Software-Lifecycle – Was oft vergessen wird

Wer kennt sie nicht, die „oft zitierten“ Software-Lifecycle-Prozesse, die von vielen Consultant als „Allheilmittel“ für sämtliche Softwarethemen proklamiert werden. Was aber sind denn diese Software-Lifecycle-Prozesse? An dieser Stelle beginnt bereits die unterschiedliche Wahrnehmung vieler Personen.

Beginnend mit der Frage, wie viele Prozesse es denn generell gibt, die es umzusetzen gilt. Viele Consultants schwören auf vier Prozesse – Beschaffung, Deployment, Change und Ausmusterung – andere wiederum gehen von drei Prozessen aus – Beschaffung, Deployment und Ausmusterung – welche die Lösung für eine optimale Wertschöpfung darstellen sollen.

Welche Prozesse sind aber die richtigen?

Die Antwort auf die Frage nach den richtigen Prozessen kann nur sein: Es kommt darauf an! So existieren viele Faktoren, die es zu betrachten gilt. Gesichtspunkte, wie z.B. Umsetzbarkeit, Akzeptanz unter den Prozessbeteiligten, Unterstützung/Support der Prozesse durch die Geschäftsleitung, Unternehmenskultur – Diese Liste ist an dieser Stelle beliebig erweiterbar. Die kardinalen Fragen in der Prozessmodellierung liegen nicht darin, eine möglichst hohe Komplexität zu erzeugen. Vielmehr kommt es darauf an, klare Abgrenzungen zu den Folgeprozessen zu schaffen und dadurch für Klarheit innerhalb der Bearbeitung zu sorgen. Es ist zu klären, wo der Vorgängerprozess aufhört, und der Folgeprozess beginnt.

Was ist jetzt zu tun?

Der richtige Weg kann nur sein, dass die jeweiligen Kernprozesse (Beschaffung, Deployment, Change und Ausmusterung) separat für sich betrachtet werden müssen. Diese Untersuchung sollte allerdings nicht aus der Perspektive, wie der Prozess aufgebaut sein sollte und/oder, ob es dazu eine ausführliche Beschreibung (Ablaufpläne/Diagramme) sowie eine Prozess Visualisierung gibt, stattfinden. Vielmehr wird die Fragestellung fokussiert, die sich damit beschäftigt, wie komplex jeder einzelne Prozess aufgebaut sein soll. Die Erfahrung lehrt immer wieder, dass die größte Wertschöpfung in der Einfachheit liegt.

Aber was bedeutet „Einfachheit“? Nun, je einfacher ein Prozess zu verstehen und einzuhalten ist, umso höher die Wahrscheinlichkeit, dass die Akzeptanz innerhalb der am Prozess beteiligten Beschäftigten positiv ausfällt. Dies wiederum führt zu einer Reduzierung der Fehlerquellen innerhalb der „nicht automatisierten“ Bereiche des Prozesses, ergo zu einer größeren Wertschöpfung.

Ein möglicher Lösungsansatz kann sein, jeden Grundprozess komplett zu modellieren, diesen aber in viele kleinere logische „Unter“-Prozesse zu unterteilen. Ein Beispiel dafür ist der Teil „Rechnungsfreigabe“ – also der Zahllauf aus Sicht der Buchhaltung. Dieser Teilprozess kann unabhängig vom weiteren Verlauf der Beschaffung/Folgeprojekte bearbeitet werden. Wenn beispielsweise eine Softwarelieferung angekommen ist, muss der Folgeprozess (Deployment/Installation) nicht durch eine Rechnungsprüfung und -zahlung behindert werden. Der Vorteil daraus ist, dass der Anfordernde früher seine Arbeit mit dem Softwareprodukt aufnehmen und für Produktivität sorgen kann.

