Wo Scrum und ITIL sich treffen in 4 Teilen – Teil 3: Direct, Plan and Improve

Die ersten beiden Artikel der Reihe “Wo Scrum und ITIL sich treffen” behandelten die Module “Drive Stakeholder Value” und “Create, Deliver and Support”. In diesen Teilen wurden sowohl wesentliche Kernaktivitäten und Events im ITIL- und Scrum-Kontext heraus– und, wenn möglich, in einem gemeinsamen Rahmen zusammengestellt. Zusätzlich behandelten diese Beiträge auch bereits den Konsens über die essenzielle Bedeutung, Mehrwert für den Kunden zu liefern.

Mit dem dritten Teil wird nun das Modul “Direct, Plan and Improve” näher beleuchtet. Der spezielle Fokus dieser ITIL-Komponente wird hier schon anhand des Titels deutlich:  Die größten Ziele dieses ITIL-Elements liegen in der Anleitung während der Entwicklung, der Konzeption und auch der stetigen Verbesserung. Darüber hinaus wird hier die Rolle und Wichtigkeit von guter Kommunikation in Scrum und ITIL betrachtet.

Direct

Das Wort “Direct”, welches aus dem Modultitel entnommen wurde, beschreibt in ITIL sowohl eine Form von Führungsverantwortung im Sinn eines dezidierten Entscheidungsträgers als auch eine anleitende Funktion  . Aus dem ersten Punkt heraus ergibt sich ein gewisser Wiederspruch mit den Scrum-Prinzipien, die im Kontext eines Scrum-Teams alle Mitglieder auf die gleiche Hierarchie-Ebene stellen und so für eine “Abwesenheit” von Hierarchie sorgen. Entscheidungen werden demnach innerhalb des Scrum-Teams per Mehrheitsbeschluss gefasst. In Anlehnung an “Anleiten” und “Führen” gibt es Punkte unter diesen Begriffen, die ebenso eine wichtige Funktion in Scrum einnehmen.

So finden sich die Aufgaben des Scrum Master in seiner anleitenden Rolle bzw. Mentorfunktion zu einem gewissen Anteil in dem von ITIL aufgeführten Punkt “Direct”  wieder. Eine weitere Gemeinsamkeit findet sich in der Rolle des Product Owners. Schließlich liegt es in seiner Verantwortung, dass allen Mitgliedern bewusst ist, wo das gemeinsame „Product Goal“ liegt. Der Product Owner definiert das Goal selbständig, jedoch handelt er dabei nicht willkürlich, sondern in den gesetzten Grenzen während der Planung vor der eigentlichen Entwicklung.

Plan

Die Definition des Product Goals und die Ressourcenbeschaffung – wobei hierrunter sowohl finanzielle, personelle als auch technologische Mittel fallen – sind Aspekte, die während der Planung beachtet werden müssen. Ebenso muss in dieser Phase eine Entscheidung über die Art der Arbeitsweise getroffen werden. Unter diesem Gesichtspunkt wird das Entwicklungsmodell wie z.B. der klassische Wasserfall, ein agiler Ansatz oder auch ein Hybridmodell, diskutiert. Wie es dem Scrum Guide[i] schon zu entnehmen ist, sagt dieser nichts über die Konzeption direkt aus. Mit diesem Framework als Vorlage kann allerdings in der Planungsphase schon abgeleitet werden, welche Notwendigkeiten es gibt bzw. welche Basisvoraussetzungen erfüllt sein müssen. Zu benennen sind hier beispielsweise die Besetzung der Rollen, die Findung eines Teams und die zuständigen Stakeholder. Es lässt sich hier schon sagen, dass die Planung zum ITIL-Rahmenwerk gehört, aber im Scrum-Framework als gegeben vorausgesetzt wird. Der Aspekt der Planung ist jedoch für die erfolgreiche Anwendung des Scrum-Frameworks eine wesentliche Vorrausetzung, weshalb die beiden Rahmenwerke auf synergetische Weise als Ergänzung zu betrachten sind.

