Testmanagement im SAP ERP Enhancement Package-Upgrade – effizient, transparent und zentral gesteuert. Klingt selbstverständlich? Für viele Projekte ist das Gegenteil der Fall: Excel-Tabellen, manuelle Statusmeldungen und fehlende Übersicht dominieren den Alltag. Wir haben SAP Cloud Application Lifecycle Management (ALM) als Testmanagement-Tool eingeführt und zeigen in diesem Blog-Beitrag, wie wir in nur sechs Wochen von einer fragmentierten Excel-Welt zu einer modernen Cloud-Lösung gewechselt sind – inklusive konkreter Mehrwerte und Best Practices.
Doch wie sah die Ausgangslage konkret aus – und welche Schritte waren notwendig, um den Wechsel zu schaffen? Im Folgenden werfen wir einen Blick auf den Projektkontext und die wichtigsten Rahmenbedingungen.
Projektkontext: Ausgangssituation vor SAP Cloud ALM Einführung
Die Ausgangssituation war durch dezentrale Excel-basierte Testfallverwaltung und fehlende zentrale Statusübersicht gekennzeichnet. Ziel war es mehr Transparenz und Effizienz zu schaffen.
SAP Cloud ALM war bereits als SaaS-Lösung lizenziert und stand mit seiner modernen Fiori-Benutzeroberfläche zur Verfügung. Der Implementation-Bereich wurde jedoch nicht genutzt, sodass die Testmanagement-Funktionalität der Plattform bisher ungenutzt blieb.
Projektrahmenbedingungen für SAP Cloud ALM im EHP-Upgrade
- Gesamtdauer: 6 Wochen (4 Wochen Vorbereitung, 2 Wochen Testdurchführung)
- Testumfang: 150 Testfälle in 20 Testplänen
- Organisation: 8 Fachbereiche, 30 Tester, 10 Key-User
- Identifizierte Defekte: 15 während der Testphase
- Besonderheit: Ein Fachbereich (ca. 10% des Testvolumens) verblieb in Excel
Phase 1: Migration von Excel zu SAP Cloud ALM (Woche 1-2)
Analyse der Ausgangslage
Die bestehenden Excel-Listen wiesen heterogene Strukturen auf. Testschritte wurden unterschiedlich detailliert dokumentiert und die Zuordnung zu Fachbereichen war teilweise unklar.
Migrationsvorgehen
- Nutzung von Cloud ALM-Templates für Bulk-Import als Migrationsvehikel
- Strukturdefinition: Hierarchie von Testplänen über Fachbereiche zu Testfällen
- Datenvalidierung durch Key-User zur Qualitätssicherung
- Pragmatische Entscheidung: Beibehaltung eines Teil-Fachbereichs in Excel aufgrund komplexer Testszenarien und Ressourcenlimitierungen
Die technische Migration der 150 Testfälle wurde in fünf Tagen durchgeführt. Der größere Aufwand entfiel auf die inhaltliche Strukturierung und Validierung.
Hybrid-Ansatz: SAP Cloud ALM und Excel für komplexe Testfälle
Für den nicht migrierten Teil-Fachbereich wurde ein Hybrid-Prozess etabliert:
- Testdurchführung erfolgte weiterhin in Excel
- Ergebnisse wurden an den Testmanager berichtet
- manuelle Übertragung von Testfall-Status in „Dummy“-Testfälle und Anlage von Defekten in Cloud ALM
- dadurch vollständige Abbildung in Analysen und Reports
Phase 2: Schulung für SAP Cloud ALM und Tester-Enablement (Woche 2-4)
Schulungsorganisation mit Microsoft Bookings
Die Koordination von 30 Testern und 10 Key Usern aus unterschiedlichen Fachbereichen mit verschiedenen Verfügbarkeiten stellte eine organisatorische Herausforderung dar. Statt klassischer Terminvereinbarungen wurde Microsoft Bookings eingesetzt:
Konfiguration:
- Zeitraum: 3 Wochen
- Key-User Training: täglich 1-Stunden-Sessions (flexible Zeitblöcke)
- Tester-Training: täglich 1-Stunden-Sessions (flexible Zeitblöcke)
- automatische Bestätigungen, Erinnerungen und Teams-Links
Vorteile:
- selbstständige Terminwahl durch Teilnehmer
- Reduzierung von No-Shows durch automatische Erinnerungen
- Planungssicherheit für den Schulungsleiter
- flexible Umbuchungsmöglichkeiten
- kein Vor-Ort-Training notwendig
Schulungsinhalte
Key-User Training (1,5 Stunden):
- Navigation und Testplan-Management in Cloud ALM
- Erstellung und Verwaltung von manuellen Testfällen
- Quality Gates: Konzept und Anwendung
- Defekt-Management und Kommentarfunktion
- Report- und Dashboard-Erstellung
- First-Level-Support-Funktion (Teams-Kanal)
Tester-Training (1 Stunde):
- Testfall-Ausführung und Statusverwaltung
- Defekt-Meldung und Kommentierung
- praktische Übungen mit realen Testfällen
- First-Level-Support-Funktion (Teams-Kanal)
- Fragen und Antworten
Dokumentation und Referenzmaterialien
Im Dokumentenbereich von SAP Cloud ALM wurden folgende Materialien bereitgestellt:
- Step-by-Step-Anleitungen als PDF
- FAQ-Dokument
- Checkliste für Defekt-Meldungen
Zusätzlich wurden kurze GIF-Videos (15-30 Sekunden) für zentrale Prozessschritte erstellt. Die Videos wurden im Teams-Kanal des Projekts (SharePoint) abgelegt und direkt in Cloud ALM als Dokumenten-Referenzen verlinkt. Diese visuellen Kurzanleitungen ergänzten die schriftlichen Step-by-Step-Schulungsdokumente und ermöglichten es den Testern einen schnellen Zugriff auf prozessuale Hilfestellungen. Die zentrale Ablage in SharePoint stellte sicher, dass die Videos auch außerhalb von Cloud ALM zugänglich waren, während die Verlinkung in Cloud ALM einen unmittelbaren Zugriff im Arbeitskontext ermöglichte.
