Christopher Orendi Atlassian hat seiner umfangreichen Produktsuite eine weitere Applikation hinzugefügt, die besonders auf die Verbesserung der Zusammenarbeit von Teams innerhalb der Unternehmen abzielt. Die Rede ist von Atlassian ‘‘Atlas‘‘ – auch bekannt unter dem Namen ‘‘Team Central‘‘, mit dem das Tool in die interne Betaphase startete. Im April 2022 wurde es anschließend beim Übergang in die öffentliche Betaphase in ‘‘Atlas‘‘ umbenannt. Seit Oktober 2022 steht das Tool nun für alle Kunden zur Verfügung und kann mit weiteren, neuen Funktionen genutzt werden. Während die Applikation unter dem Branding “Team Central” noch ein Nischendasein führte und die Nutzung innerhalb der Atlassian-Produktsuite verhalten war, soll nun durch eine Überarbeitung, neue Funktionen und einen neuen Namen frischer Wind in die App gebracht und die Popularität gesteigert werden.
Atlassian fährt hierbei eine ‘‘Cloud-first‘‘-Strategie, sodass Atlas nur von Unternehmen, die Atlassian-Produkte über einen Cloud-Tenant nutzen, verbunden und effektiv genutzt werden kann. Es gibt aktuell keine Pläne, Atlas auch für die On-Premises-Versionen Data-Center oder Server (wird 02.02.2024 eingestellt) anzubieten. Ob dies die richtige Entscheidung ist und die App so langfristig erfolgreich sein kann, soll im Folgenden begutachtet werden.
Atlassian Atlas – Wer profitiert?
Atlassian Atlas ist ein Workplace- bzw. Team-Verzeichnis. Es soll den Teams mit ihren eingesetzten Apps (Jira Software, Jira Service Management, Confluence, etc.) und ihren Arbeiten innerhalb der Atlassian-Produktsuite eine gemeinsame Plattform bieten und sie miteinander verbinden. Dies soll das Potenzial innerhalb der Teams freisetzen, indem eine gesamtheitliche Übersicht von Arbeitsständen und verstreuten Informationen geschaffen wird und Informationssilos zwischen den Mitarbeitern abgebaut werden. Dies klappt in der tatsächlichen Umsetzung mit Atlas erstaunlich gut und stillt damit ein Bedürfnis einer übersichtlichen Struktur in der Zusammenarbeit mit anderen Teammitgliedern.
Prinzipiell ist die Applikation für jede Branche und jedes Unternehmen geeignet, das Atlassian-Applikationen wie Jira und Confluence in der Cloud verwendet und Synergien zwischen den Cloud-Apps besser nutzen möchte. Die größten Nutznießer von Atlas sind unter anderem die Rollen des Projektleiters, Administrators und Teamleiters, die eine Top-Down-Ansicht der Informationen aus allen aktiven (Jira-) Projekten benötigen. Gerade in Teams, die auf einer Multi-Projektebene arbeiten, kommt die Stärke von Atlassian Atlas besonders gut zum Tragen und verschafft der Managementebene Klarheit im Informationsdschungel. Mit einer Multi-Projektebene sind dabei viele abgekapselte Jira-Projekte gemeint, an denen nicht nur eines, sondern gleich mehrere Teams arbeiten.
Vom „Pain point“ zur Lösung Atlas
Gerade bei sehr komplexen Projekten, welche die Zusammenarbeit verschiedener Fachbereiche erfordern, müssen Teams über mehrere Abteilungen hinweg zusammengestellt werden. Dadurch ist es schwierig, gemeinsame, aber auch individuelle Ziele zum Erreichen des Projektziels festzulegen und den Fortschritt über das heterogene Team zu überwachen.
Zusätzlich sind die Zielgruppen von Atlas insbesondere Teams, die bestehende Informationssilos abbauen wollen, mit einem starken Wachstum konfrontiert sind und dringend eine Übersicht über den aktuellen Arbeitsstand benötigen. Die Sichtbarkeit des Teamfortschritts sollte auch hierbei besonders schnell von allen Teammitgliedern einsehbar sein, um mögliche „Bottlenecks“ und Probleme sofort ausfindig zu machen. Atlassian Atlas ermöglicht über wöchentliche Berichte/Reports auf Projektebene und monatlichen Reports auf Zielebene eine einfache und übersichtliche Lösung, um diesem Problem vorzubeugen.
Globale Teams in der Cloud
Die Teams, die in Atlassian Atlas gebildet werden, sind globale Teams. Das bedeutet, sie sind nicht spezifisch nur in Jira oder Confluence einsetzbar, sondern sind produktübergreifend über alle Applikationen verfügbar. Dadurch ist das Arbeiten in unterschiedlichen Projekten und Bereichen (Confluence, Jira Service Management, Jira Software, etc.) möglich.
Atlassian verfolgt dabei den Ansatz geringer Hierarchiestufen, die dazu beitragen, Informationssilos vorzubeugen. Die Mitglieder eines jeden Teams haben die gleichen Rechte und können weitere Teammitglieder hinzufügen. Jedoch kann die Arbeit innerhalb des Teams nur von anderen Teammitgliedern eingesehen werden und nicht öffentlich von Nicht-Teammitgliedern.
