Helge Blindert Lagern, verwalten oder managen Sie Verträge? Der richtige Umgang mit solch sensiblen Dokumenten gibt Sicherheit für alle Beteiligten, sorgt für Compliance und schützt im Revisions- oder Auditfall. Hier einmal ein Überblick der Unterschiede und Risiken von Vertragshandling und Vorteile eines echten Vertragsmanagements.
Im Servicemanagement beziehen Sie Services oder stellen diese bereit. In einer Servicebeziehung sind Sie zudem mit vielen Stakeholdern auf partnerschaftlicher Basis, aber auch rechtlich durch Verträge verbunden. Daher ist es zu jeder Zeit wichtig zu wissen, welchen Status ein Vertrag gerade hat. Dabei sollte man sich Fragen stellen, wie:
Welche Fristen gelten? Was ist der monetäre Wert des Vertrages? Welche Risiken können entstehen? Kann ich den Vertrag (Laufzeit, Kosten, Risiken etc.) optimieren? Diese Punkte sollten übrigens immer jeweils bei der Erbringung von internen und externen Services beachtet werden. Hier kommt jetzt das Vertragsmanagement ins Spiel. Betrachten wir einmal die Arten des Vertragshandlings:
Die Vertragslagerung:
Lagern Sie den Vertrag? Das heißt Sie heften den Papiervertrag einfach in einen Ordner und stellen diesen dann in einen Schrank? In diesem Fall kennen Sie nicht den tagesaktuellen Status. Die Information über den Vertragsstatus muss dann manuell eingeholt werden, indem man an den Schrank geht, den entsprechenden Ordner wählt und dann auch noch die richtige Seite aufschlägt, auf der die für die Bewertung des Vertrags benötigte Information steht. Außer dem intellektuellen Wissen (Man weiß zufällig gerade das der Vertrag ausläuft), verliert man jegliche Kontrolle über den Vertrag. Sie kennen das vielleicht von zu Hause. „Oh, der Vertrag hat sich um ein Jahr verlängert…Ich wollte den doch kündigen“. Berechnungen und Auswertungen erfolgen manuell, folglich ist eine Risikobewertung kaum möglich.
Summary: Keine Toolunterstützung, extrem hoher manueller Aufwand bei Aus- und Bewertung, kein Automatismus, hohes Fehlerpotenzial, Risiko kaum bis gar nicht bewertbar.
Die Vertragsverwaltung:
Eine Vertragsverwaltung geht da schon weiter. Im einfachsten Fall übertragen Sie die wichtigsten Informationen in eine Exceltabelle und setzen sich in einem Kalender eine Erinnerung für die Fristen oder Kostenrechnungen. Hier werden sie von nun an z.B. an Fristen erinnert und haben eine Datei, die es Ihnen ermöglicht, gezielt nach Vertragsattributen zu suchen. Auch einfache Berechnungen sind gegeben falls möglich, sofern die Daten korrekt in die Exceltabelle eingetragen sind. Eine komplette Bewertung ist aber auch hier in der Regel eine manuelle Aufgabe. Die Daten müssen dafür aus unterschiedlichen Tools zusammengesammelt und manuell bewertet werden.
Summary: Einfache Toolunterstützung mit hohem manuellem Aufwand, i.d.R. mehrere Tools, um ein Ziel zu erreichen. Teilautomatisierung möglich, toolunterstützte Aus- und Bewertung möglich, Fehler bei Auswertungen möglich, Risiko manuell bewertbar.
Die Königsdisziplin: Das Vertragsmanagement.
Ein Vertragsmanagement beginnt schon mit der Anbahnung eines Vertrages. Schon zu diesem Zeitpunkt können Sie z.B. Kostenrechnungen bezogen auf die Laufzeit automatisch berechnen. Damit kann ein Risiko oder eine Wirtschaftlichkeit schon vor der Unterschrift bewertet werden. Zudem besteht die Möglichkeit einen Zahlungsplan zu hinterlegen, der Ihnen jederzeit den finanziellen Stand des Vertrages anzeigt. Dabei übernimmt eine Software automatisch alle nötigen Berechnungen. Außerdem existiert ein echtes Fristenmanagement. Verlängerungsoptionen können sinnvoll bewertet werden und das Kündigungsmanagement schützt Sie vor ungewollten Vertragsverlängerungen.
Summary: Komplette Toolunterstützung, ein Tool für alle Funktionen. Hoher Automatisierungsrad, umfangreiche individuelle Aus- und Bewertung, jederzeit auf Knopfdruck verfügbar, Risikomanagement.
Was nun?
Ein nicht vorhandenes oder fehlerhaftes Vertragsmanagement kann für ein Unternehmen negative Folgen haben.
Prüfen sie welche Form des Vertragshandlings sie benutzen. Wenn sie kein zentralisiertes Vertragshandling als Disziplin einsetzen, sollte der erste Schritt sein das Vertragshandling zu zentralisieren und klare Verantwortungen zu schaffen. Planen sie den Übergang zu einem echten Vertragsmanagement. Vertragsmanagement beginnt schon vor dem Vertragsbeginn. Schon bei der Vertragsanbahnung können sie mit dem Vertragsmanagement starten. Begleitende Prozesse sind ein wesentlicher Faktor für ein erfolgreiches Vertragsmanagement. Prüfen Sie ihre Prozesse oder etablieren Sie Prozesse, die das Vertragsmanagement unterstützen.
Fazit:
Aktives Vertragsmanagement spart Zeit, setzt Ressourcen frei und gibt Sicherheit. Die auf der Grundlage eines Vertragsmanagements gewonnenen Informationen liegen in strukturierter Form vor und können als Basis für neue Einschätzungen dienen. Risiken und Chancen werden erkannt und entsprechende Maßnahmen können eingeleitet werden.