Warum hybrides Arbeiten Tools wie Microsoft Places erfordert
Hybrides Arbeiten stellt Unternehmen vor neue Herausforderungen: Mitarbeitende arbeiten flexibel zwischen Homeoffice und Büro, während Flächen effizient genutzt und Zusammenarbeit gezielt gefördert werden sollen. Genau hier setzt Microsoft Places an. Die Anwendung in Microsoft 365 unterstützt Unternehmen dabei, Anwesenheiten, Arbeitsplätze und Besprechungsräume intelligent zu koordinieren
Was ist Microsoft Places und wie unterstützt es den Modern Workplace?
Ohne große Ankündigung wurde die aktuelle Version von Microsoft Places Mitte 2024 veröffentlicht mit dem Ziel, das flexible Arbeiten in der heutigen Arbeitswelt besser zu koordinieren. Im Vordergrund stand dabei, die direkte Vernetzung zu fördern, sichtbar zu machen, wer an welchem Tag im Büro ist, und Abläufe besser zu planen.
Hat der Mitarbeitende zeitgleich eine Copilot Premium Lizenz aktiv, kann er auch in Places davon profitieren. So kann ohne großen Aufwand per Prompt ermittelt werden, wann die besten Tage sind, um im Büro zu arbeiten oder ein Team-Meeting vor Ort abzuhalten. Im Gegenzug kann aufgrund der Auslastung ein direktes Feedback erfolgen, wann es vielleicht besser ist, im Homeoffice oder in einem anderen Standort zu arbeiten.
Der Zugriff auf Places erfolgt über die integrierte Places-App per Teams oder Outlook und kann alternativ auch direkt im Browser erfolgen. Ein gezielter Rollout für einzelne Benutzer und Gruppen ist ebenfalls möglich.
Anfängliche Hürden bei Microsoft Places: Lizenzierung und Desk Booking
Die Showstopper zu Beginn waren allerdings neben einigen fehlenden Features die erforderliche Lizenzierung. Für jeden aktiven Benutzer war eine zusätzliche Teams-Premium-Lizenz erforderlich. Zusätzlich waren noch keine einzelnen Arbeitsplätze buchbar; stattdessen bestand der Workaround darin, mit sogenannten „Workspaces“ zu arbeiten und die Anzahl der buchbaren Arbeitsplätze auf eins zu beschränken.
Microsoft Places: Neue Funktionen und Weiterentwicklungen im Überblick
Durch die Einführung der Arbeitsplätze (Desks) als Asset und die Anzeige der Belegung können Mitarbeitende seit Herbst 2025 endlich direkt in der Karte sehen, welche Arbeitsplätze belegt sind und wo die Kollegen sitzen. Ein geplantes, gemeinsames Arbeiten in direkter Nähe ist so bereits im Voraus planbar.
Aus administrativer Sicht gibt es ebenfalls Grund zur Freude, denn nach langer Ankündigung wurde das Places Admin Center veröffentlicht.
Die Administration muss damit nicht mehr ausschließlich über PowerShell erfolgen, sondern einzelne Assets können nun direkt über die Oberfläche konfiguriert werden.
Durch die Einführung verschiedener Buchungsmodi können Arbeitsplätze nun neben der klassischen Reservierung zusätzlich festen Personen zugeordnet oder frei verfügbar konfiguriert werden. Ein Wartungsmodus ist ebenfalls möglich.
Die Places-Objekte nutzen hierbei gezielt einige Funktionen, die bereits aus der Raumbuchung in Exchange bekannt sind, beispielsweise, wie weit ein Arbeitsplatz im Voraus reserviert werden kann.
Durch die Einführung eigener administrativer Rollen lässt sich nun auch ein rollenbasiertes Zugriffsmodell umsetzen.
Übersicht der Rollen und deren Funktion:
- Places Administrator zur vollständigen Verwaltung von Places
- Places Gebäudeadministrator zum Verwalten der Gebäude und Assets
- Places Desk Administrator zur Verwaltung der Arbeitsplätze
Mit dem Places Explorer verfügbare Ressourcen effizient finden
Über den Places Explorer sehen die Mitarbeitenden nicht nur, welche Arbeitsplätze und Besprechungsräume im aktuell gewählten Gebäude verfügbar sind, sondern finden im Dashboard des jeweiligen Gebäudes ebenfalls zusätzliche Services, wie zum Beispiel den aktuellen Kantinenplan, Ansprechpartner oder eine Übersicht der kommenden Veranstaltungen.
