Die Sozialwirtschaft steht unter Druck: Fachkräftemangel, steigende regulatorische Anforderungen, knappe Budgets und wachsende Erwartungen an digitale Services treffen auf IT-Landschaften, die vielerorts historisch gewachsen sind. Besonders deutlich zeigt sich das in der Pflege – einem Bereich, in dem digitale Prozesse längst nicht mehr nur Verwaltungsthema sind, sondern unmittelbare Auswirkungen auf Arbeitsalltag, Versorgungssicherheit und Entlastung der Mitarbeitenden haben.
Die IT-Aufwandsquote ist in 2025 auf 1,9 % des Umsatzes gestiegen – ein neuer Höchstwert. Höhere Budgets allein schaffen jedoch noch keinen digitalen Mehrwert. Entscheidend ist, ob Investitionen in stabile Prozesse, sichere Infrastrukturen und spürbare Entlastung im Alltag übersetzt werden.
Für große Wohlfahrtsträger, Sozialorganisationen und Pflegeeinrichtungen bedeutet das: Digitalisierung darf nicht nur als Einzelprojekt verstanden werden. Entscheidend ist eine sichere, skalierbare und standortübergreifend steuerbare IT-Basis.
Die folgenden Einschätzungen basieren auf den IT-Reports für die Sozialwirtschaft der Jahre 2024 bis 2026 sowie ergänzenden Markt- und Branchenanalysen.
IT wird zum strategischen Erfolgsfaktor in der Sozialwirtschaft
Rund 80 Prozent der Mitarbeitenden in sozialen Organisationen arbeiten heute regelmäßig mit digitalen Anwendungen. Altenhilfe, Pflege und Hospiz stellen dabei den größten Mitarbeitendenanteil innerhalb der untersuchten Organisationen. IT ist damit fester Bestandteil der täglichen Arbeit – in Verwaltung, Pflege, Beratung, Dokumentation, Kommunikation und Organisation.
Mit der IT-Nutzung steigt auch die Komplexität. Mehr digitale Arbeitsplätze, mehr mobile Endgeräte, mehr Cloud-Dienste und mehr vernetzte Anwendungen bedeuten auch mehr Anforderungen an Betrieb, Sicherheit und Steuerung. Gerade große Träger mit vielen Standorten, Pflegeeinrichtungen, Beratungsstellen und sozialen Diensten müssen sicherstellen, dass IT nicht nur funktioniert, sondern zuverlässig, sicher und standardisiert betrieben wird.
Gleichzeitig entwickelt sich IT zunehmend zu einer strategischen Führungsaufgabe. In 40 Prozent der befragten Organisationen standen IT-Themen in den letzten zehn Sitzungen der Leitungsgremien nahezu durchgängig auf der Tagesordnung. Besonders bemerkenswert: Künstliche Intelligenz wurde in der Umfrage 2026 erstmals als Thema erhoben und landete direkt auf Platz eins der meistdiskutierten IT-Themen – noch vor Datenschutz und IT-Sicherheit.
Künstliche Intelligenz: großes Potenzial, aber kein Selbstläufer
Künstliche Intelligenz entwickelt sich zunehmend vom Zukunftsthema zum Bestandteil vieler Fachanwendungen. Bereits heute bieten 65 Prozent der befragten Softwareanbieter für die Sozialwirtschaft KI-basierte Funktionen an, weitere 25 Prozent planen entsprechende Angebote innerhalb der nächsten zwölf Monate. Besonders häufig genannt werden Berichtserstellung, Spracherkennung und Sprachsteuerung in der Dokumentation, Controlling und Business Intelligence sowie KI-gestützte Planung von Leistungen, Hilfen und Pflege. Für Träger bedeutet das: KI wird zunehmend Bestandteil der Fachverfahren und Plattformen, die sie ohnehin einsetzen. Damit entwickelt sich KI zu einer Frage von Datenqualität, Datenschutz, Governance und Qualifizierung der Mitarbeitenden.
