Jens Brangenberg Projekte im Bereich Asset Management scheinen sich meistens entweder mit der Einführung von Enterprise Asset Management (EAM) ODER von IT Asset Management (ITAM) zu befassen. Dies erweckt den Eindruck, dass beide Themen zwei verschiedene Welten sind, obwohl viele Services des Asset Management auf die Anwendung in beiden Bereichen ausgelegt sind. Wie also kann man diese scheinbar verschiedenen Welten zusammenbringen?
Diese Frage wird im Laufe von zwei Blogbeiträgen erklärt. In diesem ersten Teil liegt der Fokus zunächst einmal auf der Bedeutung von Asset Management und auf den Gemeinsamkeiten der beiden Teilbereiche.
Warum Asset Management?
Für alle, die Services des Asset Management bereits nutzen, stellt sich die Frage andersherum: „Wie soll es eigentlich ohne Asset Management gehen?“ Daher sollte damit angefangen werden, weshalb ein aktives Asset Management unverzichtbar ist..
Der Begriff „Asset“ wird im deutschen öfters als „Anlage“ bezeichnet. Dies funktioniert im EAM sehr gut und auch im ITAM, solange es sich um physische Anlagen handelt. Bei Software schwächelt der Begriff jedoch schon in einigen Fällen, obwohl hierbei auch von Software-Assets gesprochen wird. Allen Assets ist gemein, dass sie Investitionsgüter sind. Gerade in kapitalintensiven Branchen spielt die finanzielle Komponente der Assets eine große Rolle. Die ordnungsmäßige Buchführung der Anlagen und die gesetzlich vorgeschriebene Inventur müssen in einem Finanzsystem „Financial Book“ – häufig in einem „Enterprise Ressource Planning (ERP)“- Tool hinterlegt werden. Abschreibungen für Anlagen (AfA) sind ein wichtiger Beitrag zum Gewinn eines Unternehmens und somit zur Erreichung der unternehmerischen Ziele. Dies ist allerdings ohne akkurate Asset-Daten aus dem Asset Management nicht möglich. Im operativen Bereich werden die Asset-Daten hingegen in einem „Operational Book“ hinterlegt und verwaltet. Dieses ist eine EAM- und/oder ITAM-Lösung, die mit einem „Financial Book“ (ERP-System) verknüpft ist. Die Bereiche der Asset-Management-Services werden grob unterteilt in:
- Beschaffung und Logistik
- Betrieb
- Verschrottung und Neuinvestition
Bereiche des Asset Management
Für Entscheidungen hinsichtlich Beschaffung, Verschrottung und Neuinvestition werden Daten aus dem Asset-Management-Betrieb herangezogen. Ist ein Asset durch kostenintensive Wartung nicht mehr rentabel, muss ein Unternehmen über die Verschrottung und Neuinvestition und damit auch über die Beschaffung nachdenken. Die benötigten Informationen erhalten Unternehmen durch Aufträge im EAM und IPC (Incident, Problem, Change) in Hardware-Asset-Management-Prozessen. In etwas abgeänderter Form gilt dieser Zusammenhang auch für Software-Assets im Software Asset Management. Mit der Entscheidung über Beschaffung, Verschrottung oder Neuinvestition gehen teilweise große finanzielle Entscheidungen einher, die nicht ohne akkurate Asset-Daten in ITAM aus dem Asset Management getroffen werden können.
Für den Betrieb stellt das Asset Management zudem Daten für Aufträge oder IPC-Prozesse zur Verfügung und dient somit dem schnellen Auffinden von Assets und dem Beheben von Störungen im operativen Betrieb. Im EAM können dadurch durch Grenzwertüberwachung, Wartungspläne und Monitoring evtl. Störungen im Vorfeld erkannt und ggf. vermieden werden. Im ITAM hingegen werden die Systeme durch Monitoring- sowie durch Scan-Tools überwacht, um Ausfälle zu erkennen oder ihnen vorzubeugen. Durch Historiendaten werden Wissensdatenbanken aufgebaut und bei zukünftigen Störungen zur Lösung herangezogen.
