheuen Sie sich nicht, um Hilfe zu bitten, wenn Sie sie brauchen, um gut vorbereitet zu sein. 

Was sollte ich nach einem Remote Meeting tun? 

1. Schreiben Sie alles auf, damit Sie wichtige Details behalten und sich daran erinnern können. 

2. Planen Sie Aktionspunkte, nächste Schritte oder ein zukünftiges Treffen. Teilen Sie Dokumente in dem von Ihnen vereinbarten Ablageort (OneDrive, Intranet, …), um sicherzustellen, dass keine Informationen verloren gehen. 

3. Wenn Sie etwas verpasst haben, sehen Sie sich die Videoaufzeichnung noch einmal an. 

Wer sollte zu den Sitzungen eingeladen werden? 

Die DRIs und die hinzugezogenen Personen spielen in den Besprechungen eine Schlüsselrolle. Ein Besprechungs-DRI oder Moderator ist für die Besprechung zuständig. Konsultierte Personen sind diejenigen, deren Meinung eingeholt wird, in der Regel Fachexperten, und mit denen eine wechselseitige Kommunikation stattfindet. Die meisten informierten Personen sollten nicht eingeladen werden, wenn es einen effizienteren Weg gibt, sie einzubeziehen oder Informationen weiterzugeben. Wenn informierte Personen eingeladen werden, weil eine sofortige Abstimmung erforderlich oder eine effektive asynchrone Weitergabe von Informationen nicht möglich ist, sollten sie nicht als wiederkehrende Teilnehmer zu einer Reihe von Sitzungen hinzugefügt werden. 

Wie halten Sie die Teilnehmer in einem Remote Meeting bei Laune? 

1. Lassen Sie Ihr Video immer laufen, weil es für die Teilnehmenden viel interessanter ist. 

2. Fordern Sie Teilnehmer mit ausgeschalteter Kamera dazu auf, ebenfalls die Kamera einzuschalten.  

3. Verwenden Sie die Namen der Teammitglieder, damit sich jeder willkommen und anerkannt fühlt. 

4. Weisen Sie die Teilnehmenden an, ihre Mikrofone stumm zu schalten, um Hintergrundgeräusche zu minimieren und sicherzustellen, dass alle den Redner hören. 

5. Lassen Sie sich von Unterbrechungen nicht entmutigen. Manchmal kommt es bei Remote Meetings zu einer Verzögerung. 

6. Sagen Sie es, sobald Sie merken, dass etwas nicht funktioniert. 

7. Beginnen und beenden Sie Ihre Gespräche pünktlich. 

8. Geben Sie den Teilnehmenden die Möglichkeit, eine andere Person zu bitten, für sie zu sprechen, wenn sie sich nicht trauen, das Wort zu ergreifen. 

Quellen 

• https://www.techsmith.de/blog/asynchrone-kommunikation/ 
• https://handbook.gitlab.com/handbook/company/culture/all-remote/meetings/ 

Fazit 

Als Kind der 1980er wuchs ich mit Post, Telefon, Fax und 56k Modem auf. Per E-Mail zu kommunizieren war noch nicht üblich und Mobiltelefonate noch die Ausnahme. Um synchron mit Personen in anderen Ländern zu kommunizieren, telefonierten wir oder nutzten Messaging-Dienste wie z. B. ICQ. Die Videotelefonie schien das „das große Ziel“ zu sein. In der heutigen Zeit nutzen wir viele unterschiedliche Kommunikationswege wie selbstverständlich. Die technischen Hürden wurden auf ein Minimum reduziert, sodass wir uns nicht mehr mit der Technik, sondern der eigentlichen Kommunikation befassen können. Es ist also an der Zeit, sich darauf zu besinnen, wie wir die wertvolle Kommunikationszeit nutzen. Werden die genannten Kommunikationsprinzipien beachtet, läuft die Kommunikation für alle Beteiligten angenehmer ab und langweilige Meetings können sich so in echte Mehrwerte wandeln.