Synchrone und asynchrone Kommunikation – hybride Zusammenarbeit neu gedacht  

Unsere Arbeitsweise hat sich im Zuge der Digitalisierung in den letzten fünf Jahren stark geändert. Seitdem kommunizieren wir verstärkt online über Tools wie beispielsweise Teams. Tage, an denen das eine Meeting auf das andere folgt, sind wohl jedem bekannt. Und zwischen all den Terminen soll auch noch produktiv gearbeitet werden? Wie soll das denn funktionieren?  

Dieser Artikel liefert einfache Beispiele, die als Anregung dienen sollen, um zukünftig effizienter zu kommunizieren und am Ende des Tages vielleicht noch etwas Zeit für sich zu gewinnen. 

Was bedeuten asynchrone und synchrone Kommunikation? 

Immer häufiger ist in der heutigen modernen Arbeitswelt von asynchroner und synchroner Kommunikation die Rede. Doch was versteht man unter diesen beiden Begriffen? Wo finden sich Beispiele für die asynchrone Kommunikation? Haben die synchrone und asynchrone Kommunikation bestimmte Vorteile oder sogar Nachteile?  

Asynchrone Kommunikation

Asynchrone Kommunikation nutzen die meisten Personen bereits täglich. Denn diese gilt als wesentlicher Erfolgsfaktor der modernen, digitalen Arbeitswelt. Sie ist aber auch in der heutigen privaten Kommunikation allerorts zu finden. Tauschen sich Gesprächspartner nicht zur gleichen Zeit (im Dialog) aus, spricht man beispielsweise schon von einer asynchronen Kommunikation. Sie umfasst jede Art von Kommunikation, bei der die Gesprächspartner nicht gleichzeitig anwesend sind und verfügbar sein müssen: Es wird auf eine Nachricht keine Antwort in Echtzeit erwartet. 

Beispiele asynchroner Kommunikation

Auch wenn die asynchrone Kommunikation eng mit der heutigen digitalen Welt verknüpft ist, existiert sie bereits, seit es die Möglichkeit gibt, über schriftliche Aufzeichnungen zu kommunizieren. Postalische Briefe sind nur ein Beispiel für ein Kommunikationsmedium, welches keine sofortige Antwort erwartet.

Die digitale Kommunikation hat die Möglichkeiten, asynchron zu kommunizieren, noch einmal vervielfacht. Beispiele sind E-Mails, Unterhaltungen in Foren, Textnachrichten und Chats, aufgezeichnete Video- oder Sprachnachrichten sowie Benachrichtigungen und Kommentare in Projektmanagement-Tools. 

Auch beim Instant Messaging, wie zum Beispiel in Teams, kann es sich um asynchrone Kommunikation handeln, wenn sich die Beteiligten etwa über verschiedene Zeitzonen hinweg austauschen. 

Vorteile – asynchrone Kommunikation kann…

• die Produktivität steigern, da der Workflow nicht für Meetings oder die sofortige Beantwortung von Fragen unterbrochen werden muss.  
• kann die Konzentration unterstützen und zu besseren Arbeitsergebnissen führen.  Da eine sofortige Antwort nicht nötig ist, bleibt mehr Zeit zum Überlegen, Recherchieren und Reflektieren, was zu fundierteren Entscheidungen führt. 
• die Zusammenarbeit von Teams über verschiedene Zeitzonen hinweg ermöglichen. 
• Mitarbeitenden die Möglichkeit bieten, dann zu arbeiten, wenn sie am produktivsten sind, und flexible und hybride Arbeitsmodelle mit der Arbeit im Team verknüpfen. 
• archivieren, da digitale Medien für die asynchrone Kommunikation genutzt werden und so die gesamte Kommunikation festgehalten und gespeichert werden kann.   
• Informationen flexibel verfügbar machen, da die gespeicherten Informationen jederzeit abgerufen werden können. Mitarbeitende können diese zu einem für sie geeigneten Zeitpunkt einsehen, um beispielsweise Wissen aufzufrischen oder um frühere Projektinformationen zu prüfen. 
• Mitarbeitenden entgegenkommen, die sich in Situationen wie Teammeetings oder Diskussionen nicht oder nicht häufig zu Wort melden, obwohl sie wichtige Beiträge haben. Sie können ihre Ideen stattdessen asynchron in einem Chat einbringen. 

Nachteile asynchroner Kommunikation

• Manchmal ist eine sofortige Antwort oder Lösung eines Problems erforderlich, die über die asynchrone Kommunikation nicht übermittelt werden kann. 
• Antworten können zu spät ankommen oder ganz vergessen werden. 
• Zusätzlicher Aufwand entsteht, um asynchrone Kommunikationsinhalte zu speichern und nachvollziehbar zu machen, damit Inhalte nicht verloren gehen oder die Bezüge von Nachrichten erhalten bleiben. 
• Sie reduziert den zwischenmenschlichen Austausch und den persönlichen Kontakt zwischen den Mitarbeitenden und macht daher ausgleichende Teambuilding-Aktivitäten erforderlich, um die Gruppendynamik und soziale Aspekte der Arbeit zu fördern. 
• Die nonverbale zwischenmenschliche Kommunikation, wie Gesten, Körperhaltung oder die Art und Weise zu sprechen, geht in vielen Tools für die asynchrone Kommunikation verloren. 

