Personalmangel, komplexe IT-Systeme und zeitaufwändige Dokumentation – der Alltag in deutschen Kliniken ist geprägt von Herausforderungen, die nicht nur Ressourcen binden, sondern auch die Versorgung der Patientinnen und Patienten beeinträchtigen können. Eine vielversprechende Antwort auf diese Probleme bietet Robotic Process Automation (RPA).
Was ist RPA – und warum ist die Technologie im Gesundheitswesen so relevant?
RPA bezeichnet den Einsatz von Software-Bots, die regelbasierte, repetitive Aufgaben automatisiert ausführen. Bots können sowohl vollkommen autonom in der Dunkelverarbeitung, aber auch im Zusammenspiel mit Mitarbeitenden eingesetzt werden, falls während der Prozessausführung fachlicher Input von Nöten ist. Anders als klassische Automatisierungslösungen benötigen RPA-Bots keine tiefgreifenden Systemintegrationen, sie arbeiten direkt auf der Benutzeroberfläche bestehender Anwendungen. Das macht sie besonders attraktiv für Krankenhäuser, deren IT-Landschaft oft historisch gewachsen und wenig standardisiert ist.
Typische Einsatzfelder im Krankenhaus: Entlastung dort, wo es zählt
Die Anwendungsbereiche von RPA in Kliniken sind vielfältig: Abhängig von der genutzten Systemlandschaft unterstützt die Technologie unter anderem bei folgenden Prozessen:
- Pflege & Medizin: Automatisierte Erstellung von Stationslisten oder Arztbriefen schafft Freiräume für patientennahe Tätigkeiten.
- Medizincontrolling: Unterstützung bei MD-Prüfungen, automatisiertes Berichtswesen oder die monatliche PPUG-Meldung ans InEK.
- Patientenverwaltung: Automatisierung der §301-Kommunikation, Abrechnungen, Übernahme von Informationen zwischen nicht integrierten Systemen.
Unterstützungsprozesse: Automatisches Ausfüllen von Formularen, E-Mail-Versand oder RPA-gestütztes Testen von Anwendungen. Basierend auf der individuellen Prozesslandschaft und den spezifischen Anforderungen einer Klinik, lassen sich weitere Anwendungsfälle identifizieren und erfolgreich automatisieren.
Mehr Effizienz, weniger Fehler – konkrete Vorteile von RPA
- Zeitersparnis durch Wegfall manueller Tätigkeiten
- Fehlerreduktion durch standardisierte Abläufe
- Skalierbarkeit ohne zusätzliche personelle Ressourcen
- Schnelle Implementierung ohne tiefgreifende Systemeingriffe
Prozessautomatisierung im Gesundheitswesen – Ausblick und Trends
Ein besonders wirkungsvoller Trend ist die Kombination von RPA mit Intelligent Document Processing (IDP). Während RPA strukturierte, regelbasierte Aufgaben automatisiert, erweitert IDP die Automatisierung auf unstrukturiertere Inhalte. Mit Hilfe von Technologien wie OCR (Optical Character Recognition) und KI-gestützter Texterkennung kann IDP Informationen aus Dokumenten wie Arztbriefen, Laborberichten oder Patientenakten extrahieren, klassifizieren und in strukturierte Daten umwandeln. Diese Daten werden anschließend von RPA weiterverarbeitet, z. B. zur automatisierten Befüllung von Patientenakten oder zur Weiterleitung an Abrechnungssysteme. So entsteht ein durchgängiger, medienbruchfreier Workflow, der manuelle Eingriffe deutlich reduziert.
RPA ist ein leistungsstarkes Werkzeug zur Automatisierung strukturierter, regelbasierter Prozesse – doch es ist keine künstliche Intelligenz. Sobald Prozesse komplexer werden, etwa durch unstrukturierte Daten oder kontextabhängige Entscheidungen, stößt RPA allein an Grenzen. Hier kommt KI ins Spiel: Sie hebt RPA auf das nächste Level, indem sie z. B. Fließtexte analysiert,, Inhalte interpretiert oder Zusammenhänge erkennt. In Kombination ermöglichen RPA und KI eine intelligente Automatisierung – etwa bei der Verarbeitung von E-Mails, der Klassifikation von Dokumenten oder der Unterstützung von Backoffice-Tätigkeiten. So entstehen dynamische, lernfähige Prozesse, die weit über klassische Automatisierung hinausgehen.
Fazit: RPA als Baustein einer zukunftsfähigen Klinik-IT
RPA ist kein Allheilmittel – aber ein wirkungsvoller Hebel, um Mitarbeitende zu entlasten, die Fehlerquote zu minimieren und Prozesse effizienter zu gestalten. Gerade im Gesundheitswesen, wo Zeit und Qualität entscheidend sind, kann der digitale Assistent einen echten Unterschied machen.