Vier Kernbestandteile
Atlas beinhaltet vier Kernbestandteile: Atlas-Projekte, Ziele, Teams und Hilfsverzeichnisse.
1. Atlas-Projekte
Atlas-Projekte sind eigene und Jira-unabhängige Projekte, die einen klaren Projektkontext mit Erfolgskriterien kommunizieren. Sie ermöglichen dadurch jedem, das WAS, WARUM und WER eines Projektes innerhalb des Unternehmens zu verstehen. Durch wöchentliche Aktualisierungen des Projektstatus kann angezeigt werden, ob das Projekt weiterhin „on-track“ ist, oder ob das Risiko besteht, das vereinbarte Zieldatum zu überschreiten. Die Atlas-Projekte geben eine Gesamtübersicht über den aktuellen Status, das Fälligkeitsdatum, verbundene Ziele, die Bearbeiter:innen und Kommentare, die die Teammitglieder im Projekt gepostet haben.
2. Ziele
Ziele hingegen sind Ergebnisse, die ein oder mehrere Projektteams zu erreichen versuchen und Atlas-Projekten zugeordnet werden können. Hierbei wird das Prinzip von OKR-Boards (Objectives and Key Results) mit quantitativen und qualitativen Zielen verfolgt.
Die Ziele in Atlas beschreiben, was man in einem bestimmten Zeitraum zu erreichen versucht und warum. In jedem Ziel wird wie bei den Projekten über einen Status geprüft, wie der aktuelle Stand des Ziels ist. Zusätzlich kann eine Zielstruktur mit Parent- und Subgoals in Atlas aufgebaut werden, also beispielsweise mit einem qualitativen Ziel („Wir wollen Marktführer werden!“) und quantitativen Zielen („Wir wollen 20% mehr Umsatz machen!“), um dies zu erreichen. Damit kann Teams eine gemeinsame Richtung vorgegeben werden.
3. Teams
Im Teams-Verzeichnis werden neue Teams erstellt und bereits bestehende Teams können hier bearbeitet werden. Dort wird ein Überblick über die Anzahl der Mitglieder, deren Tätigkeiten, ihrer Rollen im Team und Projekte gegeben. Somit können alle aus dem Team die einzelnen Team-Aktivitäten nachvollziehen und gegebenenfalls ihre Hilfestellung anbieten. Bei besonders guten Leistungen oder Unterstützung können Lobe/Kudos ausgesprochen werden, die von allen Teammitgliedern wahrgenommen werden, wodurch besondere Leistungen auch besser anerkannt werden.
Hilfeverzeichnis
Zu guter Letzt gibt es das Hilfeverzeichnis, in denen Teams Fragen stellen und diese von anderen Teammitgliedern beantwortet werden können. Es handelt sich dabei um eine Art internes Forum. Des Weiteren können Teammitglieder hier besonders oft abgerufene Hilfelinks zu Websites, Wissensartikel aus Confluence oder dem Internet und Verweise auf Service-Desk-Portale verlinken, wodurch zum Beispiel neue Mitglieder schneller Hilfe aufsuchen können und die Kapazität des Teams durch wiederkehrende Fragen nicht beeinträchtigt wird.
Roadmap und Fazit
Die Weiterentwicklung von Atlassian Atlas ist im vollen Gange und wird in nächster Zeit noch mit neuen Features erweitert werden. Es soll unter anderem eine Berichtsstruktur für Manager geben und ein Organisationsdiagramm, das durch die Anbindung an den Identity Provider/Active Directory in Atlas abgerufen werden kann.
Seit dem Auslauf der Beta-Phase wurden des weiteren drei verschiedene Lizenzmodelle eingeführt: Free, Standard und Premium. Der Free-Plan ist bis 35.000 User kostenlos und beinhaltet alle Features, die bereits in der Beta-Phase verfügbar waren. Durch den Erwerb des Standard- und Premium-Plans können noch weitere Funktionen freigeschaltet werden, z.B. private Atlas-Projekte, Zielerreichungsbewertungen und Audit-Logs zur besseren Administration.
Atlassian Atlas ist somit für jeden, der Atlassian in der Cloud nutzt, eine Überlegung wert und kann kostenlos genutzt werden.
Bereits bestehende Teams von Jira und Confluence, wie auch neu zusammengestellte Teams sollten sich nach einer kurzen Eingewöhnungsphase in Atlas relativ schnell zurechtfinden. Damit Atlas aber tatsächlich erwünschte Effizienzverbesserungen bringt, sollte das neue Tool von allen aus dem Team gleichermaßen aktiv genutzt werden. Je mehr Teammitglieder regelmäßig in Atlas Statusupdates und die Aktivitäten der Kollegen verfolgen und sich im Hilfeverzeichnis bei offenen Fragen einbringen, umso besser kann sich Atlas als tatsächlicher Mehrwert etablieren. Atlas lebt von einer regen Beteiligung aller. Wenn die Idee hinter Atlas vom gesamten Team getragen wird, kann sich die Applikation als wirklicher Hilfsbringer erweisen, während es bei dem Einsatz von nur Wenigen, seine eigentliche Funktion verfehlt.
