Die wichtigsten Änderungen im Überblick
Der IBM Passport Advantage Vertrag stellt die wichtigste vertragliche Grundlage für die Beschaffung von IBM Software dar. Das Agreement zwischen IBM und Kunden regelt umfangreich Rechte und Pflichten für den Einsatz von IBM-Software. Darunter fallen beispielsweise Themen wie die Definition des „Unternehmens“, in dem die Programme genutzt werden dürfen, Reportingpflichten des Kunden, Rahmenbedingungen zu zeitlich befristeten Lizenzen und Supportangeboten, Full- und Sub-Capacity-Grundlagen sowie das Prüfungsrecht durch IBM.
Der Passport Advantage Vertrag wurde seitens IBM zuletzt im Februar 2023 von Version 10 auf 11 umfangreich aktualisiert. Nun folgt die nächste Aktualisierung auf Version 12, nach weniger als zwei Jahren.
Für alle Neukunden sind die Änderungen bereits ab dem 01.08.2024 wirksam. Für bestehende IBM Kunden wird die neue Version des Vertrags ab dem 01.11.2024 gültig, sobald neue Transaktionen getätigt oder bestehende Cloud-Dienste über den 01.11.2024 hinaus weiterhin genutzt werden. Da die neue Version des Passport Advantage Vertrags Änderungen enthält, die für alle IBM-Software-Kunden relevant sind, haben wir nachfolgend die wichtigsten Punkte zusammengetragen, die Auswirkungen auf das vertragskonforme Lizenzmanagement Ihrer IBM-Produkte haben.
Die wichtigsten Änderungen und deren Auswirkungen
(Entsprechend den Ziffern im Passport Advantage Vertrag)
4.1 Lizenzüberprüfung
a) Die aktualisierte Formulierung im neuen Passport Advantage Vertrag konkretisiert die Pflicht, die Nutzung aller IBM-Programme zu dokumentieren. IBM stellt klar, dass jeder Kunde die Nutzung mindestens einmal jährlich schriftlich dokumentieren und diese Dokumentation analog zur Sub-Capacity-Lizenzierung für zwei Jahre aufbewahren muss. Zudem verlinkt IBM nun das Dokument „Lizenzüberprüfung – Jährliche Berichterstattung“ als Vorlage. Diese ist gleichzeitig auch die Mindestanforderung für das Reporting.
b) Die Formulierung „IBM wird sich bemühen, den Geschäftsbetrieb des Kunden dabei so wenig wie möglich zu beeinträchtigen“ wird durch „Die Prüfung wird in einer Weise durchgeführt, die den Geschäftsbetrieb des Kunden so wenig wie möglich stört“ ersetzt und schafft so mehr Verbindlichkeit für Kunden, dass der reibungslose Geschäftsablauf stets Vorrang vor den Aktivitäten einer Lizenzüberprüfung hat.
8. Allgemeines
g) IBM wird alle Änderungen zum Passport Advantage Vertrag nun auch zusätzlich zur Ansicht auf der IBM Terms Website im Passport Advantage Portal der Kunden zur Verfügung stellen.
Um so wichtiger ist es, sicherzustellen, dass der Primary Contact als Hauptansprechpartner und die Zugriffe auf das Passport Advantage Online Portal regelmäßig geprüft und bei Bedarf aktualisiert werden. Nur so kann gewährleistet werden, dass kundenseitig zu jeder Zeit Zugriff auf alle relevanten Informationen besteht.
9. Programmlizenzen
b) IBM hat einen Passus ergänzt, der dem Kunden vertraglich das Recht einräumt, bei Unzufriedenheit mit einem neu erworbenen Programm dieses innerhalb von 30 Tagen nach Erwerbsdatum zurückzugeben: “Ist der Kunde mit einem Programm aus irgendeinem Grund unzufrieden, kann er die Lizenz kündigen, indem er das Programm und den Berechtigungsnachweis innerhalb von 30 Tagen nach dem ersten Erwerbsdatum des Programms an IBM oder den autorisierten IBM Business Partner zurücksendet und sich den bereits entrichteten Betrag erstatten lässt.”
c) Aktualisierung der Formulierung zur Weiternutzung bestehender Software-Installationen mit Trade-up-Lizenzen: Deckt die Trade-Up-Lizenz die weitere Nutzung des ersetzten Programms ab, dürfen bereits bestehende Installationen unter der neuen Trade-Up Lizenz weiter genutzt werden.
Die vorherige Formulierung war dahingehend interpretierbar, dass die ursprünglich bestehenden Installationen des ersetzten Programms deinstalliert werden müssen.
9.2 Full-Capacity- und Sub-Capacity-Lizenzierung
a) Erweiterung der Definition der Full-Capacity-Lizenzierung um die Klarstellung, dass alle Prozessorkerne eines physischen Systems für die Bewertung herangezogen werden müssen, unabhängig davon, „… ob die Kapazität des Prozessorkerns durch Virtualisierungstechnologien, Betriebssystembefehle, BIOS-Einstellungen oder vergleichbare Beschränkungen begrenzt werden kann.“
Diese Formulierung war durch IBM bereits in den Definitionen zu Full- und Sub-Capacity verankert. Nun wurde sie im Passport Advantage Vertrag angeglichen, um sicherzustellen, dass durch die bisher unterschiedlichen Formulierungen keine abweichenden Interpretationsspielräume bestehen.
