Stella Burkholz Checkliste für einen erfolgreichen digitalen Wandel
Onlinehandel, Internet der Dinge und Industrie 4.0 – digitale Prozesse sind aus der Wirtschaft kaum noch wegzudenken. Um dieses Potential nutzbar zu machen, ist ein digitaler Wandel unerlässlich. Da eine Digitalisierung auch immer Kosten mit sich bringt, sollte dieser Schritt und die damit verbundene Investition gut durchdacht werden.
Um dies zu veranschaulichen, zeigt dieser Blogartikel beispielhaft, wie die Einführung einer ERP-Software in einem mittelständischem Unternehmen ablaufen kann, um die Prozessabläufe einzelner Abteilungen lückenlos zu verknüpfen und damit Arbeitsabläufe und somit auch Kosten zu optimieren. Für die Entscheidungsfindung der Firma haben sich nachfolgende Punkte als hilfreich erwiesen:
Anpassung der unternehmensinternen IT-Infrastruktur und Prozesse
Anpassungen der unternehmensinternen IT-Infrastruktur ziehen auch immer eine Weiterentwicklung der Prozesse mit sich. Prozessanpassungen sind dabei in einem weiten Feld möglich und können sowohl den Weg zum papierlosen Büro als auch die Implementierung einer digitalen Belegerkennung beinhalten.
Somit stellt sich die Frage, welche Prozesse und Abteilungen im Unternehmen bei einer Umstellung der digitalen Infrastruktur mit einbezogen werden. Dazu sollte geklärt sein, ob diese Prozesse optimierbar sind und welches Kernziel mit dem Projekt verfolgt wird. Hierbei ist es wichtig, die komplette Prozesskette, die digitalisiert werden soll, zu betrachten und die angestrebte Umstrukturierung in den Abteilungen zu dokumentieren. Nur so wird klar ersichtlich, welche Abteilungen und Prozesse und somit auch welche Mitarbeitenden betroffen sind.
Verantwortlichkeiten: Ansprechpartner und Key-User: innen
Aber wer ist nun zuständig, diese wichtigen Informationen zusammen zu tragen und den Prozessablauf pro Abteilung zu prüfen? Hier gilt es Ansprechpartner bzw. Key-User:innen zu benennen, die ihre Abteilungen vertreten und ihr Wissen einfließen lassen. Sie vermitteln die Bedürfnisse des Unternehmens z.B. an einen geeigneten Dienstleister und kommunizieren Ergebnisse und umgesetzte Lösungen wieder zurück in die Fachabteilungen. Darüber hinaus sollten Sie in jedem Projekt für ein entsprechendes Projektmanagement sorgen und Entscheidungskompetenz festhalten.
Integration bestehender Systeme und Schnittstellen
Davonausgehend, dass bereits eine Digitalisierung stattgefunden hat, stellt sich die nächste Frage: Welche bestehenden Systeme oder Schnittstellen zu vorgelagerten Systemen, Dienstleistern, und Drittanbieteranwendungen müssen an die neue Struktur angebunden werden? Müssen für die Anbindung vielleicht auch noch Daten aufbereitet werden oder gilt es eventuell Daten für die neue IT-Infrastruktur zu qualifizieren?
Zeitlicher Rahmen für die Projektumsetzung
Für ein erfolgreiches Projekt sollten sich die Key-User:innen mit ihrem prozess- und abteilungsspezifischen Wissen einbringen. Die zeitliche Auslastung der Mitarbeitenden sollte daher dringend berücksichtigt werden. Das Testen der auf das Unternehmen zugeschnittenen Umsetzungen nimmt sehr viel Zeit in Anspruch. Somit ist es notwendig, bereits zu Beginn dem IT-Dienstleister einen gewünschten Zeithorizont bzw. Start-Termin zu nennen, damit die Machbarkeit geprüft werden kann.
Mitarbeiterakzeptanz im Fokus
Um eine möglichst hohe Akzeptanz im Unternehmen sicherstellen zu können, sollte frühzeitig eine Strategie zur Einführung der neuen IT-Umsetzungen festgelegt werden. Dabei muss hinterfragt werden, ob dieser Vorbereitungsprozess durch eine interne Abteilung des Unternehmens vollzogen werden kann oder eine außenstehende Kraft von Nöten ist. Diese Überlegungen sind notwendig, damit das Digitalisierung-Projekt nicht unnötig finanzielle Mittel verschlingt und auch in den Köpfen der Mitarbeitenden ein Erfolg wird.
Checkliste: Digitalisierung im Unternehmen
- Welche Prozesse sollen abgebildet werden, gibt es Optimierungs-Spielraum und was ist das Kernziel des Projektes?
- Welche Abteilungen sind durch die Veränderung betroffen?
- Wer ist jeweils Ansprechpartner für die betroffenen Abteilung und wer trägt die Gesamtverantwortung?
- Welche Schnittstellen werden benötigt?
- Müssen Daten aufbereitet werden?
- Wie viel Zeit haben die Mitarbeitenden für Digitalisierungsprojekte?
- Wie sieht eine zeitlich realistische Planung aus?
- Welche Einführungsstrategie soll gefahren werden?
Mit dieser Checkliste haben Sie Stichpunkte an der Hand, die Ihnen ein strukturiertes Vorgehen bei einem Digitalisierungsprojekt erleichtern können.
Durch die ganzheitliche Betrachtung der Prozesse und die Einbindung der Mitarbeitenden erhöhen Sie die Akzeptanz und fördern so den Erfolg des Projekts.