Phase 3: SAP Cloud ALM Quality Gate 1 (Woche 4)
Der erste Meilenstein „Abschluss Testvorbereitung“ wurde anhand definierter Kriterien bewertet:
- Vollständigkeit und Zuordnung aller Testfälle in Cloud ALM
- Schulung aller Tester und Zugriffsberechtigungen
- Bereitstellung der Testdaten
- Zuordnung der Tester
- Freigabe der Testpläne und Testfälle
- Klärung der Verantwortlichkeiten
Die Kommentarfunktion im Quality Gate ermöglichte direkte Klärung von Rückfragen zwischen Projektleitung, Testmanager und Key-User. Die Entscheidung zum Gate-Durchgang wurde über die Checklistenpunkte dokumentiert.
Beispiel Defekt #7 (kritisch):
- Tester meldet Defekt
- Entwickler stellt Rückfrage mit Screenshot-Anforderung (nach 1 Stunde)
- Tester liefert Screenshot (nach 30 Minuten)
- Entwickler identifiziert Customizing-Fehler und kündigt Fix an
- Tester verifiziert Lösung am selben Tag
Steuerung durch tägliche Jour Fixes
Während der aktiven Testphase wurden tägliche Abstimmungen (max. 30 Minuten) durchgeführt:
- Teilnehmer: Key-User und Entwickler, bei Bedarf Tester und Projektleitung
- Inhalte: Teststatus, blockierende Defekte, Ressourcenengpässe
- Basis: Live-Dashboards und Analytics für Testausführung sowie Defekte in SAP Cloud ALM
Defekt Management
Insgesamt wurden 15 Defekte während der Testphasen identifiziert und kategorisiert:
- 5 kritische (blockierend für weitere Tests)
- 7 mittlere Priorität
- 3 niedrige Priorität (kosmetisch)
Transparenz durch Kommunikation
Die Kommentarfunktion in SAP Cloud ALM ermöglichte eine zentrale, chronologische Dokumentation der gesamten Kommunikation zu jedem Defekt. Durch das Abonnieren von E-Mail-Benachrichtigungen konnten relevante Stakeholder automatisch über neue Kommentare informiert werden, ohne die Plattform kontinuierlich überprüfen zu müssen. Dies stellte sicher, dass alle Beteiligten zeitnah über Entwicklungen informiert wurden und schnell reagieren konnten.
Beispiel Defekt #7 (kritisch):
- Tester meldet Defekt
- Entwickler stellt Rückfrage mit Screenshot-Anforderung (nach 1 Stunde)
- Tester liefert Screenshot (nach 30 Minuten)
- Entwickler identifiziert Customizing-Fehler und kündigt Fix an
- Tester verifiziert Lösung am selben Tag
Bearbeitungszeit: 1 Tag statt der üblichen 2-3 Tage bei E-Mail-Kommunikation.
Beispiel Defekt #12 (mittel): Diskussion zwischen Tester, Entwickler, Key-User und Projektleitung zur Klärung, ob ein fehlendes Feld einen Defekt darstellt oder gewollte EHP-Änderung ist. Entscheidung innerhalb von 4 Stunden statt 2 Tagen.
Quality Gate 2: Abschluss QA-Testphase
Kriterien:
- mindestens 100% erfolgreich durchgeführte Testfälle
- alle kritischen Defekte geschlossen oder dokumentiert verschoben
- vollständige Testdokumentation
- Management-Report erstellt
Freigabeprozess über Kommentarfunktion: Die Entscheidungsfindung zum Gate-Durchgang wurde vollständig über die Kommentarfunktion im Quality Gate abgewickelt. Status-Updates, Klärung offener Punkte und die finale Freigabeentscheidung erfolgten transparent und nachvollziehbar für alle Stakeholder. Durch die zentrale Dokumentation im Quality Gate konnte die Entscheidungsfindung deutlich beschleunigt werden.