9.2.2 Verpflichtung des Kunden zur Berichtserstellung
d) Die Anforderungen für die Berichtserstellung im Rahmen der Full-Capacity-Lizenzierung wurden um die Formulierung „… jeden Bericht und die Bereitstellungsdaten, die zur Identifizierung des verwendeten berechtigten Produkts und der damit verbundenen Full Capacity der vom berechtigten Produkt bereitgestellten oder verwalteten Server verwendet werden, mindestens 2 Jahre lang aufbewahren.“ erweitert.
Das Erstellen von Reports zu den genutzten Ressourcen (Server- / Prozessor- / Core-Konfiguration) ist somit nicht mehr ausreichend. Zusätzlich zu den bisher geforderten Daten müssen zukünftig auch die die produktspezifischen Bereitstellungsdaten (Produkt / Version / Edition) erfasst und in den Bericht aufgenommen werden.
12.2 Nutzung und Verlängerung von Support-Angeboten
c) Erweiterung der von IBM geforderten Nachweise für den Fall, dass Kunden zukünftig eine Reduzierung der Menge eines unter Wartung stehendes IBM-Programms anstreben. Dies betrifft Programme, die nach Sub-Capacity- oder Container-Lizenzbedingungen genutzt wird.
Werden die Nutzungsmengen bei Wartungsverlängerungen reduziert, ist es zukünftig erforderlich, einen Report der letzten 90 Tage aus dem ILMT oder dem License Service Tool an IBM zu übermitteln. Dieser muss bestätigen, dass die angestrebte Reduzierung der Mengen der tatsächlichen Nutzung entspricht.
Dies muss bis spätestens 30 Tage vor Ablauf des aktuellen Wartungsintervalls erfolgen, da IBM ansonsten auf die Verlängerung der vollständigen Menge besteht.
Neben den oben aufgeführten Änderungen, die vor allem für das IBM Lizenzmanagement relevant sind, wurde der Vertrag erneut neu strukturiert und enthält zusätzlich Änderungen in den Bereichen Steuern, Haftung, Datenverarbeitung sowie den länderspezifischen Bedingungen. Wir empfehlen allen Kunden, diese neu formulierten Bedingungen mit den entsprechend intern zuständigen Ansprechpartnern (bspw. Finanz-, Rechts-, Datenschutzabteilung) zu prüfen, um ein gemeinsames Verständnis für die zukünftig gültigen Bedingungen zu schaffen.
Die nun von IBM eingeforderte, intensivere Überwachung der Nutzung von IBM Software erhöht zwar initial den Aufwand der Produktverantwortlichen sowie im Lizenzmanagement, sich mit dem effektiven Einsatz der Programme auseinanderzusetzen, kann aber langfristig eine Reihe von positiven Ergebnissen nach sich ziehen:
- Optimierung der Nutzung vorhandener Lizenzen
- Verbesserung von Beschaffungs- und Wartungsverlängerungsprozessen durch höhere Transparenz
- Vermeidung von Kosten für nicht genutzte Software-Lizenzen
- Reduzierung von Compliance- und Auditrisiken
- Potenzielle Verringerung der Frequenz vollumfänglicher Audits, wenn auf IBM Anfragen kurzfristig die korrekte Nutzung der Lizenzen nachgewiesen werden kann
FAZIT:
IBM weitet mit dem neuen Passport Advantage Vertrag erneut die Anforderungen an Kunden aus, die Nutzung aller IBM-Produkte zu überwachen, in fest definierten Intervallen Reports zu erstellen und diese 2 Jahre aufzubewahren.
Zurzeit stellt IBM im Gegenzug jedoch nur für einen Teil der Produkte eine offizielle Methodik zur Verfügung, in der transparent definiert wird, welche Daten zur vollumfänglichen Bewertung erhoben werden müssen. Somit ist es für viele Kunden herausfordernd, zu definieren, welche Daten notwendig sind, um die aktuelle Lizenznutzung umfassend zu dokumentieren.
Auf Grund dieses Umstands prüfen und dokumentieren Kunden die Nutzung Ihrer IBM-Software oft zu selten intern, was häufig Audit-Risiken oder gar empfindliche Nachzahlungen nach sich zieht.
Richtig umgesetzt bringt das Vertragsupdate aber auch Positives mit sich: Vorhandene Lizenzen werden optimiert genutzt und die Kosten durch Überlizenzierung oder Compliance-Probleme sinken rapide.
Wichtig ist, dass Unternehmen sich zeitnah auf die Änderungen einstellen und rechtzeitig Vorbereitungen treffen, um für die Umstellung ab dem 1. November gewappnet zu sein.
Quellen:
IBM Passport Advantage Vertrag:
https://www.ibm.com/support/customer/csol/terms/?ref=Z125-5831-12-08-2024-zz-de
Passport Advantage 12 Agreement FAQs:
https://public.dhe.ibm.com/software/passportadvantage/PA_Agreements/Passport_Advantage_Passport_Advantage_Express_V12_FAQs.pdf
Passport Advantage 12 Announcement Letter:
https://www.ibm.com/docs/en/announcements/revised-agreements-international-passport-advantage-agreement-international-passport-advantage-express-agreemen?region=US