Mobile IT und TI verändern den Pflegealltag
Gerade im Pflegebereich wird deutlich, welchen Einfluss digitale Technologien auf den Arbeitsalltag haben. Insbesondere die zunehmende Verlagerung von Arbeitsprozessen auf mobile Anwendungen verändert die Pflege nachhaltig. Bereits 2025 zeigte sich ein klarer Trend hin zur Nutzung mobiler Endgeräte im Arbeitsalltag. Betriebliche Smartphones und Tablets gewannen weiter an Bedeutung. Auch der Einsatz von Branchen-Apps – etwa für Dokumentation, Leistungserfassung oder Dienstplanung – nahm deutlich zu.
Für Pflegeeinrichtungen ist das ein wichtiger Entwicklungsschritt. Mobile Lösungen können Dokumentationswege verkürzen, Informationen direkt in der Versorgungssituation verfügbar machen und die Arbeit im ambulanten Dienst oder in der Übergabe unterstützen. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an Endpoint Management, Berechtigungskonzepte, Datenschutz und sichere Kommunikation.
Hinzu kommt die Anbindung an die Telematikinfrastruktur (TI). Während Anwendungen wie KIM und die ePA vor allem die digitale Kommunikation und Zusammenarbeit im Gesundheitswesen unterstützen, wird die TI künftig auch für den elektronischen Leistungsnachweis und den Datenaustausch mit den Pflegekassen genutzt. Dadurch gewinnt sie sowohl für die Versorgung als auch für administrative Prozesse zunehmend an Bedeutung.
IT-Sicherheit bleibt eine der größten Baustellen
Die Sozialwirtschaft verarbeitet hochsensible Bewohner-, Patienten-, Klienten-, Sozial-, Gesundheits- und Personaldaten. IT-Sicherheit wird von den befragten Organisationen übergreifend als die wichtigste IT-Kompetenz bewertet. Gleichzeitig zeigt sich hier die größte Lücke zwischen wahrgenommener Bedeutung und tatsächlich verfügbaren Kompetenzen. Trotz steigender Bedeutung verfügen noch immer nicht alle Organisationen über etablierte Sicherheitsstrukturen. Nur rund zwei Drittel besitzen ein IT-Sicherheitskonzept, undlediglich 35 Prozent führen regelmäßige externe Schwachstellenprüfungen durch.
Das ist gerade für Pflegeeinrichtungen und große Träger kritisch. Denn Ausfälle durch Cyberangriffe, Ransomware oder fehlerhafte Systeme betreffen nicht nur IT-Abteilungen. Sie können Dokumentation, Kommunikation, Abrechnung, Dienstplanung und im schlimmsten Fall versorgungsnahe Prozesse beeinträchtigen.
IT-Sicherheit muss deshalb als strategische Aufgabe verstanden werden – nicht als einmaliges Technikprojekt. Dazu gehören unter anderem:
- Risikoanalysen und Sicherheitskonzepte
- Backup- und Wiederherstellungsstrategien
- Endpoint Management
- Identity & Access Management
- Security Monitoring
- regelmäßige Schwachstellenanalysen
- Sensibilisierung und Schulung der Mitarbeitenden
Interne IT-Teams in Pflege und Sozialwirtschaft brauchen Entlastung
Die Belastung interner IT-Teams bleibt hoch. Ihre personelle Ausstattung bleibt vielerorts knapp. Die IT-Personalquote lag zuletzt bei lediglich 0,6 Prozent der Gesamtmitarbeitendenzahl. DerFachkräftemangel zeigt sich weiterhin deutlich: Nur 47 Prozent der befragten Organisationen in der Sozialwirtschaft bewerten aktuell die personelle Ausstattung ihrer IT als sehr oder eher angemessen, während 27 Prozent sie als eher oder sehr unzureichend einstufen.
Auch jenseits der Sozialwirtschaft bleibt IT-Fachkräftegewinnung eine Herausforderung. Nach Angaben des Digitalverbands Bitkom fehlen in Deutschland weiterhin mehr als 100.000 IT-Fachkräfte. Gerade große Sozialträger konkurrieren damit um dieselben Fachkräfte wie Industrie, Finanzwirtschaft oder öffentliche Verwaltung.