Improve

Die Sonderrolle und wesentliche Schnittmenge der beiden Frameworks lässt sich, wie bereits im vorangegangenen Artikel angeführt, im Thema Verbesserung finden. Im Scrum-Kontext ist diese bereits in jeder Iteration zu finden, da eine Weiterentwicklung des Produktes in jedem neuen Zyklus erfolgt.

In ITIL wird dieser Vorgang unter den Begriff “Continous Improvement” gefasst. Je nachdem, wo man hier die Grenze setzt, beschreibt die Bezeichnung das gleiche oder nur etwas ähnliches wie im Scrum-Kontext. Dies resultiert aus dem weitreichenden Feld, welches ITIL behandelt.

Heranzuziehen sind aus einem Blickwinkel zum Beispiel unternehmens-soziale Themen, beispielsweise die Firmenkultur oder Unternehmensführung. Hier könnten zwar auch Scrum-ähnliche Vorgehensweisen angewendet werden, allerdings muss festgehalten werden, dass Scrum  in vollständiger Umsetzung nicht dafür geeignet ist.

Kommunikation als Wegbereiter

Aus gewisser Perspektive lässt sich sagen, dass alles mit Kommunikation beginnt und auf dieser Basis eine gute und erfolgreiche Zusammenarbeit aufgebaut wird. Wie gute Kommunikation aussehen soll, lässt sich unter anderem auch aus den „Scrum Values“ ableiten.

Abbildung 1: Freie Darstellung der Scrum Values

Diese Werte zusammengefasst zeigen auf allgemeine Weise die Punkte, welche für eine effektive Zusammenarbeit auf kommunikativer Ebene wichtig und förderlich sind. ITIL geht hier allerdings deutlich weiter und befasst sich nicht nur mit der Kommunikation im Zuge der Produktentwicklung, sondern definiert in seinem Kontext fünf Prinzipien:

• „Kommunikation ist ein Zweiseitiger-Prozess“
• „Wir alle kommunizieren jederzeit“
• „Der passende Zeitpunkt und die Häufigkeit sind wesentlich“
• „Es gib nicht eine Methode der Kommunikation, die für jede Situation immer anwendbar ist“
• „Die Nachricht wirkt durch das Medium“.

Die entsprechenden Übersetzungen sind hier frei gewählt. Auf den ersten Blick unterscheiden sich die Bedingungen von Scrum-Werten, aber bei genauerer Betrachtung finden sich die Values auch in den Prinzipen wieder.

Als Beispiel anzuführen wäre hier „Die Nachricht wirkt durch das Medium“, denn gerade hier lassen sich alle Scrum Values wiederfinden. In einem hypothetischen Fall, der negativen Auswirkungen auf bestimmte Personen hat, wäre es aus Respekt nicht angebracht eine allgemeingehaltene E-Mail an einen großen Verteiler zu schicken.

Um dies zu erkennen, braucht es zum einen einen gewissen Fokus, zum anderen aber auch Courage, denn gerade Negatives wird nur ungern berichtet. Ebenso spielen Commitment zu diesem theoretischen Thema als auch Offenheit eine wesentliche Rolle. Leicht verallgemeinert lässt sich also sagen, dass eine gute Kommunikation zentral für ein erfolgreiches Arbeiten ist – sowohl im ITIL- als auch im Scrum-Framework.

Ausblick auf den letzten Teil

Im abschließenden Teil der Serie wird das letzte der vier Hauptmodule „High-velocity IT“ behandelt. Ein besonderer Fokus liegt dabei auf den Techniken, die in diesem Kontext eine wesentliche Rolle einnehmen und in ihrer Interaktion mit Scrum bzw. in ihrer Position in einer gemeinsamen Betrachtung.

Quellen: [i]
SCRUM Guide
ITIL4 Framework