Tina Quaas Neue Anwendungen wurden vor einigen Wochen oder vielleicht sogar Monaten bereitgestellt, doch irgendwie werden sie nach einer anfänglichen Testphase so gut wie gar nicht mehr genutzt. Viele sehen den Erfolgsschlüssel in Schulungen für die Anwender:innen. Doch ist das wirklich die Lösung?
Ein klassisches Beispiel ist Microsoft Teams: Um schnell das Arbeiten von Zuhause zu ermöglichen und Videokonferenzen durchzuführen, entschieden sich viele Unternehmen für ein schnelles Ausrollen von Microsoft Teams.
Die Monate vergingen und viele nutzen auch heute weiterhin gerne die Chat-Funktion und freuen sich über Face-to-Face Absprachen mit ihren Kolleg:innen trotz Remote-Arbeiten. Einige entdeckten sogar die Möglichkeit, Dateien zu teilen und Teams mit ihren Kolleg:Innen anzulegen. Die Anzahl der Teams wächst und noch heute doppeln sich einige davon aufgrund fehlender oder unklarer Namenskonvention. Wie sieht es mit der Datenablage aus? Die Dateien liegen überall: in OneDrive, Teams-Teams und damit auf SharePoint-Sites, Gruppen- sowie persönlichen Laufwerkordnern und natürlich auf dem Desktop.
Abb. 1: Überforderung am Arbeitsplatz, Zeichnung von Tina Quaas
Sind alle von MS Teams begeistert? Die Meinungen gehen auseinander. Der Großteil der Nutzer:innen sind eher genervt, dass sie jetzt nicht nur Anrufe und E-Mails erhalten, sondern zusätzlich auch noch Chat-Nachrichten und Teams-Beiträge beantworten sollen.
Der ein oder die andere weigert sich sogar, die neuen Tools zu nutzen und macht stattdessen einen Screenshot vom Teams-Chat und packt diesen in eine E-Mail, um darauf zu antworten. Das Chaos scheint komplett.
Wo sehen viele Unternehmen die Lösung? Klassische Anwenderschulungen: Trainer:innen stellen MS Teams vor und zeigen, wo man was einstellen kann. Wird jetzt alles besser? Verstecken sich Anwenderschulungen hinter dem oft gehörten Erfolgsgeheimnis „Adoption & Change“?
Sind Anwenderschulungen gleichzusetzen mit Adoption & Change
Toolbasierte Standardschulungen können zwar verschiedene Anwendungen vorstellen, aber nicht folgende Fragen der User:innen beantworten:
- Warum sollte ich mich überhaupt mit der neuen Anwendung auseinandersetzen?
- Welche Ziele werden damit verfolgt?
- Welche persönlichen Mehrwerte eröffnen sich mir?
- Wie integrieren sich die neuen Anwendungen in bestehende Abläufe?
- Wie helfen mir die neuen Tools, wie z.B. MS Teams, meine täglichen Arbeitsprozesse effektiver zu gestalten?
- Welchen Einfluss hat das auf die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen?
- Wie passen die neuen Anwendungen in die gesamte Unternehmensvision?
Genau bei diesen Fragen setzt allerdings eine Adoption- & Change-Begleitung an.
Im Gegensatz zu einem toolbasierten Training geht es bei Adoption & Change nicht einfach darum, die Funktionalitäten einer Anwendung aufzuzeigen, sondern zu verstehen, was im Arbeitsalltag wirklich benötigt wird. Außerdem liegt der Fokus auf konkreten Umsetzungsmöglichkeiten, um herauszuarbeiten, welches Tool für welchen Anwendungsfall geeignet ist.
Erst dann wird gemeinsam mit den User:innen eine Arbeitsweise geschaffen, die jedem einen persönlichen Mehrwert bringt.
