Projekt Portfolio Management: Der Schlüssel zu besseren Entscheidungen

Wenn Unternehmen etwas aus der aktuellenv Krise mitnehmen können, dann dass sie zukünftig besser für Krisensituationen aufgestellt sein müssen. Im Unternehmenskontext bedeuten Krisen in erster Linie, knapper werdende Ressourcen und nicht abschätzbare Risiken klug zu managen, sowie auf die richtigen Projekte zu setzen. Doch wie entscheidet man sich für die „richtigen“ Projekte?

Eine Maßnahme zur Unterstützung der Entscheidungsfindung kann die Einführung des Projekt Portfolio Managements (PPM) sein. Im Gegensatz zum Projektmanagement, welches sich auf einzelne Projekte bezieht, betrachtet PPM das gesamte Portfolio von Projekten. Ziel ist es entscheiden zu können, welche Vorhaben priorisiert werden und ob sie zum Portfolio hinzugefügt oder daraus entfernt werden sollen. Zudem sollten Projekte mittel- und langfristig zur Umsetzung der Unternehmensstrategie auf ein gemeinsames Ziel ausgerichtet werden, um die Wettbewerbsfähigkeit zu sichern. ¹

Optimale Umgebung für ein schlankes PPM

Voraussetzungen für die Einführung von PPM ist ein einheitliches Projektmanagement und ein Projektmanagementprozess, welcher eine Übersicht aller Projekte eines Unternehmens inklusive der Inhalte, Ziele und weiterer Parameter gewährleistet. Hierbei unterstützen einheitliche Tools beispielsweise zur Planung und zur Steuerung von Ressourcen und Risken.

Auswahl und Einführung müssen abgestimmt sein

Es gibt zahlreiche IT-gestützte Projektmanagement- und PPM-Tools auf dem Markt. Diverse Unternehmen haben mehrere eigenständige und auch parallel verwendete Tools für die Verfolgung von Projekten. Wenn es um die Auswahl geeigneter Tools geht, zeichnen sich seit geraumer Zeit zwei Trends ab: Zum einen die Vereinfachung in Form von Reduzierung auf zum Beispiel Dokumententemplates und zum anderen eine starke Modularisierung mit einem „Netzwerk vieler kleiner Helfer“. Der Vorteil modular aufgebauter Lösungen liegt darin, dass unterschiedliche Funktionalitäten in verschiedenen Ausbaustufen nutzbar und miteinander kombinierbar sind. Damit ist nicht nur der Funktionsumfang skalierbar, sondern auch das Lizenzierungsmodell und die Kosten. ² Ein modular aufgebauter Anbieter ist beispielsweise die ServiceNow Plattform, welche von etwa 80 Prozent der Fortune-500-Unternehmen in irgendeiner Form eingesetzt wird. ³

ServiceNow

Die cloudbasierte Plattform von ServiceNow automatisiert, digitalisiert und optimiert Geschäftsprozesse in allen Geschäftsbereichen. ServiceNow kann beispielsweise den gesamten Weg, den ein Mitarbeiter im Unternehmen durchläuft, von der Einstellung über die Einrichtung seines Arbeitsplatzes, bis hin zur Gehaltsabrechnung managen. Die Anwendung ist demnach eine Plattform, die verschiedene IT-Systeme durchgängig auf einer einheitlichen Oberfläche miteinander verbindet. ⁴

Neben IT Service Management und Customer Service Management verfügt die Plattform über sieben weitere Module, wovon IT Business Management unter anderem das Project Portfolio enthält. Sobald ein neues Projekt genehmigt ist, wird dies unter Verwendung des Project Lifecycle Prozesses verwaltet. Der Project Lifecycle Prozess bietet eine konsistente Methode zur Verwaltung von Projekten, die auf Projektmanagement-Standards und Best Practices basieren. ServiceNow unterstützt den Projektlebenszyklus, indem es Projektinformationen wie Status, wichtige Teammitglieder, den Projektzeitplan und den allgemeinen Projektzustand während der Ausführung verfolgt. ⁵

Folgende Bereiche unterstützen von der Idee bis zur Projektrealisierung über den gesamten Zyklus hinweg:

Agile Development	Ermöglicht die Integration von Scrum, agile Teams und hybride Entwicklungsmethoden.
Demand Management	Identifizierung, Priorisierung und Autorisierung von IT-Verbesserungsideen.
Projekt Management	Initiieren, Planen und Ausführen von Projekten.
Portfolio Management	Gruppierung und Verwaltung zusammenhängender Programme, Projekte und Anforderungen als übergeordnete Portfolios.
Programm Management	Verwaltung eng zusammenhängender Projekte und Anforderungen als einzelne Programme.
Ressourcen Management	Verteilung von Ressourcen auf Projekte und Aufrechterhaltung ihrer Verfügbarkeit, zur effektiven Personalzuteilung und Transparenz bezüglich der Ressourcen.
Time Tracking	Verfolgung der Kosten für jede Aufgabe innerhalb von ServiceNow ITBM durch Aufzeichnung der dafür aufgewendeten Arbeitszeit.
Test Management	Nachverfolgung von manuellen Software-Testaufwänden zur schnelleren Bereitstellung qualitativ hochwertiger Services unter Nutzung des UAT-Frameworks (User Acceptance Test).
Financial Planning	Zum Erstellen einer Finanzierungsplanung auf Grundlage strategischer Ziele, Portfolios und Business Services von oben nach unten bis auf die Ebene von Arbeitspaketen. ⁶

Das ServiceNow Modul für IT Business Management bietet vor allem die Möglichkeit, wichtige Investitionsdaten auf einfache Weise einheitlich zu erfassen und die Aggregation, Präsentation und Informationsverteilung an verschiedene Gruppen zu steuern. Dies verbessert die Fähigkeit der Organisationen, ihr Projektportfolio optimal an den Unternehmenszielen auszurichten und senkt gleichzeitig den gesamten Verwaltungsaufwand für PMOs und Projektmanager.

Fazit

Die richtige Aufstellung im Projekt- und Portfoliomanagement kann kurz- bis mittelfristig über die Wettbewerbs- und damit Überlebensfähigkeit eines Unternehmens entscheiden. Vor allem die Transparenz über alle Projekte und deren Auswirkung auf parallellaufende Kampagnen, sowie die strategische Ausrichtung des Unternehmens spricht für die Etablierung von PPM.

Im Studienbericht „Multiprojektmanagement in der Corona-Krise“ wurde eine Umfrage unter deutschen Unternehmen durchgeführt. Diese zeigt, dass sich bereits etablierte Prozesse des Projekt Portfolio Managements als überwiegend resilient und anpassungsfähig an die geänderten Rahmenbedingungen erwiesen haben. ⁷

Um in Zukunft also besser gewappnet zu sein, bedarf es an Transparenz und Anpassungsfähigkeit. Einmal mehr in Krisenzeiten, aber auch darüber hinaus während des normal laufenden Betriebs.