Tina Quaas Eine Microsoft 365 (M365)-Einführung steht an: Diese bietet neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit und verändert gewohnte Arbeitsweisen. Ganz klar: Der Faktor Mensch ist hierbei nicht zu unterschätzen. Was kann man aber konkret machen, um Menschen in diesem Veränderungsprozess zu begleiten? Welche unterstützenden Maßnahmen gibt es, um Ängste zu nehmen, Überforderung zu minimieren und die Befähigung voranzutreiben, mit den neuen Tools umzugehen? Und was macht man am besten in welcher Reihenfolge?
Im Folgenden wird grob zusammengefasst, mit welcher Vorgehensweise bisher sehr gute Erfahrungen gemacht wurden:
Schritt 1: Zuhören & Verstehen
Ein Microsoft-365-Projekt kann von verschiedenen Abteilungen heraus angetrieben werden. In einigen Fällen treten die Fachbereiche an die IT-Abteilung heran. In anderen Fällen möchte die Geschäftsführung einen digitalen Arbeitsplatz mit Microsoft 365 bereitstellen und in wieder anderen Situationen ist direkt die IT-Abteilung der Treiber des Projektes.Woher auch immer die Anforderung kommt: Oftmals stehen unterschiedliche Motivationen und Beweggründe dahinter. Die Stakeholder verfolgen in der Regel abweichende Ziele. Die Kunst besteht oft darin, diese Ziele erstmal zu kennen und sie in eine gemeinsame Vision zu vereinen. Gemeinsame Termine mit den identifizierten Stakeholdern helfen, ein gemeinsames Verständnis und das große Projektziel zu definieren.
Schritt 2: Etablierung eines internen Change-Teams
Als nächstes gilt es, motivierte und engagierte Personen zu finden, die das Projekt im Workstream Adoption und Change Management unterstützen möchten. Mit diesem Team werden passende Change-Management-Maßnahmen ausgewählt und die Menschen stetig begleitet. Schließlich ist ein großer Bestandteil im Change Management die Kommunikation in das Unternehmen.
Schritt 3: Projektankündigung
Um Unruhe und Flüsterpost zu vermeiden bzw. zu mindern, empfiehlt sich eine offizielle Kommunikation an alle Mitarbeitenden des Unternehmens. Dort stellt das Projektteam das Projekt, das Ziel dahinter und die nächsten Schritte vor. Um auch wirklich so viele Personen wie möglich zu erreichen, empfiehlt es sich, verschiedene Kanäle und Medien hierfür zu nutzen. Eine ausgearbeitete Kampagne mit Projektlogo, Bildsprache und Story runden nicht nur die Projektkommunikation ab, sondern wecken Neugierde und Begeisterung.
Schritt 4: Abholen der Führungskräfte
Führungskräfte und das mittlere Management sollten sich keinesfalls übergangen fühlen. Sie zu informieren und erste Einblicke in die Arbeitsweise mit M365 zu geben, hilft, dass sie ihrer Vorbildfunktion nachkommen können. Haben Führungskräfte den Grundgedanken hinter M365 verstanden, sind sie wichtige Treiber, um den internen Change-Prozess weiter zu fördern und ihren Mitarbeitenden den Raum für die Veränderung der Arbeitsweise zu geben.
Schritt 5: Gewinnung von Multiplikatoren
Jetzt ist es an der Zeit, motivierte Menschen zu finden, die intern das Projekt mit vorantreiben möchten und andere mitziehen. Es wurden gute Erfahrungen damit gemacht , Multiplikatoren nur zu einem Teil direkt anzusprechen und auszuwählen. Der andere Teil sollte die Möglichkeit bekommen, sich selbst als Multiplikator zu „bewerben“. Eine gute und schnelle Möglichkeit kann hier ein interner Aufruf über das Intranet sein. In den Reihen der Multiplikatoren empfiehlt sich ein Mix von verschiedenen Personengruppen. So sollten nicht nur supereifrige und hochmotivierte Mitarbeitende vorzufinden sein, sondern auch ganz bewusst Bedenkenträger. Sie helfen mögliche Herausforderungen früh zu identifizieren und ihnen vorzubeugen. Außerdem gibt es keinen besseren Unterstützer als einen gewonnenen Kritiker.
Schritt 6: Befähigen
Das interne Multiplikatoren-Programm ist das Herzstück der Befähigung. Aber was sind klassische Aufgaben von Multiplikatoren? Sie kommunizieren die Mehrwerte der Veränderungen ins Unternehmen, genießen ein intensives Schulungsprogramm und geben das dort erlernte Wissen an Andere weiter. So lernen diese untereinander auf Augenhöhe. Außerdem dienen sie als Sprachrohr zwischen IT-Abteilung, Projektteam und Mitarbeitenden.
Umso besser die entstandene Community sich selbst helfen kann, desto weniger Support-Tickets kommen bei der IT-Abteilung an. In einigen Fällen waren die Multiplikatoren so gut ausgebildet, dass sie selbst intern Schulungen für das komplette Unternehmen angeboten haben. In anderen Fällen wurde bewusst ein externer Schulungsanbieter mit ins Boot geholt. Nicht zu vernachlässigen sind auch hier die unterschiedlichen Lerntypen. Nicht jeder mag Schulungen. Einige lernen lieber durch Tutorials oder kurze schriftliche Newsbeiträge. Empfehlenswert ist daher eine Lernumgebung, in der für jeden etwas dabei ist und alle Lerntypen angesprochen werden.
Schritt 7: Kommunizieren
Die Kommunikation endet nicht mit der offiziellen Projektvorstellung. Mitarbeitende möchten regelmäßig auf dem Laufenden gehalten werden, wie das Projekt vorangeht, welche Meilensteine schon erreicht wurden und was die Multiplikatoren im Moment erarbeiten. Transparente Kommunikation auch über mögliche Herausforderungen fördern Vertrauen. Es ist auch natürlich, dass gewisse Bedenken in der Belegschaft aufkommen. Mit offener und ehrlicher Kommunikation können Fragen oder vielleicht sogar Missverständnisse schnell aus dem Weg geräumt werden.
Schritt 8: Evaluation & Qualitätsmanagement
Fragen Sie Ihre Mitarbeitenden in regelmäßigen Abständen, wie gut sie sich informiert und abgeholt fühlen? Gibt es vielleicht etwas, das sie benötigen? Was kann im Projekt besser gemacht werden? Solche Informationen sind unglaublich wertvoll. Kommunizieren Sie die Ergebnisse und unternehmen Sie konkrete Schritte, um auf Verbesserungsvorschläge einzugehen.
Ist jedes Microsoft 365-Projekt gleich?
Ist das Einführen von Microsoft 365 einfach eine Tool-Einführung? Die vorher beschriebenen Schritte zeigen ganz klar: Nein. Microsoft 365 verändert Arbeitsweisen. Das geht nicht von heute auf morgen und es ist vor allem nicht vorhersehbar, welche Themen und Emotionen dabei hochkommen. Ein solches Projekt erfordert daher intensives, individuelles Involvieren der Mitarbeitenden sowie Ausdauer und Geduld aller Projektbeteiligten. Am Anfang wirkt ein Einführungsprojekt wie ein großer Berg, den es zu erklimmen gilt. Wo starten wir unsere Reise, welche Abzweigungen nehmen wir?
Hier geben die eben beschriebenen 8 Schritte Orientierung, Unterstützung und mögliche Handlungsempfehlungen. Trotzdem läuft kein M365-Projekt gleich ab. Es bleibt also spannend!