Einflussfaktoren zu Software-Lifecycle-Prozessen

Einer der wichtigsten Faktoren für eine optimierte Wertschöpfung innerhalb der Software-Lifecycle-Prozesse ist das Zusammenspiel aller entwickelten Prozesse. Wenn die Abgrenzungen zu Folgeprozessen eher schwammig formuliert oder entwickelt sind, führt das zwangsläufig zu einem schlechteren Output. Daraus resultiert sehr oft eine Unzufriedenheit unter den Prozessbeteiligten, was zum Schluss darin enden kann, dass der Prozess nicht vollständig eingehalten oder gar boykottiert wird. Dies macht eine Wertschöpfung nahezu nicht messbar und belastet eine positive Unternehmenskultur.

Vorgehensweise für ein nachhaltigeres Software Asset Management (SAM)

Zu Beginn muss ein klares Ziel – Umfang, Zeit, Finanzen, etc. – definiert werden, welches mit gezielten Schritten erreicht werden soll. Wichtige Stationen für ein funktionierendes Software Asset Management sind Analysen der aktuellen IST-Situation der Software (Compliance-Analyse oder auch Selbst-Audit). Darauffolgend kann die Einführung einer unterstützenden SAM-Tool-Lösung geplant und umgesetzt werden. Parallel dazu sollten die Software-Lifecycle-Prozesse analysiert und ggf. überarbeitet oder neu erstellt werden, sofern diese noch nicht vorhanden sind. Diese Überarbeitung muss zwingend mit den Anforderungen an eine Lizenzmanagement-Lösung (das Tool) abgestimmt sein, um mögliche Fehlerquellen zu vermeiden und die Voraussetzungen der favorisierten Lösung entsprechend zu erfüllen. Sämtliche Ergebnisse aus den Compliance-Analysen können direkt in das Tool überführt werden. Dadurch erreicht man die Befüllung mit validierten Daten.

Lizenzmanagement-Tool

Mit der Einführung eines Lizenzmanagement-Tools beginnen die Anforderungen an die Prozesse. Hierbei sind sowohl die Toolinternen Prozesse als auch die Software-Lifecycle-Prozesse gemeint. Diese müssen miteinander im Einklang stehen, um ein nachhaltiges und wertschöpfendes Lizenzmanagement zu betreiben. Sehr oft wird die Meinung vertreten, dass ein Lizenzmanagement-Tool als „Allheilmittel“ für die Compliance, Transparenz und Kostenoptimierung ist. Ist dem denn auch so? JA – ABER!!! Dies gilt nur, wenn sämtliche Prozesse (Tool-intern als auch SAM-Prozesse) aufeinander abgestimmt und optimiert sind. Ferner müssen diese von allen Prozessbeteiligten gelebt werden UND von einer verantwortlichen Rolle kontinuierlich überwacht und optimiert werden. Hierbei ist die Rolle des Lizenzmanagements (als Person) gemeint. Ein Tool ist lediglich ein Vehikel, welches eine solide Basis für ein nachhaltiges Lizenzmanagement liefert. Die individuelle Arbeit dahinter muss selbstverständlich jedes Unternehmen auf seine eigenen Bedürfnisse und Ziele anpassen und umsetzen.

Fazit

Um ein nachhaltiges Software Asset Management zu betreiben, ist die Einführung eines Lizenzmanagement-Tools nicht ausreichend. Es gibt eine Reihe an Faktoren, die einen massiven Einfluss auf das Ergebnis und die Compliance nehmen können. Beginnend mit einer abgestimmten Zieldefinition, der Einführung oder Anpassung von Prozessen und deren kontinuierlichen Verbesserungen bis zur Einführung eines Lizenzmanagements (mit oder ohne eines hochprofessionellen Tools) müssen sämtliche Abläufe aufeinander abgestimmt sein. Durch Software Asset Management erreicht man eine hohe Transparenz über die Software-Kosten, die wiederum Optimierungen sowie Einsparpotenziale aufzeigen. Eine Auditsicherheit durch Sicherstellung der Compliance ergibt sich letzten Endes von selbst.