Janine Pfau IT-Tools sind aus Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Werden sie nicht ihrem Zweck entsprechend eingeführt oder unstrukturiert genutzt, entstehen Konflikte. Das Resultat: schlecht organisierte Kommunikationskanäle, sich wiederholende Arbeiten, die manuell erledigt werden; in Summe alles Zeitfresser. Zeit wird häufig deshalb gebunden, weil Möglichkeiten und Funktionen der Lösungen nicht bekannt sind oder es keine vorgegebene Ablagestruktur gibt. Kurzum: Es werden Kapazitäten und Ressourcen allokiert, die an anderen Stellen fehlen.
Doch was hat das mit Prozessmanagement zu tun?
Eine Softwarelösung einzuführen, ist das eine. Die passende fürs Unternehmen zu finden, ist jedoch etwas anderes. Ein Tool so zu nutzen, dass es sich für das Unternehmen, die Arbeitsabläufe und den Arbeitsstil eignet, ist ein komplexes Thema, das die Basis in den eigenen Prozessen findet.
Handelt es sich hierbei dann nicht um ein Adoption-Thema?
Nur bedingt, denn auch für eine Adoption müssen die Prozesse bekannt sein. Wird an einer Stelle im System eine Anpassung vorgenommen, kann dies Auswirkungen auf andere Systeme und Prozesse haben.
Im Prozessmanagement betrachtet man das Unternehmen im Ist-Zustand. Was sind die Arbeitsweisen? Wie wird kommuniziert? Wo gibt es Schnittstellen? Was wird dokumentiert oder berichtet? Und wo wird etwas verwahrt? Wichtig ist es, in Gesprächen sowohl mit Betroffenen als auch mit dem Management, die Vision und Mission des Unternehmens zu erfragen. Das Identifizieren von Schwachstellen und Optimierungspotentialen sowie das Entwickeln von Soll-Prozessen, die zur Unternehmensinfrastruktur passen, werden hierbei aufgenommen. Im Output wird eine übersichtliche Prozesslandkarte nebst Prozessbildern und Steckbriefen generiert, mit denen Transparenz geschaffen wird. Des Weiteren werden ein Konzept zum weiteren Vorgehen sowie ein Maßnahmenplan für die Umsetzung entwickelt.
Was genau ist eine Prozesslandkarte?
Die Prozesslandkarte ist eine grafische Übersicht der Unternehmensstruktur. Sie ist gegliedert in Führungs-, Kern- und Supportprozessen und dient dazu, die einzelnen Geschäftsprozesse in die Prozesslandschaft des Unternehmens einzuordnen und voneinander abzugrenzen. Schnittstellen können identifiziert und Abhängigkeiten dargestellt werden.
Eine Prozesslandkarte ist wertvoll für Unternehmen, da diese in vielerlei Hinsicht nutzbar ist. Sie kann z.B. für den Aufbau eines Qualitätsmanagement-Handbuchs, für Zertifizierungen oder Re-Strukturierungen genutzt werden. Sie dient außerdem der Hilfestellung für Dienstleister der Organisation und Infrastruktur. Ein vollumfänglicher Blick auf das Unternehmen soll hersteller- und technikneutral erfolgen. Man könnte Prozessmanagement auch als Support-Tool für Software-Komponenten sehen, für Kunden, die ihren Weg noch nicht gefunden haben.
Prozessmanagement – Ein Investment in die Zukunft!
Ein Szenario:
Ein Unternehmen, tätig in Produktion und Handel, ist schnell gewachsen und hat diverse weitere Unternehmen hinzugekauft. Die Organisation wurde allerdings nie angepasst und die hinzugekommen Unternehmen nicht vollständig integriert. Dadurch sind viele händische Arbeiten und Laufwege entstanden. Eine Neuanschaffung zusätzlicher Software wurde ausgeschlossen, man möchte zunächst sehen, wie weit man mit den vorhandenen Mitteln kommt, denn es hat ja alles Geld gekostet.
Folgende Fehler sind bekannt und führen zu einer angespannten Stimmung im Kollegium und mit Kunden:
- Erfassung falscher Telefonnummern und falscher Ansprechpartner
- Doppelte Kundenanlage
- Falsche Produkte
- Falscher Preis
- Ein zugesagter Liefertermin wird nicht eingehalten.
- Hohe Wegezeiten
- Aufwendige Kommunikation
- Verzögerung des Versands
- …
Der Prozess im Ist-Zustand:
Die Optimierung:
Was wurde gemacht?
Es wurde ein Team aus Betroffenen zusammengestellt, mit dem die Ist-Prozesse durchgegangen wurden. Es wurden Analysen wie z.B. MUDA (Verschwendung, sinnlose Tätigkeiten), Zeitauswertung und Regelkarte durchgeführt. Außerdem wurde ein Maßnahmenplan erstellt und passende Kolleg:innen zur Anpassung der technischen Lösungen eingebunden. In einem Adoption-/Change-Prozess wurde mit dem Management und dem Kollegium am Thema Kommunikation gearbeitet und zudem Super-User integriert, die das Training in ihren Abteilungen vollziehen.
Ergebnis
Schlussendlich konnten die Fehlerquellen minimiert werden. So erhält der Kunde das gewünschte Produkt zum vereinbarten Liefertermin, die Wegezeiten wurden reduziert und Ressourcen freigesetzt: Mehr Produktivität, mehr Umsatz, zufriedenere Kunden. In einem weiteren Schritt wurde die Einführung eines ERP-Systems vorgenommen, um bisher genutzte Excel-Lösungen zur Warenwirtschaft zu professionalisieren und in der Handhabung zu optimieren.
Fazit
Prozessmanagement ist ein Werkzeug, das in vielerlei Hinsicht einsetzbar ist: Vorgelagert für Systemeinführungen, bei Systemoptimierungen aber auch bei Themen wie Business Continuity Management, RPA (Robotic Process Automation), Process Mining oder Security ist Prozessmanagement ein wichtiger Wegbegleiter.