Das bedeutet: Wenige IT-Mitarbeitende müssen immer mehr Systeme betreuen – oft über viele Standorte hinweg. Gerade bei großen Wohlfahrtsträgern mit Pflegeeinrichtungen, Beratungsstellen und mobilen Diensten entsteht dadurch ein erheblicher Betriebsdruck.
Managed Services als Entlastungsmodell
Managed Services können hier eine wichtige Rolle spielen. Sie ermöglichen es, wiederkehrende Betriebsaufgaben auszulagern, interne IT-Teams zu entlasten und gleichzeitig Servicequalität, Verfügbarkeit und Sicherheit zu erhöhen.
Gerade für Pflegeeinrichtungen mit begrenzten IT-Ressourcen kann das entscheidend sein, um digitale Anforderungen zuverlässig umzusetzen.
Digitalisierung braucht Change Management
Technische Lösungen allein führen noch nicht zu erfolgreicher Digitalisierung. Ob neue Anwendungen, mobile Endgeräte, Telematikinfrastruktur oder KI-gestützte Prozesse ihren Nutzen im Alltag entfalten, hängt wesentlich davon ab, wie gut Veränderungen in den Organisationen begleitet werden.
Gerade in Pflegeeinrichtungen und sozialen Organisationen treffen neue digitale Werkzeuge auf etablierte Arbeitsweisen und eine hohe Arbeitsbelastung der Mitarbeitenden. Werden Veränderungen nicht ausreichend erklärt, geschult und begleitet, entstehen Unsicherheiten, Akzeptanzprobleme und zusätzliche Belastungen.
Deshalb sollte Digitalisierung immer auch als Organisations- und Veränderungsprojekt verstanden werden. Erfolgreiche Träger investieren nicht nur in Technologie, sondern ebenso in Kommunikation, Qualifizierung und die aktive Einbindung der Mitarbeitenden.
Wichtige Erfolgsfaktoren sind:
- frühzeitige Einbindung von Fachbereichen und Pflegekräften
- transparente Kommunikation von Nutzen und Zielen
- Schulungs- und Qualifizierungskonzepte
- digitale Multiplikatoren und Key User
- begleitendes Change- und Projektmanagement
- kontinuierliche Erfolgsmessung und Feedbackprozesse
Insbesondere bei der Einführung von KI-Anwendungen, mobilen Arbeitsplätzen oder standortübergreifenden Standardisierungsprojekten wird Change Management zunehmend zu einem entscheidenden Erfolgsfaktor.
Standardisierung wird zum Erfolgsfaktor für große Träger
Viele Wohlfahrtsträger betreiben zahlreiche Einrichtungen und Dienste mit historisch gewachsenen IT-Strukturen, lokalen Sonderlösungen und uneinheitlichen Sicherheitsstandards. Zwar sind in vielen Organisationen Fortschritte bei der Professionalisierung des IT-Betriebs erkennbar, gleichzeitig bestehen weiterhin Defizite bei Leistungskatalogen, Service Levels und einer strategischen IT-Budgetierung.
Trotz steigender Investitionen sind bei Prozessstandardisierung und Prozess-Compliance bislang keine durchgängigen Fortschritte erkennbar. Viele Träger digitalisieren Anwendungen, ohne gleichzeitig Betriebs- und Fachprozesse ausreichend zu harmonisieren. Für große Träger heißt das: IT-Standards, Betriebsprozesse und fachliche Prozessstandardisierung müssen stärker zusammengedacht werden.