Mehrwerte von SAP Cloud ALM
Transparenz und Echtzeit-Reporting
Die Projektleitung, Testmanager und Key-User konnten folgende Informationen jederzeit eigenständig abrufen:
- Anzahl durchgeführter Tests
- offene Defekte
- Status-Updates
- fachbereichsspezifische Fortschritte
Diese Selbstbedienung reduzierte den Reporting-Aufwand erheblich und ermöglichte eine Fokussierung auf die Steuerung statt auf die Berichterstattung.
Standardisierung durch öffentliche Ansichten
Ein weiterer Erfolgsfaktor war die Nutzung öffentlicher Ansichten in SAP Cloud ALM. Dadurch wurde sichergestellt, dass alle Projektbeteiligten auf dieselben Informationen zugreifen:
Testfälle:
- einheitliche Ansicht für alle Tester eines Fachbereichs
- standardisierte Filterung nach Status, Priorität und Zuordnung
- konsistente Darstellung der Testschritte und Ergebnisse
Defekte:
- gemeinsame Sicht für Tester, Entwickler und Key-User
- einheitliche Priorisierung und Statusdarstellung
- gleiche Filterkriterien für alle Beteiligten
Analysen und Reports:
- identische Dashboards für Management und operative Ebene
- einheitliche Kennzahlen und Metriken
- Vermeidung unterschiedlicher Interpretationen durch verschiedene Ansichten
Dieser Ansatz eliminierte das aus Excel-basierten Prozessen bekannte Problem unterschiedlicher „Wahrheiten“ durch verschiedene Dateiversionen oder individuelle Filterungen. Alle Stakeholder arbeiteten mit derselben Datenbasis und denselben Ansichten, was Missverständnisse reduzierte und die Abstimmung beschleunigte.
Zentrale Kommunikation
- alle relevanten Informationen zu Defekten an einem Ort
- chronologische Historie aller Aktivitäten
- direkte Beteiligung aller relevanten Stakeholder
- Vermeidung von Informationsverlusten
- keine parallelen E-Mail-Threads
Erkenntnisse und Empfehlungen aus SAP Cloud ALM Einführung
Erfolgreiche Ansätze
- Microsoft Bookings für Schulungsorganisation: Effiziente Koordination bei heterogenen Verfügbarkeiten
- Transparenz durch Cloud ALM: Management-Dashboards und Echtzeit-Daten
- Kommentarfunktion: Zentrale, effiziente Kommunikation
- Definierte Quality Gates: Klare Entscheidungskriterien
- Tägliche Jour Fixes während Testphase: Schnelle Problemlösung
- Pragmatischer Hybrid-Ansatz: Fokus auf funktionale Lösung statt Vollständigkeit
Herausforderungen
- Lernkurve: Initiale Unsicherheit bei Testern, Unterstützung durch Testmanager und Key-User notwendig
- Hybrid-Ansatz: Manuelle Nachpflege zeitintensiv (ca. 30 – 60 Minuten täglich)
- Zeitrahmen: 6 Wochen waren ambitioniert, 8-10 Wochen wären komfortabler
Optimierungspotenziale
- Erweiterung des Zeitrahmens für mehr Flexibilität
- Frühzeitige Kommunikation eines Hybrid-Ansatzes als geplante Variante
- Automatische Benachrichtigung bei Statuswechsel
Zusammenfassung: SAP Cloud ALM im EHP-Upgrade
Die Migration von Excel-basiertem Testmanagement zu SAP Cloud ALM konnte innerhalb von 6 Wochen erfolgreich durchgeführt werden. Der wesentliche Mehrwert liegt in der erhöhten Transparenz, konsolidierter Kommunikation sowie der einheitlichen Pflege aller Testfälle und Testpläne direkt im Tool. Dieser Teil der „Single Source of Truth“ wird später auch als Basis für die Verknüpfung zu den jeweiligen Lösungsprozessen dienen.
Die Kommentarfunktion in Defekt Management und Quality Gates reduzierte Entscheidungszeiten signifikant. Die verschiedenen Dashboards ermöglichen eigenständiges Monitoring durch die Projektleitung und Key-User ohne zusätzlichen Reporting-Aufwand.
Die Kombination aus pragmatischem Vorgehen, strukturierter Schulungsorganisation mittels Microsoft Bookings und dem konsequenten Fokus auf Transparenz bildete die Grundlage für die erfolgreiche Implementierung.
Dieser Bericht basiert auf einem realen Projekteinsatz als Testmanager in einem SAP EHP-Upgrade-Projekt bei einem mittelständischen Kunden.