Zusätzlich erhalten die Mitarbeitenden direkten Einblick auf die bevorstehenden Ereignisse, basierend auf den persönlichen Kalendereinträgen.
Mit Places Analytics Auslastung und Belegungsdaten analysieren
Places Analytics bietet eine aktuelle Übersicht über die Auslastung der Gebäude, Besprechungsräume und Arbeitsplätze. Mithilfe der Statistiken lässt sich das Raummanagement gezielt optimieren und die Mitarbeitererfahrung verbessern.
Auto Check-in und Auto Release: Arbeitsplätze effizienter nutzen
Auto Check-in und Auto Release sind optionale Funktionen, die sich in Places und deren Nutzung perfekt integrieren lassen und einen deutlichen Mehrwert in der alltäglichen Nutzung bieten. Mittels der Auto-Check-in-Funktion werden die besetzten Arbeitsplätze oder Besprechungsräume in Places als belegt angezeigt, sobald ein Mitarbeitender seinen Laptop anschließt. Das Signal hierbei kommt zum Beispiel durch den angeschlossenen Bildschirm, der mit dem Arbeitsplatz fest verknüpft wurde. Ein Arbeitsplatz lässt sich so ebenfalls für den laufenden Tag reservieren, ohne diesen aktiv über Places buchen zu müssen.
Die Auto-Release-Funktion kann einen Arbeitsplatz, Schreibtischpool oder Raum wieder freigeben, falls keine Belegung durch den Mitarbeitenden erfolgt. Im Anschluss steht diese Ressource wieder zur Verfügung.
Neues Lizenzmodell seit April 2026: Was änderte sich damit bei Microsoft Places?
Spätestens mit der Anpassung seines Lizenzierungsmodells im April 2026 hat Microsoft Places den nächsten Meilenstein vollzogen, um sich als Modern-Workplace-Tool innerhalb des M365-Kosmos einen festen Platz zu sichern. Die Lizenzierung erfolgt nicht mehr pro Mitarbeitenden, sondern pro Arbeitsplatz. Microsoft hat dafür eine neue Lizenz mit dem Namen „Microsoft Shared Space“ eingeführt. Pro Lizenz können vier Arbeitsplätze lizenziert werden. Mitarbeitende benötigen lediglich Zugriff auf einen Outlook-Kalender und Microsoft Teams, was bereits durch sämtliche M365-Business- / -Enterprise- oder Office-M365-Pakete gewährleistet wird.
Fazit: Welche Vorteile Microsoft Places Unternehmen aktuell und künftig bietet
Microsoft Places lohnt sich für Unternehmen, die hybride Arbeit effizient organisieren möchten. Es schafft Transparenz darüber, wer wann im Büro ist, verbessert die Auslastung von Arbeitsplätzen und Besprechungsräumen. Es fördert den direkten Austausch in Präsenz ohne starre Vorgaben zu machen.
Durch die tiefe Integration in die bestehende M365-Landschaft hat Places eine bessere Benutzerakzeptanz und in den Organisationen entsteht keine weitere Insellösung.
Auch für die Zukunft hat Microsoft bereits weitere Feature-Updates angekündigt:
- Reservierungen der Besprechungsräume über Places Gebäudekarten direkt aus dem Outlook-Kalender heraus.
- Zusätzliche Filtermöglichkeiten bei der Auswahl des passenden Besprechungsraums anhand der Ausstattung.
- Automatisches Update des Standorts anhand des WLAN-Signals
- Erweiterte Profilkarten für die Places-Objekte
- Verbesserte Copilot Chat-Integration
Alle Ankündigungen sind auf der Public Roadmap über folgendem Link zu finden: Microsoft 365 Roadmap | Microsoft 365
Transparenzhinweis: Dieser Beitrag wurde von einem Fachexperten erstellt. KI‑Tools wurden ausschließlich zur Rechercheunterstützung und sprachlichen Optimierung verwendet.