Wichtige Handlungsfelder sind:
• zentrale IT-Standards für alle Standorte
• einheitliche Sicherheits- und Berechtigungskonzepte
• zentrale Verwaltung von Endgeräten
• klare Betriebs- und Supportprozesse
• sichere Kommunikations- und Kollaborationslösungen
• strukturierte Cloud- und Modern-Workplace-Strategien
Digitale Souveränität rückt in den Fokus
Standardisierung ist dabei auch eine Frage digitaler Souveränität. Der IT-Report für die Sozialwirtschaft 2026 behandelt das Thema erstmals und zeigt: Digitale Souveränität gewinnt in der Sozialwirtschaft spürbar an Bedeutung. Mehr als die Hälfte der befragten Organisationen stuft das Thema bereits als wichtig oder sehr wichtig ein. Viele Organisationen stehen jedoch noch am Anfang – sie prüfen Strategien, informieren sich oder vergleichen Anbieter.
Für Pflegeeinrichtungen und Wohlfahrtsträger bedeutet das: Cloud-Strategien, Plattformentscheidungen und Managed Services sollten nicht nur nach Kosten und Funktionalität bewertet werden, sondern auch nach Datenhoheit, Exit-Strategien, Interoperabilität und Sicherheitsarchitektur.
Sechs Prioritäten für Pflegeeinrichtungen und Wohlfahrtsträger
Für Pflegeeinrichtungen und Wohlfahrtsträger liegt die zentrale Herausforderung nicht mehr darin, einzelne digitale Lösungen einzuführen. Entscheidend ist, Prozesse, IT-Betrieb, Sicherheit und Qualifizierung so zusammenzuführen, dass Digitalisierung im Alltag zuverlässig wirkt und Mitarbeitende tatsächlich entlastet.
Fazit für Pflege und Sozialwirtschaft: Mehr IT-Budget reicht nicht aus
Digitale Anwendungen gewinnen in Pflege und Sozialwirtschaft weiter an Bedeutung. Damit steigen die Anforderungen an IT-Sicherheit, Betrieb, Standardisierung, digitale Souveränität und die Entlastung interner IT-Teams.
DieSozialwirtschaft investiert mehr denn je in IT. Der eigentliche Fortschritt entsteht jedoch nicht allein durch höhere Budgets oder neue Anwendungen, sondern durch sichere Betriebsmodelle, standardisierte Prozesse, qualifizierte Mitarbeitende und klare Verantwortlichkeiten.
Im Mittelpunkt steht damit weniger die Frage, ob weiter digitalisiert wird, sondern wie Digitalisierung im Alltag tragfähig umgesetzt werden kann – mit verlässlicher IT, klaren Standards und Lösungen, die Mitarbeitende entlasten und Organisationen langfristig handlungsfähig halten.
Für viele Träger wird entscheidend sein, IT-Betrieb, Sicherheit, Cloud-Strategie, TI-Anbindung und Change Management nicht getrennt zu betrachten, sondern in ein tragfähiges Betriebsmodell zu überführen. Externe Partner können dabei helfen, interne IT-Teams zu entlasten und zugleich Standards, Sicherheit und Skalierbarkeit systematisch aufzubauen.
Quellen:
Katholische Universität Eichstätt-Ingolstadt; Kreidenweis, Helmut / Wolff, Dietmar: IT-Report für die Sozialwirtschaft 2026. Eichstätt, 2026.
Katholische Universität Eichstätt-Ingolstadt; Kreidenweis, Helmut / Wolff, Dietmar: IT-Report für die Sozialwirtschaft 2025. Eichstätt, 2025.
Katholische Universität Eichstätt-Ingolstadt; Kreidenweis, Helmut / Wolff, Dietmar: IT-Report für die Sozialwirtschaft 2024. Eichstätt, 2024.
Bitkom Research: Fachkräftemangel 2025. Berlin, 2025.
gematik GmbH: TI in der Pflege – gut informiert, besser versorgt. Berlin, o. J.
Lahmann, Nils / Hocquel-Hans, Martin / Strube-Lahmann, Sandra: Digitalisierung in der Pflege. In: Pflege-Report 2024. Springer Nature, 2024.
Bundesverband privater Anbieter sozialer Dienste e. V. (bpa): Positionspapier zur Digitalisierung in der Pflege. Berlin, o. J.
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