EAM und ITAM, zwei unterschiedliche Welten?
Wenn beide Bereiche von Asset Management also größtenteils identisch sind, warum werden sie dann als verschiedene Welten betrachtet? Weil man es mit verschiedenen Stakeholdern zu tun hat: Zumeist mit dem Produktionsleiter oder dem CIO (Chief Information Officer). Das ist auch der Grund, warum EAM- und ITAM-Lösungen selten zusammenhängend eingeführt werden, obwohl sie im Einflussbereich des CFO (Chief Financial Officer) liegen und damit bei einer Einführung von Asset Management zusammen betrachtet werden sollten.
Sind es also tatsächlich zwei unterschiedliche Asset-Management-Welten oder können die Asset-Management-Services generell in beiden Bereichen angewandt werden? Zur Beantwortung dieser Frage sollten die Definitionen von EAM und ITAM herangezogen werden.
Im Enterprise Asset Management arbeitet man primär mit Fachbereichen zusammen, die z.B. für Produktions- und Gebäudeanlagen, Flotten, aber auch Infrastruktur verantwortlich sind.
Im IT Asset Management haben wir die IT-Fachbereiche, die v.a. in Rechenzentren für Netzwerke, Server, Storage, Mainframe und Cloud-Infrastruktur sowie generell für Desktops, Laptops und andere mobile End-User-Geräte verantwortlich sind. Oft werden ITAM-Systeme und -Prozesse auf andere Fachbereiche adaptiert und so auch Non-IT-Assets systemisch verwaltet.
Es sind zwar unterschiedliche Bereiche in einem Unternehmen, aber beide sind für Assets und deren Lebenszyklus verantwortlich – also für Beschaffung, Betrieb, Verschrottung und Neuinvestition. Mit „Nutzung, Produktivität und Auslastung, ROA (Return on Assets)“ im EAM- und den Ansätzen zur „Maximierung ihres Geschäftswerts“ und „Assets effektiver zu Nutzen“ im ITAM-Umfeld wird der Wert des Assets während des Lebenszyklus ermittelt und dann über „Ersatz der Anlagen“, „Entscheidungen über den Kauf“ entschieden. Eine Besonderheit im ITAM sind Software-Assets, bei denen keine physikalischen Assets, sondern Lizenzen bzw. Nutzungsrechte bereitgestellt und dann im Rahmen von License-Compliance-Prozessen mit der tatsächlichen Nutzung abgeglichen werden müssen. Aber auch hier muss fortlaufend über die Weiterführung von Lizenzen oder deren Ablösung entschieden werden. Also egal, ob Pumpe oder Server, beide Assets folgen den Asset-Management-Services während der Beschaffung, Wartung, der eventuellen Verschrottung und Neuinvestition.
Fazit
Asset Management ist in jedem Unternehmen essenziell für die Bestimmung des Lebenszyklus, des Wertes und die Entscheidung über die Neubeschaffung eines Assets, sowohl im EAM, als auch im ITAM. Insbesondere in Zeiten, bei denen der Schutz des Kapitals und die besonders sorgfältige Prüfung von Investitionen eine existenzielle Rolle für Unternehmen spielen, wird ein aktives Asset Management unverzichtbar. Zur Einführung von Asset-Management-Prozessen sollten beide Bereiche beleuchtet werden, da sich fünf der sieben Asset Management-Services in ihren Prinzipien nicht unterscheiden. Die restlichen zwei Services sind Spezialisierungen im Bereich ITAM. Eine genaue Beschreibung der Services sehen wir im zweiten Blogbeitrag zu diesem Thema.
Der zweite Blogbeitrag setzt seinen Fokus auf die Services von Asset Management und die Beziehung zu anderen Bereichen, um die Gemeinsamkeiten und Unterschiede zwischen beiden Asset-Management-Gebieten weiter auszuführen.