Außerdem werden Ängste wie Überforderung und Unsicherheit ernst genommen und mit gezielten Coaching-Maßnahmen reduziert. Intensiv geplante multimediale Kommunikation beugt Widerständen vor und stellt auch im weiteren Projektverlauf sicher, dass sich alle abgeholt und gut informiert fühlen. Sollten dennoch Skepsis oder Unsicherheit auftreten, kann der anfängliche Widerstand mit gezielten Maßnahmen aufgebrochen werden. Daraufhin eröffnet sich die Möglichkeit die betroffenen Personen doch noch zu motivieren und im besten Fall Unterstützung ihrerseits zu erhalten.
Es ist empfehlenswert in ein umfangreiches Adoption- & Change-Programm auch ein Trainingskonzept zu integrieren — allerdings ausgerichtet auf gezielte und auf erarbeitete Use Cases. Trainings machen also nur einen von vielen wichtigen Bestandteilen aus, unterstützen aber nachhaltig die Adaption neuer Arbeitsweisen.
Der Mehrwert von Adoption & Change
Was kommt Ihnen jetzt in den Sinn, wenn Sie jemanden sagen hören: „Wir bräuchten da mal eine Anwenderschulung“? Kommen wir auf unser anfängliches Beispiel mit Microsoft Teams zurück: In dem beschriebenen Szenario benötigen die User keine toolbasierte Schulung, sondern Maßnahmen, die Bewusstsein schaffen, motivieren und informieren. Sie sollten verstehen, wie Microsoft Teams die Arbeitsweise verändern kann und worin der persönliche Vorteil besteht.
Workshops, in denen verschiedene Abteilungen und Rollen die Möglichkeit haben, ihre Anwendungsfälle aufzuzeigen und aktuelle Pain Points zu schildern, liefern essenzielle Informationen. Darauf aufbauend empfiehlt es sich, mit ausgewählten Key User:innen oder Champions konkrete Anwendungsfälle in Teams durchzuspielen und gemeinsam weiterzuentwickeln. In diesem Zusammenhang bieten Richtlinien für Kommunikation und Zusammenarbeit deutliche Mehrwerte und verbessern die Qualität und Arbeitsatmosphäre. Mehr dazu in diesem kurzem Sketchnote-Video:
Abb. 2: Sketchnote-Video „Hilfe, nicht noch ein neues Tool“, erstellt von Tina Quaas
Nach der intensiven Zusammenarbeit mit den Key User:innen oder Champions gilt es, das Wissen ins Unternehmen zu tragen und dabei die verschiedenen Lerntypen zu berücksichtigen. Neben Video-Tutorials, One-Pagern und Blogbeiträgen finden nun auch auf Ihre Mitarbeiter:innen zugeschnittene Trainingsangebote ihre absolute Berechtigung.
Der Rahmen für die beschriebenen Maßnahmen bildet ein integriertes Kommunikationskonzept. Es stellt sicher, dass die verschiedenen Botschaften multimedial an die jeweiligen Zielgruppen gesendet werden – und zwar regelmäßig während des kompletten Projektverlaufs. Warum diese Informationen nicht in eine überraschende interne Kampagne packen und mit Storytelling arbeiten? Dann sind Sie auf dem besten Weg, Microsoft Teams nicht nur als ein gelistetes Tool in Ihrem Unternehmen zu haben, sondern damit die Kommunikation und Zusammenarbeit auf ein nächstes Level zu heben.
Adoption & Change oder Anwenderschulung?
Stehen Sie vor der Entscheidung zwischen Adoption- & Change-Begleitung oder einer klassischen Anwenderschulung, seien Sie sich dessen bewusst: Adoption & Change ist so viel mehr als nur eine Anwenderschulung. Trainingsangebote sind durchaus wichtige Bestandteile bei Veränderungsprozessen. Nur auf Trainings oder Schulungen zu setzen, statt individuelle Mehrwerte zu erarbeiten und zu kommunizieren, wäre allerdings wie ein Tropfen auf den heißen Stein. Eine gut geplante und kontinuierliche Change-Begleitung kostet zwar etwas mehr Zeit und Mühe, bringt aber nachhaltige Erfolge.