Best Practices

Für eine gelungene asynchrone Kommunikation ist Folgendes zu beachten:

• Klären Sie anfangs das bevorzugte Kommunikationstool.
• Sammeln Sie Informationen in einem, für alle Teammitglieder, zentralen Ordner. 
• Erstellen und teilen Sie Projektstatusberichte und Meeting-Protokolle. 
• Verfolgen und kommentieren Sie zu erledigende Aufgaben. 
• Ergänzen Sie Protokolle mit Feedback und Korrekturen. 
• Kommunizieren Sie Erreichbarkeit und Arbeitszeiten klar (E-Mail-Signatur anpassen, Statuseinstellungen in Teams, Abwesenheitsnotiz in Outlook einstellen). 

Synchrone Kommunikation

Im Alltag und im Beruf dominierte lange Zeit die synchrone Kommunikation. Doch was versteht man genau darunter und wo finden sich Beispiele für die synchrone Kommunikation in unserer Arbeitswelt? 

Beispiele synchroner Kommunikation

Zur synchronen Kommunikation zählen alle Gespräche in Echtzeit, sowohl analog als auch digital oder virtuell. Dazu gehören entsprechend Videocalls und Videokonferenzen sowie, mit Einschränkungen, Chats und Instant Messaging in Teams, wenn alle Beteiligten anwesend sind und eine sofortige Antwort erwartet wird. 

Vorteile – synchrone Kommunikation kann…

• Probleme und Fragen sofort lösen sowie Ergebnisse liefern. 
• die zwischenmenschliche Kommunikation, die persönlichen Beziehungen zwischen den Mitarbeitenden sowie die Teamarbeit fördern. 
• die Effektivität der Teamarbeit verbessern und sich positiv auf die Arbeitsdynamik auswirken. 
• die Entwicklung gemeinsamer Ideen und kreativer Lösungen fördern, da bei der synchronen Kommunikation direkt auf den Ideen von Mitarbeitenden und Kollegen aufgebaut werden kann. 
• durch regelmäßige Termine, zum Beispiel ein wöchentliches Teammeeting oder Stand-up für den gemeinsamen Austausch,  die Motivation fördern und den Teamgeist stärken. 

Nachteile synchroner Kommunikation

• Sie erfordert eine Unterbrechung des Workflows und kann sich daher negativ auf das konzentrierte Arbeiten auswirken. 
• Sie verkürzt die produktiven Arbeitsphasen, wenn sich zum Beispiel ein Meeting an das nächste anschließt. 
• Sie ist nicht immer zielführend oder zweckmäßig, wenn beispielsweise standardmäßig ein Meeting abgehalten wird, obwohl ein Projektupdate per E-Mail ausgereicht hätte. 
• Die Inhalte der synchronen Kommunikation werden nicht immer ausreichend dokumentiert oder festgehalten. Beispiele dafür sind Ideen und Vorschläge, die während eines Meetings aufkommen und dann undokumentiert verloren gehen. 
• Wird sofort nach einem Gespräch oder Meeting eine Entscheidung getroffen, kann diese unausgegoren sein, da zu wenig Zeit zur Reflektion zur Verfügung stand. 

Best Practices

Kommunizieren Sie Arbeitszeiten und Erreichbarkeiten für die synchrone Kommunikation klar und blockieren Sie Zeiten für konzentriertes Arbeiten, in denen keine Meetings, Telefonate oder Videocalls angesetzt werden können. Zu diesen Zeiten sollten Benachrichtigungen stumm geschaltet und der Status in Tools auf “Bitte nicht stören” gesetzt werden. 

Passend zur eigenen Selbstorganisation bietet sich beispielsweise ein  meetingfreier Arbeitstag pro Woche an, um ausreichend Gelegenheit zur produktiven und konzentrierten Arbeit zu haben – um nur eine Möglichkeit zu nennen. Meetinganfragen, die keinen Mehrwert bieten, können ebenfalls  abgelehnt werden. 

Achten Sie beim Planen von Meetings oder Gesprächen darauf, dass sie nicht ständig den Workflow unterbrechen, sondern zum Beispiel mit ausreichend Pausen direkt aufeinander folgen. Während Meetings sollte nicht vom Thema abgewichen werden. Darüber hinaus ist es hilfreich, eine Tagesordnung zu erstellen und konkrete Ergebnisse zu notieren. 

Besonders eignet sich die synchrone Kommunikation für: 

• Kick-off-Meetings 
• Kreative Arbeitsprozesse wie Brainstorming oder Feedback zu Designs 
• Stand-ups 
• Meetings des gesamten Teams 
• Live-Veranstaltungen per Video 
• Konfliktklärungen

Fazit

Kommunikation verändert sich fortlaufend und ist stetig den Herausforderungen von Neuerungen ausgesetzt. Insbesondere im Rahmen der schnellen Veränderungen der Digitalisierung haben wir aber gelernt, effizienter synchron und asynchron zu kommunizieren. Hinterfragen Sie in regelmäßigen Abständen, wie Sie ihre Kommunikation weiter verbessern können.