Im Artikel “Vertragshandling im ESM – die unterschätzte Komponente” stellen wir fest, dass manuelles Vertragsmanagement viele Herausforderungen birgt. Dabei wurde herausgestellt ab wann ein echtes Vertragsmanagement betrieben wird . Das meist schwierige Auffinden von Verträgen, die Bewertung von Risiken, der Verlust von Verträgen und die Versäumnisse von Fristen werden hier als die größten Herausforderungen der manuellen Vertragsverwaltung identifiziert. Umso wichtiger ist ein digitales und toolgestütztes Vertragsmanagement.
Wo Vertragsmanagement seinen Anfang nimmt
Bevor wir tiefer auf das toolgestützte Vertragsmanagement eingehen, gilt es zunächst einmal zu klären, ab wann Vertragsmanagement eigentlich tatsächlich startet. Entgegen der landläufigen Meinung, Vertragsmanagement beginne erst mit dem Start des Vertrages, beginnt es bereits davor – nämlich mit der Idee einen Vertrag abzuschließen – und zieht sich über die Anbahnung, die Verhandlung, den Abschluss, den Lebenszyklus bis hin zur Beendigung oder die Verlängerungsgespräche eines Vertrages. Doch auch hier ist Vertragsmanagement noch nicht zu Ende.
Nach Vertragsabschluss ist der Vertrag für historische Be- und Auswertungen nach wie vor wichtig. Sofern es einen Nachfolgevertrag gibt, der auf dem Vorgänger basiert, muss der laufende Vertrag immer im Kontext des Vorgängers betrachtet werden. Zudem nimmt auch die Archivierung im Lebenszyklus eines Vertrages einen nicht unerheblichen Stellenwert ein. Gemäß den gesetzlichen Grundlagen muss z.B. ein Dokument ggf. bis zu 10 Jahre aufbewahrt werden. Dabei ist es unerheblich, ob dies in Papierform oder digital geschieht. Erst wenn diese Fristen verstrichen sind, können der Vertrag und die zugehörigen Dokumente gelöscht werden. Demzufolge zählt auch dieser Vorgang zum Vertragsmanagement dazu.
Vertragsmanagement in a Nutshell
Im Folgenden sind die Vertragsphasen und einige der wichtigsten Disziplinen genannt, um die Komplexität des Themas zu verdeutlichen:
Wer ist betroffen?
Anhand dieser Liste (die keinen Anspruch auf Vollständigkeit hat) erkennt man schon auf einen Blick, wie umfangreich Vertragsmanagement ist. Werden gewisse Punkte nicht berücksichtigt, kann das negative Folgen für das Unternehmen haben, wie z.B. rechtliche Risiken oder finanzielle Nachteile. Dies verdeutlicht, dass zum einen die entsprechenden Prozesse und Richtlinien etabliert sein müssen, zum anderen sollten alle Beteiligten in den jeweils nötigen Vertragsphasen involviert werden. Dazu zählen u.a. die folgenden Stakeholder:
- Behörden und gleichgestellte Institutionen
- Lieferanten
- Fachabteilungen
- Entscheider
- Rechtsorgane
- Benutzer des vertraglich vereinbarten Gegenstands
- Wirtschaftsprüfer
Entscheidende Eigenschaften eines guten Vertragsmanagements
Nun wird der Unterschied zwischen Vertragsverwaltung und Vertragsmanagement deutlich . Betreibt man heutzutage ordentliches Vertragsmanagement, kommt man um die Verwendung von entsprechenden Softwaretools nicht herum. In diesen können viele Schritte hochautomatisiert und Freigabeprozesse über bestimmte Workflows verwirklicht werden. So können beispielsweise Zusagen oder Ablehnungen mit einem Klick realisiert sowie Aufgaben automatisiert erstellt und per Mail verteilt werden. Sie können zudem Unterschriften digital einholen und Umläufe von Papierdokumenten minimieren, sodass Entscheidungen und Abläufe beschleunigt werden. Bei Erreichen von Schwellwerten werden automatisiert Mails verschickt oder sogar entsprechende Dokumente erzeugt (z.B. Kündigung), die bereits mit Textbausteinen vorgefüllt sind. Auch Statusänderungen werden automatisiert und basierend auf Fristen z.B. auf „archiviert“ gesetzt. Nicht zuletzt können über Löschstrategien Verträge automatisiert gelöscht werden. Natürlich werden alle Prozesse (automatische wie manuelle) im System dokumentiert. So können Sie nicht nur Änderungen zu jeder Zeit nachvollziehen, Sie halten zu jederzeit Ihre Compliance ein
Fun Fact:
Es gibt keine „DIN-Norm“ wie ein Vertrag aussehen muss. Aber natürlich muss geltendes Recht beachtet werden.
Auf einen Blick: 5 VORTEILE VON TOOLGESTÜTZTEM Vertragsmanagement
1// Keine Fristen werden verpasst durch automatische Erinnerungen
2// Transparenz, dadurch bessere Compliance-Ergebnisse, Rechtssicherheit
3// Vertragsprozesse laufen schneller
4// Bessere Nutzung der Vertragsgegenstände (z.B. Geld oder Zeitersparnis)
5// Professionalität und Seriosität im Geschäftsablauf in der Außendarstellung
FAZIT
Vertragsmanagement ist Bestandteil der Digitalisierung von Unternehmen. Meist existieren ja auch bereits die Prozesse dazu, so dass der Einstieg gar nicht schwer fällt. Zudem stellen sie sich als Unternehmen zukunftsfähig auf. Nur wenn der gesamte Lebenszyklus des Vertrages „richtig“ gemanagt wird, ist ein verlässliches Controlling und Riskmanagement möglich und gibt Ihnen die nötige Sicherheit für Ihre Unternehmung.